Etude de cas audio : Comment Véronique, cadre sup dans la Santé, a mis en place GTD

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Véronique Guiberteau est une femme dynamique et très active, ancienne médecin, qui a à présent des responsabilités importantes dans une entreprise qui s’occupe d’établissements de santé. Elle a posté fin décembre 2009 un commentaire dans ma chronique de GTD disant qu’elle applique GTD depuis 1 an, et donnant des conseils pour l’implémenter. Sachant à quel point GTD est difficile à mettre en place, j’ai sauté sur l’occasion et lui ait proposé de l’interviewer pour qu’elle nous explique en détails comment elle a fait, et pour qu’elle nous donne ses précieux conseils de vétérante 😉 (si vous aussi pensez avoir appliqué correctement les principes d’un livre déjà chroniqué ici, n’hésitez pas à me contacter pour réclamer votre interview).

La qualité du son est médiocre, sorry. Les deux premières minutes sont particulièrement atroces, ensuite cela va mieux mais il y a beaucoup de grésillements (si vous savez comment faire sauter cela avec Audacity, je suis preneur ! ). C’est pourquoi je vous propose aussi la transcription écrite de cette interview (les […] indiquent que le ou les mots étaient inaudibles).

En bas de page se trouvent les ressources, comprenant des liens vers tous les outils que Véronique utilise.

Bonne écoute, ou bonne lecture !

Vous pouvez écouter ce podcast en live en cliquant sur le bouton Play en haut, téléchargez le MP3 en cliquant sur Download, ou le récupérer dans iTunes directement.

Interview

Olivier : Bonjour, c’est Olivier du blog « des livres pour changer de vie ».

Pour ce podcast, on a pour la première fois une étude de cas. Je suis tombé il y a quelque temps sur le commentaire de Véronique tout en bas de la chronique de GTD qui disait en gros : « J’ai réussi à mettre en place GTD »… et elle donnait beaucoup de conseils et expliquait comment elle avait fait.

Donc ça m’a intéressé. J’ai contacté Véronique pour savoir si elle serait prête pour faire une interview, pour expliquer comment elle a mis en place GTD et quels conseils elle pourrait nous donner.

Donc bonjour Véronique !

Véronique :  Bonjour Olivier !

Olivier : Alors déjà, est-ce que tu peux te présenter rapidement pour nos auditeurs ?

Véronique : Je suis Véronique Guiberteau. J’utilise la GTD depuis maintenant un peu plus d’an an. Je suis cadre dans une entreprise qui s’occupe d’établissements de santé. J’ai été confrontée à de multiples tâches puisque je suis itinérante.

Olivier : D’accord. Itinérante, c’est-à-dire ? Est-ce que tu peux nous expliquer un petit peu ?

Véronique : Je travaille pour ce qu’on pourrait appeler, mais qui n’est pas dans les termes juridiques, une filiale, en tout cas une direction régionale. Ce qui fait que dans le contexte de notre activité, j’ai en charge 7 établissements pour ce qui est de la facturation et de la génération du chiffre d’affaire, ainsi qu’une partie de l’analyse de données.

Olivier : D’accord, on peut dire que c’est un travail qui est quand même assez prenant, j’imagine…

Véronique : C’est un travail qui est relativement prenant avec surtout des tâches relativement différentes. Puisque d’une part j’ai des tâches qui ressortent de la direction régionale et du Co-régional , qui mettent des tâches spécifiques. Je vais avoir des tâches qui sont des tâches de management et d’encadrement d’équipes dans les établissements, en sus d’une petite équipe régionale. Et en suite des tâches qui sont des tâches d’analyse de données, qui peuvent aller de choses relativement simples, je dirais : mise en place de tableaux de bord, de suivi, de pilotage, à des analyses un peu plus importantes. Ce qui fait une relative diversité des tâches parce qu’il y a à la fois du management assez classique avec de la gestion de projet et d’autre part des choses qui sont beaucoup du travail de l’ordre personnel.

