Bit Literacy – 4

Bit Literacy - la Productivité à l'Âge de l'Information et du trop-plein d'Emails

 

Note : Je teste cette semaine une autre forme de publication : je vais poster cet article en 4 épisodes, publiés tout au long de la semaine. Qu’en pensez-vous ? Préférez-vous cela ou une chronique complète à chaque fois ? Faites le moi savoir dans les commentaires 😉 . La première partie est ici, la deuxième et la troisième ici.

Chronique et résumé du livre “L’Alphabétisation des Bits, la Productivité à l’Âge de l’Information et du trop-plein d’Emails”, partie 4 :

Chapitre 10 : Nommer les Fichiers (Naming Files)

Quelque soit le format du fichier que vous créez, il a besoin d’un nom. Le choix du nom est important, car un bon nom permettra de retrouver le fichier plus facilement plus tard et vous fera économiser du temps car il vous informera de ce qu’il y a dans le fichier sans que vous ayez à l’ouvrir.

Le pratiquant de la Gestion de l’Information devrait donc nommer ces fichiers avec le schéma suivant : initiales-date-sujet.extension

Par exemple, un fichier de Laurent Dubois concernant les plans du projet en Mars s’appelera ld-032008-plansprojet.doc .

Les – devraient être votre caractère de séparation par défaut, car c’est le seul à être universel : un fichier nommé avec des – pour séparer les mots pourra garder son nom sur tout type de système d’exploitation – Windows, MacOS, Linux, etc. – et même sur le web (les espaces sur le web sont transformés en %20, donc un fichier appelé ld 032008 plansprojet.doc sera transformé en ld%20032008%20plansprojet.doc, pas terrible comme lisibilité…).

Bien que ce schéma devrait être appliqué à la grande majorité des fichiers, il y a quelques exceptions notables :

    • Les fichiers les plus utilisés. Si vous avez dans un répertoire des fichiers que vous utilisez régulièrement, mettez un espace au début de leur nom. Cela vous permettra de les voir du premier coup d’oeil à l’ouverture du répertoire car le système d’exploitation, triant les fichiers par ordre alphabétique, les affichera en premier. Si vous utilisez Windows ou Linux, vous pouvez utiliser le _ (touche 8 de votre clavier). De plus il est inutile de mettre une date sur ces fichiers puisqu’ils sont modifiés régulièrement.
    • Les canevas. Ce sont les fichiers qui sont constamment utilisés pour en recréer de nouveaux basés sur la même structure, comme par exemple des devis, des lettres type, etc. Encore une fois, inutile de leur mettre une date.

Chapitre 11 : Stocker les Fichiers (Storing Files)

Des fichiers convenablement nommés ne suffisent pas : il faut les ranger dans des dossiers bien organisés. Organiser ses fichiers efficacement demande un peu de discipline, bien qu’une tout petite quantité en soit nécessaire pour bien faire le travail. C’est ainsi que la Gestion de l’Information suit le rasoir d’Occam : les choses doivent aller aussi loin que nécessaire, mais pas au-delà.

En fait, la plupart des arborescences de fichiers peuvent tenir dans un stockage à deux niveaux, ressemblant à celui utilisé pour le stockage des photos. C’est facile à mettre en place. Vous devez avoir :

    • Le dossier Parent

C’est le dossier qui sera au plus haut de la hiérarchie, celui qui contiendra tous les fichiers qui ne sont pas gérés par d’autres outils comme iTunes ou votre programme de gestion d’emails. Sous Windows, le répertoire Mes Documents (ou Documents sous Vista) est un bon choix, tout comme le répertoire Home sur Mac. Vous pouvez également utiliser un autre dossier Parent pour vos fichiers personnels afin de bien les séparer de vos fichiers professionnels.

    • Le dossier Projet

Le répertoire Parent contiendra autant de dossiers Projet que nécessaire. Chaque dossier Projet devrait avoir le nom d’un client (Entreprise Tartempion) ou d’un projet général (Livre Bit Literacy) et devrait contenir des fichiers en relation avec le projet, et peut contenir des sous-dossiers. Ces sous-dossiers devraient être évités en général, mais peuvent êtres utilisés pour des tâches spécialisées. Par exemple vous pourrez créer un sous-dossier “archives” pour stocker des fichiers tellement anciens qu’ils n’ont plus d’usage immédiat, un sous-dossiers “coupures de presse” pour y placer tout article de presse en relation avec le projet, etc.