Je ne sais pas si c’est relativement explicite. C’est quand même une grande diversité de tâches qui ont des timings différents. Il y a des tâches qui sont de l’ordre de la réflexion, sur des timings relativement longs. C’est-à-dire proposer de nouveaux indicateurs aux directeurs des établissements de façon à faire évoluer certaines idées ou certaines stratégies. Mais aussi d’autre part, tout simplement encadrer des équipes avec ce que cela comporte. C’est-à-dire mon ordinateur portable ne marche plus, donc j’appelle l’informatique ou j’écris à l’informatique, plus exactement. Je dirais des tâches qui ont des urgences différentes, qui ont des gestions différentes. J’y ajouterai un autre facteur. Je travaille à Paris, je vis à Marseille. J’ai environ plus de 50% de mon temps qui est lié à du management, d’encadrement d’équipe, et j’ai environ 40% de mon temps que je consacre à des travaux que je pourrais faire à l’autre bout du mondes à condition d’avoir un accès internet, un accès au serveur… je dirais des conditions de travail. Que je peux faire n’importe où.

Olivier : D’accord. Donc ces 50% de travail que tu pourrais faire à distance, tu les fais à Paris ou à Marseille actuellement ?

Véronique : A Marseille

Olivier : A Marseille, d’accord.

Véronique : De préférence à Marseille ! J’ai un accord avec mon employeur […] tout se passe bien, avec un emploi du temps extrêmement souple, qui dépend aussi… nous on est une interface dans une région, une direction régionale, nous sommes une interface entre le siège et les établissements, ce qui fait qu’on est sollicité du bas, du haut… ce n’est ni le bas ni le haut, on est aussi sollicité par le siège. […]

Olivier : En fait dans ton métier, tu fais vraiment des tâches très variées. A la fois, tu dois gérer les interruptions, des tâches à court termes, moyen terme, long terme… tu dois gérer des réflexions, etc. tu as vraiment un boulot qui a un panel très large d’activité. Ça va être très intéressant de découvrir comment tu as utilisé GTD pour ça. Mais déjà, est-ce que tu peux nous dire quand est-ce que tu as découvert GTD ?

Véronique : J’ai découvert GTD parce que j’ai un ami avec qui d’ailleurs j’ai déjà travaillé, qui m’a offert, enfin offert… je travaillais avec lui, j’ai fait une mission avec lui et il m’a offert, il y a un peu plus d’un an, le livre GTD en me disant ; «  lis-le, c’est intéressant, etc. » C’est vrai que ça devait être à l’automne, et bien j’ai découvert cette façon là, j’ai assez rapidement adhéré.

Olivier : Tu l’as lu en automne 2008, c’est ça ?

Véronique : Tout à fait

Olivier : Explique-nous un petit peu comment tu as commencé à le mettre en place ? Déjà est-ce que tu l’as mis en place tout de suite un système ? Est-ce que tu as changé toutes tes habitudes ou tu y es allée progressivement ?

Véronique : Alors je vivais depuis des années, depuis le début des années 2000 avec de nombreuses alertes Outlook, qui étaient extrêmement polluantes, parce que j’avais des alertes toutes la journée qui revenaient. Et ç m’énervait, avec cette notion très bien décrite par certaines personnes qui se mettent à la GTD, d’avoir toujours cette impression de ne pas arriver à faire les choses. D’autre part j’étais obligée d’avoir – sans parler de grandes gestion de projets – d’avoir des mini- gestions de projets par ailleurs. C’est-à-dire de la déclinaison de tâches derrière une idée centrale ou une action centrale à faire. Il y a toujours des tâches à découper. D’autre part, troisième point, après avoir été quasiment workaholic , j’étais dans une réflexion depuis probablement plusieurs années. Mais consciemment depuis quelques mois, je dirais depuis un an, sur comment améliorer ma productivité et comment me dégager du temps pour faire autre chose.

Donc c’est ensemble de choses qui fait que : 1. j’étais polluée dans mon quotidien de travail ; 2. Il me manquait quelque part un bon outil ; 3. J’avais un projet personnel quelque part qui était de me libérer du temps, ne pas y passer ma vie, qui ont fait que j’ai particulièrement adhéré. J’insisterai là-dessus parce que j’ai un Iphone, beaucoup de systèmes GTD sont sur l’Iphone, il y a plusieurs propositions et très souvent quand on regarde les commentaires, on a : « c’est une usine à gaz ! », « c’est trop compliqué à mettre en œuvre », etc. Et je voudrais revenir à la page de la GTD, si on en fait qu’un outil… la GTD n’est pas uniquement un outil, c’est aussi une méthode globale. Ça a en plus considérablement amélioré ma vie personnelle et son organisation aussi. Parce que progressivement j’ai tout intégré dedans.

Olivier : Donc au début tu étais un terreau fertile pour le GTD parce que tu avais cette envie d’équilibrer un peu mieux ta vie professionnelle et personnelle et d’être plus productive au travail. Et d’être moins interrompue par toutes tes interruptions… mais comment tu as commencé à mettre en place ? Est-ce que tu t’en rappelles ? Est-ce que tu as commencé progressivement ou tu t’es dit que du jour au lendemain tu allais changer toutes tes habitudes ?

Véronique : Premièrement j’ai commencé par lire le livre, ça m’a quand même interpelée. J’ai commencé… Bon, je n’ai pas consacré, comme il est dit dans le livre, un week-end à tout ranger… j’étais déjà, je tiens à le préciser, totalement no papier. Je suis dans un univers très règlementaire sur le plan professionnel… je prends déjà le journal officiel, j’ai des newsletters ou des équivalents de newsletters de mailing-listes réglementaires, et d’autre part quand arrive un document dans les établissements, je demande à ce que l’on me le faxe. Je ne veux plus de papier. Je n’ai aucun papier parce que je suis itinérante. Cela fait 10 ans que je suis itinérante avec différents postes et différentes entreprises. Et différentes fonctions.

Bon ça c’est la première chose : j’ai lu le livre. Je me suis dite : je vais déjà appliquer la première règle – que tu signales d’ailleurs dans ton blog – qui est : « Arrêter les alertes Outlook ». Ca, c’est idiot mais c’est colossal.

Arrêtez les alertes Outlook.

Ensuite j’ai repris toutes mes tâches Outlook et j’ai essayé de toutes les formater GTD. Alors quand je dis formater GTD, c’est avant tout se poser les questions que conseille de se poser David Allen. C’est-à-dire qu’est-ce qu’on fait de cette tâche ? Ne pas se laisser encombrer par des tâches qui sont de l’ordre différent, c’est même au-delà de la priorisation. C’est d’ordre différent. Qu’est ce que je fais de cette tâche ? Est-ce que c’est une tâche sur laquelle il y a une action à faire ? Ça c’est la première grande question : y a-t-il une action ? Cette action est-elle faisable immédiatement ? Et cette déclinaison est-elle déjà rangé quelque part dans ma boite à outils ? Ca, ça a été le premier point.

Comme j’avais lu le livre et que j’étais dans cette démarche à titre personnel, je dirais que l’aspect objectif, l’aspect un petit peu plus terme, l’objectif à long terme, s’est mis en place un peu plus lentement. J’ai commencé par du pratico-pratique qui était mon premier problème.

Ensuite s’est posé à ce moment là, la question de l’outil. Pourquoi ? Parce que je suis « no-papier », c’était hors de question, cela faisait très longtemps que je me suis mis à l’électronique. J’ai eu tout : j’ai eu un Psion, j’ai eu un Palm, non moi j’ai tout eu. Pour moi c’est indispensable, j’ai un Blackberry et un Iphone. Aucun document, aucune application intéressante pour le Blackberry. Je tiens à le signaler pour des raisons purement ergonomiques du Blackberry. Je dis Blackberry… j’ai un Blackberry de base, un Bold,  mais il n’y a pas grand-chose en appli téléchargeable ne Blackberry. De toute façon je me suis tournée vers l’Iphone. Mais surtout au départ je me suis tournée vers mon ordinateur et j’ai le Jello Dashboard qui est un outil branché sur Outlook. On garde les tâches Outlook mais elles sont réarrangées façon GTD. Au bout d’un moment j’ai trouvé ça un peu lourd et maintenant depuis plusieurs mois, presque un an, je suis sur […] c’est-à-dire que je n’ai plus rien de desk top, j’ai tout sur un serveur qui est Toodledo qui est synchronisé avec l’Iphone.