    • Le dossier Catégorie
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Au contraire d’un dossier Projet, un dossier Catégorie contient un seul type de fichiers. Cela peut être un dossier dépenses ou factures ou devis ou taxes

Attention également à garder votre bureau rangé : c’est votre premier contact avec l’ordinateur et c’est de lui que vous lancez la majorité des applications, alors ne le confondez pas avec le dossier Home ou Mes documents. Lisez cet article : 4 trucs pour gagner du temps tous les jours avec Windows XP et Windows Vista et en particulier la dernière astuce pour avoir des trucs pour bien ranger votre bureau.

Chapitre 12 : D’Autres Essentiels (Others Essentials)

  • La vitesse de frappe

Il est facile de s’enthousiasmer pour la technologie, les outils, les fonctions, les gadgets, et d’oublier les choses les plus simples et les plus basiques. Comme la vitesse de frappe au clavier. Et pourtant nos occupations aujourd’hui inclut en général de la frappe clavier, beaucoup de frappe clavier, aussi la vitesse de frappe est-elle indissociable de la productivité de beaucoup d’entre nous.

Il est ainsi inacceptable que quelqu’un doivent regarder son clavier parce qu’il ne se rappelle pas où sont les touches, ou n’utilisent que 20% de ses doigts – la fameuse méthode avec les deux index alors que huit autres doigts en parfaite santé sont disponibles. C’est comme si un pilote conduisait toujours sa voiture de sport en première parce qu’il ne s’est jamais ennuyé à apprendre comment passer les vitesses correctement.

Vous devez donc apprendre à taper. Soixante mots par minute est une bonne moyenne, mais avec de la concentration et un peu de pratique, il n’est pas difficile de pouvoir dépasser 100 mots à la minute.

Note : Ce conseil me paraît absolument excellent. Je rajouterai qu’il est absolument nécessaire de suivre une formation de dactylo -avec un vrai professeur ou des logiciels – pour être vraiment efficace car taper avec ses dix doigts ne vient pas tout seul : cela fait maintenant de nombreuses années que je tapes régulièrement à l’ordinateur, et j’avais commencé quelques années avant sur une machine à écrire, et je tape avec quatre doigts (index et majeur). Selon ce test, ma vitesse est d’environ 55 mots par minute une fois la moyenne pondérée avec les fautes de frappe. Je vous encourage à le passer avec une durée d’une minute, le texte d’Eugénie Grandet, de choisir “MPM” comme unité de mesure et de poster vos résultats dans le sondage au bas de l’article pour comparer nos résultats 😉 . Vous pouvez ensuite utiliser des logiciels gratuits comme Keybr (en ligne, anglais) , Sense-lang (en ligne), Dactylo (pour Windows), etc. pour vous améliorer.

  • Le clavier Dvorak

Attention, ceci est pour les utilisateurs qui sont prêt à ne reculer devant aucun sacrifice pour augmenter leur productivité 😉 . En effet, savez-vous que l’agencement des touches en AZERTY sur nos claviers (et QWERTY pour nos amis Anglos-saxons) est héritée des anciennes machines à écrire mécaniques de la fin du XIXème siècle, qui ne nécessitait ni processeur ni disque dur ni même électricité pour fonctionner ? 😉
Hors cet agencement était conçu pour ralentir la frappe, pour une raison simple. Examinons cette image d’une machine à écrire mécanique :

Machine à écrire mécanique

Comme vous le voyez, il y a un ruban noir et rouge près du papier. Le fonctionnement de la machine est simple : quand on tape sur une touche, cela soulève un des caractères en métal qui se trouvent entre le clavier et le papier; celui-ci va aller frapper le ruban et “imprimera” ainsi le caractère sur le papier. Hors, si deux caractères côte à côte sont pressés trop vite les uns à la suite des autres, ils se coincent mutuellement, tout simplement parce que quelque soit le caractère, il frappe toujours au même endroit, au centre du ruban. Ainsi la disposition QWERTY – dont est dérivée notre AZERTY – a été conçue par Remington pour ralentir la frappe afin d’éviter ces blocages. C’est donc une sous-optimisation voulue dont nous avons hélas hérité sur nos ordinateurs en raison du poids des habitudes.