Olivier : Alors effectivement la question de quel logiciel utiliser, c’est une grande question pour ceux qui mettent en place GTD, parce qu’on a un peu l’embarras du choix. Je ne savais qu’il y avait pout le Blackberry une pénurie à ce niveau-là. Mais c’est clairement une grande question, on est parfois écrasé par le nombre d’applications qui existe pour GTD, que ce soit sur son ordinateur ou son Iphone, sur internet etc. Alors, toi, tu as voulu au début conserver ton outil principal qui est Outlook.

Véronique : Oui, je suis PC. Beaucoup d’outils sont Mac en plus

Olivier : Oui, exactement. Moi aussi je suis PC et effectivement ça pose un vrai problème. Pareil, moi j’étais très axé Outlook. Comment as-tu réussi à te débarrasser de ce centrage vers Outlook ?

Véronique : Alors ce centrage Outlook c’est-à-dire que quand Jello Dashboard qui est un module GTD qui se branche sur Outlook, j’avais toujours les tâches de Outlook mais qui n’étaient plus gérées par Outlook mais par le module. Je n’ai utilisé que la fenêtre géo Dashboard. En perfectionnant ce système, et je pense que je reviendrais sur ce problème de perfectionnement du système, c’est devenu un peu lourd et j’ai découvert Toodledo en ligne qui est remarquable.

Olivier : Aujourd’hui tu te sers toujours d’Outlook pour le logiciel de messagerie ?

Véronique : J’utilise le calendrier.

Olivier : Par contre au niveau des gestions des tâches tu ne t’en sers plus du tout?

Véronique : Alors Outlook c’est pour la messagerie, calendrier compact. La messagerie professionnelle qui est un Exchange reste sur l’Outlook et le Blackberry. Ma messagerie personnelle qui est un gmail maintenant est sur gmail, l’Iphone et Outlook. Le calendrier synchronisé avec le Blackberry avec Exchange mais également par gmail, sur gmail et Google agenda. Et ensuite l’envoi le synchronise sur l’Iphone.

Note : Vous pouvez utiliser Google Sync pour cela.

Et les contacts c’est pareil, en passant pas Soocial qui est une petite application gratuite en ligne et qui permet de synchroniser mes contacts également en boucle, sur l’ensemble, serveurs professionnels, mes serveurs internet personnels, c’est-à-dire Google ou autre chose, et l’ensemble de mes « devices » portables, que ce soit ordinateur et mes deux téléphones.

Il y a un client Outlook et un client gmail.

Olivier : C’est toujours intéressant d’avoir des ressources comme ça. Ok, là c’est ton système actuellement. Alors est-ce que tu peux nous dire comment tu l’utilise au quotidien ? Qu’est-ce que ça t’apporte dans ta vie professionnelle, personnelle etc. est-ce qu’il te fait gagner beaucoup de temps ou pas ?

Véronique : Alors on est bien d’accord j’ai Toodledo sur mon ordinateur mais qui est sur un site, je n’ai aucun application en export et j’ai d’autre part l’Iphone sur lequel j’ai tout. Alors ce que ça m’apporte… je vais donner 2 petites anecdotes. Maintenant quand je n’écris pas dans le système une tâche, je ne la fais pas. Je l’oublie. J’ai atteint un tel niveau « de zénitude » comme le décrit David Allen dans son livre en introduction. On n’y croit pas. On atteint la zénitude du karatéka. C’est-à-dire que la semaine dernière j’ai un collègue qui me dit : «  il faut donc que ça soit fait tel truc dans la semaine » j’ai dit « écoute j’appelle x et je lui dirais de venir ». Je n’ai pas écrit que j’appelais X. J’ai eu 10 mails de X entretemps et puis X est une de mes collaboratrice très proche… eh ben je n’ai jamais dis qu’il fallait qu’elle vienne et heureusement elle s’est suis débrouillée toute seule, ce qui est très bien ! Mais globalement voilà pour la semaine dernière…

Deuxième point très amusant, maintenant que je note quelque chose dans mon système je ne me force pas à le retenir, à me le rappeler, mais très souvent je m’en rappelle beaucoup mieux que si je ne l’avais pas noté. Je devais changer la fermeture éclair d’un jean. Et bien je n’ai pas eu d’effort à faire pour aller à la mercerie. Mais néanmoins c’était dans mon système, il était écrit que je devais acheter une fermeture éclair et que je devais amener le jean pour avoir la bonne taille.

Je viens de donner 2 petits exemples qui sont l’un personnels et l’autre professionnel. Je vois que c’est à ça que j’en suis arrivée. Je veux dire que aujourd’hui ce qui n’est pas dans le système n’est pas fait, ne sera jamais fait et ne sera jamais retenu. Ce qui veut dire aussi que je ne pense plus à faire quelque chose. Je le fais ou je ne fais pas.

Olivier : D’accord. Et donc tu as vraiment l’impression de t’être libéré l’esprit, d’avoir atteint la zone dont tu parlais au tout début ?

Véronique : Oui, je l’ai atteinte, parce que, par exemple : très souvent je renvoie des mails professionnels le dimanche soir. Je regarde ce que j’avais à faire, ce qui est dans ma « hot List », je peux très bien décider de ne pas faire une tâche de ma hot list , mais dans ce cas là je la change de date, je la change de priorité, je peux la modifier, toujours est-il que je suis certaine quand j’ai vu ma hot list et ma boite de réception, je suis certaine d’avoir fait tout ce qu’il fallait faire. Que ce soit les dossiers, comme envoyer un mail, bien sur il m’en envoie toute les semaines… comme d’avoir pris, je ne sais pas, mon parfum.

Olivier : D’accord. Tu notes vraiment tout ce que tu dois faire … que ce soit personnel ou professionnel dans le même système.

Véronique : TOUT est noté dans le même système.

Olivier : Comment tu le consultes et à quelle fréquence ?

Véronique : En fonction des besoins sur l’Iphone quand je ne suis pas sur mon ordinateur. Systématiquement dès que j’allume mon ordinateur, je me connecte à internet, j’ouvre Toodledo et toute la journée, mon Toodledo est ouvert.

Olivier : Dès que tu es un moment de libre tu regardes ton Toodledo et tu regardes ce que tu peux faire en fonction du contexte…

Véronique : Non, c’est toujours ouvert ! j’ai quand même beaucoup de réunions, d’interruptions, d’obligations, de rendez-vous mais je dirais ; je m’assoie, ce matin j’ai une réunion comme tous les lundis matins, je suis en retard à cause de la neige, j’ouvre mon ordinateur, j’ouvre mon Toodledo même si on parlait d’autre chose. Mais mon Toodledo est systématiquement ouvert.

Olivier : Tu as toujours un œil sur les tâches que tu dois faire…

Véronique : J’y ai toujours accès. Ce n’est pas un œil dessus parce que justement si je faisais ça je ne serais pas zen.

Olivier : Combien de temps tu as mis entre le début de la mise en place de GTD et le fait que tu atteignes facilement cette zone de zénitude, cet état de zénitude ? Ça t’a pris plusieurs mois ?

Véronique : Ça se fait progressivement. On se sent déchargé très vite. J’en arrive maintenant à un système de plus en plus efficace. Mais je dirais qu’être déchargé, on y est très vite. On perd un peu moins vite certaines habitudes qui sont des habitudes de due date par exemple, des tâches à faire. On perd moins vite cette notion de mettre tout en priorité top. On attribue moins bien les critères aux tâches parce que les notions qui développées par David Allen sont très utiles mais ne sont pas évidentes au départ.

Olivier : Tout à fait…

Véronique : La notion de contexte, la notion de date, la notion qu’on appelle étiquette, la notion de folder, comment gérer ses projets, comment gérer ses items, même sans parler du long terme et des objectifs à long terme, tout en parlant du quotidien… ce n’est pas si simple.

Olivier : Justement, ma prochaine question c’est… on va parler de tes principales difficultés mais avant je voudrais savoir : au-delà de ce sentiment de zénitude est-ce que tu as l’impression de la mise en place de GTD te rend plus productive et du coup te fait gagner du temps ?