Heureusement, il a depuis été inventé des dispositions claviers beaucoup plus efficaces et conçues pour optimiser la vitesse de la saisie. Le plus connu et le plus utilisé est le Dvorak. Je vous invite à aller sur ce site pour y lire des articles et y télécharger des pilotes. Vous pouvez aussi lire ce témoignage d’un utilisateur du Dvorak ou cet article. Apparemment, on peut gagner environ 40% en vitesse de frappe avec ce clavier, et l’apprentissage du dactylo – avec les dix doigts – se fait deux fois plus rapidement. Si l’un d’entre vous se lance dans l’aventure, qu’il m’en fasse part, j’écrirai peut-être un article sur le sujet à l’avenir 😉 .

  • L’effet de levier

Il est possible d’utiliser un logiciel qui agira comme un levier pour votre productivité informatique : un logiciel qui vous permettra d’enregistrer des abréviations qui seront ensuite automatiquement converties en mots ou en actions. Vous pouvez par exemple assigner “ent” pour le nom de votre entreprise, “add” pour son adresse : dès que vous tapez ces trois lettres, le logiciel prend le relais et le remplace par le mot ou la phrase que vous avez auparavant définie.

Les lecteurs de cet article ont également lu :  L'Efficacité, Objectif Numéro 1 des Cadres

Exemples de tels logiciels :

  • La sauvegarde

Il y a deux types d’utilisateurs dans le monde : ceux qui sauvegardent déjà, et ceux qui le feront un jour, généralement après avoir perdu des semaines ou des mois ou des années de travail.

Note : Je ne peux que confirmer cela : travaillant depuis de nombreuses années dans le domaine de la prestation informatique, je peux vous confirmer que la sauvegarde est un des sujets les plus fréquemment négligés, notamment par les petites entreprises et les particuliers. Cela me sidère toujours de voir que quelqu’un ayant passé parfois 20 heures pour écrire un rapport ou un document ne prenne pas une minute pour le sauvegarder… Sauvegardez souvent, sauvegardez beaucoup, sauvegardez trop même : il vaut mieux trop de sauvegardes que pas assez. Lisez cet article sur Carbonite, une excellente sauvegarde automatique online et peu chère.

Critique du livre “L’Alphabétisation des Bits, la Productivité à l’Âge de l’Information et du trop-plein d’Emails” :

Ce livre se distingue nettement de la masse des livres informatiques qui sortent chaque année. Foin ici de captures d’écran à tout va, de tutoriels détaillés sur tel ou tel aspect d’un logiciel, ou de considérations oiseuses sur des fonctionnalités inutiles, on sent que Mark Hurst a voulu faire un livre intemporel à l’échelle informatique (comprenez : qui puisse encore se lire 3 ans après sa publication) en se concentrant non pas sur l’informatique mais sur la Gestion de l’Information, non pas sur les outils mais sur les méthodes, non pas sur les détails mais sur l’approche globale. Je trouve qu’il s’en sort remarquablement bien et je lui tire mon chapeau.

Ce livre est donc bourré d’excellents conseils, trucs et méthodes pour améliorer la productivité informatique de tout un chacun. Je suis un professionnel de l’informatique depuis plus de 8 ans et mon métier m’amène souvent à analyser les méthodes et outils des petites et moyennes entreprises, et je peux dire que la sous-utilisation des outils et les mauvaises méthodes sont légion dans le monde professionel : il y a vraiment un analphabétisme de l’informatique et de l’information dans une grande partie de la population, c’est d’ailleurs ce constat qui m’a poussé à lancer mon blog Techno Smart à ses débuts, blog que je n’ai hélas pas assez promu. Cet analphabétisme fait des ravages pour la productivité de notre pays et du monde, tant est grande la place qu’ont l’informatique et la Gestion de l’Information dans nos vies; place pourtant encore très faible par rapport à celle qu’elle aura dans quelques années. Les personnes maîtrisant ces deux domaines sont les scribes d’aujourd’hui et ont le même avantage que conféraient la maîtrise de la lecture et de l’écriture à l’époque où plus de 90% des personnes étaient illettrées.