Véronique : Enormément. Je pense qu’avec GTD on gagne, je dirais, 20% minimum de temps, si ce n’est pas 25% avec en plus une valeur ajoutée perçue qui augmente.

Olivier : Par rapport à toi ?

Véronique : Par rapport aux autres ! Moi je suis en position de gérer pas mal de conseils, je suis quasiment en position de prestataire puisque en dehors de l’équipe régionale, qui est comme une petite équipe avec toutes les fonctions, pour le reste je suis avant tout prestataire. En dehors de mon équipe par ailleurs. Mais je suis avant tout prestataire. Donc j’ai de multiples demandes en permanence. Et je dirais que globalement l’application de GTD, qui est aussi bien une tâche rapide qui dure moins de 2 minutes, on la fait maintenant et pas dans 3 jours, que prioriser certaines tâches me pousse d’ailleurs à redemander des précisions quant aux délais à certains, parce que je vois assez rapidement qu’il faut que je m’y mette, que j’en ai pour 2 heures, je redemande une précision en proposant une date qui me parait en rapport avec la tâche en question… je pense qu’effectivement on gagne du temps à ne pas chercher ce qu’on a à faire. Et on gagne du temps parce que quand on a une tâche à faire, on la décline tout de suite en petites tâches. Donc je dirais que maintenant automatiquement on a une présentation très importante à faire au PDG à la fin de la semaine, j’ai de multiple petites tâches à faire : remettre le bon modèle PowerPoint, s’assurer que les pages sont identiques dans tous les diaporamas, enfin bon, je passe les détails des petites chose comme changer le chiffre en small sur le commentaire qu’on a rajouté bon parce qu’on coordonne la modification. D’emblée je me mets des tâches avec des sous tâches.

Par exemple pendant les comités de direction, j’ai GTD devant moi, j’ai Toodledo devant moi et je saisis dans Toodledo.

Si je fais mes courses, je décide de faire mes courses, c’est pareil.

Olivier : Dans Toodledo ?

Véronique : Je mets tout dans Toodledo. Les cadeaux de Noël, c’était dans Toodledo…

Olivier : Et tu coches au fur et à mesure quand tu fais tes courses dans ton Iphone ?

Véronique : Et je coche au fur et à mesure sur mon Iphone. Ce d’autant maintenant que je suis passée à Todo. Il y a 2 systèmes de listes : un système projet et un système de liste, qui est très, très bien. Que n’a pas Toodledo, mais ce n’est pas grave, ça n’a aucune importance pratique. Mais sur Iphone, Todo est mieux que Toodledo.

Olivier : Donc du coup, aujourd’hui tu utilises Todo plutôt que Toodledo ou tu utilises les 2 ?

Véronique :Todo sur l’iphone mais ça ne se synchronise qu’avec Toodledo pour internet.

Olivier : D’accord, Todo sur l’Iphone. Et est-ce que tes collègues ont remarqué la différence entre l’ancienne Véronique avant GTD et la nouvelle Véronique ?

Véronique : Heu… non. Alors moi je pense que non. J’estime que je travaille plus tranquillement, probablement en brassant moins d’air pour avoir un niveau de valeur ajoutée perçue qui reste au moins identique.

Olivier : Tu as choisi d’augmenter et d’améliorer ton style de vie, plutôt que d’en faire plus.

Véronique : J’en fais déjà beaucoup. Je veux dire, je ne me plains pas non plus, quoi. J’ajoute que j’ai la réputation de ne rien oublier et de faire globalement tout en temps et en heure. Rien n’est laissé au hasard, n’est laissé de côté.

Olivier : Quels sont les principales difficultés que tu as rencontrées, justement quand tu as mis en place GTD?

Véronique : La première difficulté maintenant qu’on a passé le coté outils, sur lequel on peut toujours revenir, ça a été peut être de bien s’imprégner de l’ensemble du système. Mais aussi savoir laisser de côté, si vous ne comprenez pas exactement la finalité de certaines choses. Je vais m’expliquer. Je pense ce que j’ai eu le plus de mal à comprendre, à intégrer, à vivre c’est la notion de contexte. La notion de statut est beaucoup plus facile à comprendre, elle est très utile parce ce que un genre de statut c’est «  tâche à planifier », « tâche à déléguer », « tâche de référence », « ligne de référence », « on fera dans 15 jour / someday », enfin. c’est assez facile, c’est imposé par les applications. Par contre les contextes on les choisit soit même. J’ai été un peu aidée par le blog de Pierre Morsa, où il propose ses contextes et ça m’a rassurée sur ce que j’avais fait.

Olivier : Oui c’est un excellent blog que je recommande à tous ceux sont intéressés par la mise en place du GTD parce que Pierre Morsa, toute les semaines ou presque, écrit des articles à ce sujet.

Véronique : Et c’est très pratique.

Olivier : Oui, oui.

Véronique : Donc ça c’est vraiment… la seule chose qui manque, ce n’est pas du tout une critique car je ne souhaite pas critiquer, c’est un très joli blog, c’est qu’il n’y a pas la vision globale de ce que peut apporter la GTD. On est dans une mise en pratique. C’est peut être la seule chose, parce que je crois qu’il ne faut pas se couper de l’intérêt global. Mais ça c’est que j’en pense moi. Après il y a moins cette notion de temps, de travail sur l’échelle du temps, on pourra en reparler après pare que je crois que c’est l’un des points importants de la GTD.

Je reviens à la mise en place. La mise en place, ça a été de se dire que je ne fais plus de la gestion de liste, je fais de la gestion intelligente de tâches. Donc chaque tâche n’est pas un item dans une liste mais a de multiples attributs qui me permettront de la retrouver, de la faire ressortir dans ma hot list en particulier. Donc ça, ça a été surtout ça, effectivement le problème des contextes qui ne sont pas forcément évidents. Ça a été peut être l’un des points les plus difficiles. Au départ c’est aussi ne pas vouloir être trop parfait, parce qu’on se chemine vers une usine à gaz, qui prend tellement de temps à gérer que l’on ne s’en sort pas. C’est respecter onc certains points car ça fait partie des avantages du GTD, c’est une revue quotidienne, ce qu’appelle David Allen la review. C’est une revue hebdomadaire…

Olivier : … qui est très importante ?

Véronique : Oui. Et une revue à long terme. Alors, il ne faut pas s’imposer de mois, de quinzaines, de trimestre, d’années. C’est un peu aller voir tout ce qu’on n’a pas fait, tout ce qui est en sommeil, tout ce qui est brainstorming – bon moi j’ai un contexte brainstorming – tout ce qui est des choses même personnelles que je note au fur et à mesure. Ça permet de faire un petit peu un point. Là je pense qu’il ne faut pas s’épargner ça, mais il ne faut surtout se l’imposer, il faut le faire un jour au calme, un dimanche après-midi.

Autrement, la difficulté, c’est de se laisser porter par la méthode et il faut surtout être très attentif, parce qu’au début, j’étais encore dans mon truc de tâche Outlook, très attentive à ma boite de réception au sens de David Allen. C’est-à-dire que tout doit rentrer dans cette boite à réception, qui est un fourre tout, dans lequel on met toute les tâches, qui ne sont pas encore caractérisées, qui n’ont souvent aucune échéance, aucune priorité, aucun contexte, aucun dossier, aucun statut, aucun tag, etc. Et cette liste là, c’est celle là qu’il faut regarder tous les jours. Il faut regarder votre liste (la liste des priorités, ce qui est important ce jour-là) et d’autre part sa boite de réception. D’autre part sa boite de réception, moi j’y envoie des mails. C’est-à-dire que je m’envoie des mails dans Toodledo.

Olivier : Ah oui ! Et ça fait des tâches c’est ça ? C’est une fonction du système ?

Véronique : Exactement, oui. C’est très important parce que ça évite de recopier. On a des mails de type information. On a des mails du type « oui, oui, d’accord ok ! ». On a des mails qui deviennent des rendez-vous. Et à des mails où il y a des choses à faire. Donc un mail «  choses à faire » part dans la boite de réception de Toodledo. C’est envoyé par mail à Toodledo.