Je souscrit donc entièrement au message général délivré par Mark Hurst, message servi par des idées, des méthodes et des astuces absolument claires et concises la plupart du temps – j’ai même appris quelques trucs moi-même. Mais certains passages ont fait sourciller le professionnel de l’informatique que je suis. Tout d’abord, Mark Hurst est résolument anti-Microsoft et résolument pro-Apple, et bien qu’il s’en défende, de manière si peu objective que l’on tombe presque dans le cliché. Je prétend que nombre des logiciels Microsoft sont tout à fait efficaces, à condition de savoir s’en servir. Je trouve en particulier que Outlook et OneNote sont des logiciels extrêmement pratiques, notamment dans leur version 2007. La plupart des logiciels de la version 2007 sont d’ailleurs des merveilles d’ergonomie et de praticité grâce à la nouvelle interface développée par Microsoft, sans conteste leur meilleure invention depuis des années.

Les lecteurs de cet article ont également lu :  The Path of Least Resistance - Apprendre à Devenir la Force Créative de Votre Propre Vie -1

Ensuite je ne suis absolument pas d’accord avec certains points : j’ai par exemple un système de gestion des emails entièrement différente de Mark Hurst, méthode qu’il récuserait sans doute, des règles de filtrage automatiques, l’utilisation du marquage “lu/non lu” sur les emails, un peu de suppression mais aussi beaucoup d’archivage dans la boîte de réception. En fait, j’applique GTD à mes emails sans le savoir depuis des années, comme je l’explique dans mon article sur la mise en place de GTD. L’auteur semble négliger les progrès qui ont été fait en matière d’indexation des fichiers, progrès qui rend presque caduc la nécessité de se soucier de l’emplacement des emails. Étonnamment également, il n’aborde pas certaines technologies comme la reconnaissance vocale qui me semble pourtant être un excellent réservoir de productivité, peut-être est-ce une idée pour une prochaine édition du livre ?

Globalement, le livre est bon et est même un must-have pour toutes les personnes dont les compétences en Gestion de l’Information sont inférieures à “bon”. Hélas, je crains que peu fassent l’effort de lire ce livre – non traduit en Français qui plus est – car, voyez-vous, pour nombre de personnes il faut se mettre à l’informatique, comme si c’était quelque chose d’insurmontable, d’un peu facultatif et d’un peu imposé par des circonstances que l’on n’aime pas beaucoup. Peut-être que les paysans illettrés du XIXème siècle disaient aussi qu’il fallait qu’ils se mettent à la lecture, je ne sais pas. En tout pour celles et ceux parmi vous qui ont conscience de la nécessité de s’éduquer dans ce domaine et ne sont pas rebutés par la lecture d’un livre en Anglais, allez-y les yeux fermés. Si en plus vous êtes pro-Mac et anti-Microsoft, vous serez aux anges 😉 .

Quant aux professionnels de l’informatique et autres utilisateurs chevronnés, ma foi la lecture de ce livre se justifie quand même, mais il y a fort à parier que vous aurez déjà des méthodes de travail qui ne seront pas facilement remplacées par celles proposées par l’auteur. Mais il y a de bonnes idées à glaner ici ou là.

En tout cas ce livre m’a fait prendre davantage conscience que j’ai moi aussi beaucoup à dire sur le sujet. Suffisamment pour écrire un livre entier, je crois. J’y réfléchis 😉 .

Points forts :

  • Approche globale originale et intelligente
  • Contenu relativement à l’abri du temps (par rapport à la moyenne des livres traitant de l’informatique)
  • De nombreuses idées et méthodes intéressantes, même pour l’utilisateur informatique chevronné
  • Une révolution pour toute personne non chevronnée en informatique

Points faibles :

  • Un parti-pris anti-Microsoft et pro-Apple absolument peu objectif
  • Ne prend pas en compte certaines technologies comme l’indexation de fichiers ou la reconnaissance vocale
  • Des méthodes qui font sourciller le professionnel de l’informatique que je suis : il y a certains points avec lesquels je ne suis absolument pas d’accord avec l’auteur ; j’écrirai un article à ce sujet prochainement
  • Pas traduit en Français

Ma note : imageimageimageimageimageimageimageimageimage (si vous n’êtes pas un utilisateur chevronné de l’informatique)

imageimageimageimageimageimageimageimageimage (si vous êtes un spécialiste aguerri avec vos méthodes)

Rajoutez une demi-étoile si vous avez un Mac et une autre demi-étoile si vous êtes anti-Microsoft.

Avez-vous lu le livre ? Combien le notez-vous ?

Médiocre - Aucun intérêtPassable - Un ou deux passages intéressantsMoyen - Quelques bonnes idéesBon - A changé ma vie sur un aspect bien précis !Très bon - A complètement changé ma vie ! (Pas encore de Note)

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Défi PMBA :

Coût du livre :16,34 €
Coût total du projet :159,99€
Nombre de pages :180
Nombre de pages totales :2146
Temps pour le lire :3H
Temps pour écrire cet article :6H
Temps total du projet :87H

Recherches utilisées pour trouver cet article :

machine a ecrire mécanique, machine à écrire, machine a taper
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6 Commentaires pour :

Bit Literacy – 4

  • giviz

    5 Jan 2009 à 19:42

    Très bon article qui offre une bonne vision d’ensemble du livre.

    Le problème avec la majorité des néophites en informatique, c’est que pour eux, les bits c’est complètement virtuel, ca ne représente rien pour eux et ca ne prend pas de place.

    J’ai souvent entendu dire que l’ordinateur “rame” parce qu’il y a trop de trucs dedans et que du coup il ne s’en sort plus (un peu comme une mûle que l’on charge trop), mais jamais que l’utilisateur ne s’en sort plus parce qu’il a trop de fichiers : quand c’est le cas il n’en a même pas conscience !

    La nouvelle génération n’est pas plus à l’aise avec ce concept que l’ancienne (j’ai 25 ans, je la cotoie donc encore), elle est plus à l’aise pour utiliser les fonctions basique que l’on demande à un ordinateur (mail, web, traitement de texte, etc), mais elle ne comprend pas pour autant comment ca peut fonctionner et comment sont organisés les fichiers, elle voit plus l’ordinateur comme une boite noire.

    La prochaine devrait s’en sortir encore mieux 🙂

    Répondre



    • Florent F.

      26 Avr 2009 à 10:29

      Bravo Olivier pour ce résumé…!
      Franchement je n’aurai pas le courage de faire aussi long pour un livre qui à mon sens n’apporte aucune plus value.
      Ce livre est consternant…
      Et même pour les néophytes il n’apprend rien car c’est la pratique qui modifie nos comportements et font en sorte d’optimiser nos façons de faire…
      Pour le GTD de David Allen, même si je n’y ai pas trouvé mon compte : j’admets qu’il peut apporter quelques bonnes méthodes aux plus désorganisés… Mais là vraiment pour moi ce livre n’a rien à faire dans le PMBA !!! 🙁

      Répondre



      • Olivier Roland (Auteur)

        27 Avr 2009 à 23:02

        Hello Florent,

        Je ne serai pas aussi catégorique que toi : en tant que professionnel de l’informatique je maîtrise très bien cet outil et suis en contact quotidiennement avec des personnes pour qui ce n’est pas le cas. Et très clairement pour la plupart d’entre eux la lecture de ce livre – ou de mon résumé 😉 – leur serait bénéfique.

        Répondre


        • Florent F.

          28 Avr 2009 à 08:17

          Salut Olivier,

          Parmi mes différentes fonctions j’ai toujours eu a faire de “l’assistance utilisateurs”… Donc je sais combien, ce qui est expliqué dans ce livre, est méconnu de la plupart des gens.
          Plus que le livre, c’est son apparition dans le PMBA que je critique… Si ce livre a sa place dans le PMBA sous prétexte qu’il faille être accessible au plus nombreux… Alors mettons-y la collection complète “… pour les nuls” ! 🙁

          Au plaisir. 😉

          Répondre



          • vutqy

            16 Sep 2011 à 10:18

            Merci pour la chronique, mais impossible de voter au sondage (sous Chrome), je suis à 68 (+ deux erreurs)

            Florent le PMBA n’a pas été fait pour les élites, mais justement pour se faire une éducation en partant de rien.

            Répondre



            • Hélène

              11 Fév 2017 à 13:38

              Défi relevé : pour la vitesse de frappe, j’utilise tous mes doigts, sans regarder le clavier, et ce depuis des années suite à un entraînement, je suis juste “fluent” (53 mots/minutes, sans erreur).

              En tout cas, un grand merci pour ce résumé!
              Lire tes chroniques de livres m’est très utile car :
              (1) ça permet de cibler les lectures dont j’aurais le plus besoin pour continuer d’apprendre,
              (2) ça fait une piqûre de rappel pour les notions connues,
              (3) ça sert de “fiches pratiques” à transmettre aux collègues moins formés, parents/grands-parents débutant en informatique, etc.

              Au plaisir 🙂

              Répondre









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