Olivier : Finalement, les principales difficultés rencontrées c’étaient le contexte. Avec l’expérience et l’article de Pierre Morsa, apparemment, ça a résolu ton problème. Aujourd’hui tu te sens à l’aise par rapport au contexte ?

Véronique : Eh bien, c’est la chose avec laquelle je me sens de plus en plus à l’aise. Mais c’est surement la chose que j’ai eu le plus de mal à utiliser complètement.

Olivier : Est-ce qu’il y a des choses dans GTD qui ne t’ont pas parlé, que tu as décidées de ne pas mettre en place que tu as testées, qui t’ont semblé pas pertinentes ?

Véronique : Je ne pense pas qu’il y ait une seule chose qui ne soit pas pertinente. C’est une méthode, je ne pense pas que ce soit quelque chose d’impertinente. Je pense qu’il y a des choses que l’on s’approprie plus ou moins bien. Je pense qu’il faut se donner la peine de lire le livre. Il faut se donner la peine de se faire son weekend de tri, qu’on le fasse en trois demi-journées ou en… il faut la peine d’y réfléchir. Autrement si on applique ça comme une liste de tâches un peu améliorée, ça n’a pas d’efficacité. Mais je dirais qu’il n’y a rien qui me parait inutile. Même le long terme me parait utile. L’altitude 10000, l’altitude 30000, etc. Même ça, ça me parait utile.

Olivier : Est-ce que tu as mis le système de dossier qu’il préconise ? Un dossier pour chaque jour, un dossier pour chaque mois ?

Véronique : Pas du tout parce que je suis informatisée. Pour moi ça fait parti des choses tout à fait intéressantes mais qui s’appliquent plus à du papier qu’à de l’informatique.

Olivier : On peut aussi le mettre en place au niveau informatique…

Véronique : Moi je n’en ai pas ressenti le besoin, mais je ne dis pas que c’est à jeter… tu vois ce que je veux dire… parce que je pense qu’il n’y a rien à jeter avec cette méthode. Il y a « on prend ce avec quoi on est le plus à l’aise », à condition d’avoir fait l’effort de lire le livre et de se poser la question de fond sur la méthode.

Olivier : Et aujourd’hui, tu en parles autour de toi de GTD ?

Véronique : Alors, j’en parle autour de moi. Bon. Je dirais que mon univers personnel n’a rien à voir avoir mon univers professionnel. Donc avec des besoins et une façon de gérer les activités diverses, qui sont un peu différentes. Je gère d’ailleurs les activités de quelqu’un d’autre avec mon système, pour des raisons pures d’arrangement de notre vie personnelle. J’ai des choses, des tâches qui ne sont pas à moi dedans. Autrement dans mon univers professionnel, j’en ai un peu parlé mais ce n’est quand même pas simple à expliquer. C’est-à-dire que j’en ai parlé en particulier à une personne : « tu gagneras du temps si tu faisais ça… ». Je crois qu’il faut être ouvert. Il faut avoir envie de s’y mettre à la GTD. Ce n’est pas ouvert comme une critique de la personne – c’est d’ailleurs une personne très ouverte – mais je crois qu’il faut avoir l’envie de s’y mettre. C’est quand même un système qui demande au départ une implication personnelle qui va bien au-delà de l’achat ou de l’utilisation d’un outil. Il faut lire le livre, il faut se dire qu’est ce que j’en prends, qu’est ce que j’en laisse. Moi par exemple, j’ai laissé le système de classement par jour, par semaine, par mois parce que ça ne s’applique pas trop à mon rythme de vie. C’est ma question, c’est pour ça que je dis que je ne jette rien. Il faut quand même avoir tout lu.

Olivier : Et après c’est de la rigueur, de l’énergie, de la persévérance pour mettre en place ce système ?

Véronique : Comme on en voit les bénéfices très vite, si on a lu livre, si on se dit j’ai envie de mettre ça en place parce que je peux gagner du temps, on met en place progressivement, on n’est pas parfait d’emblée. Mais si on met en place le système de gestion des tâches de GTD, on en voit des bons effets très vite. Alors après la boite de réception de départ, n’était pas aussi pleine qu’aujourd’hui. Il n’y avait pas tout dedans. Ça a été progressif. Mais je trouve qu’on en voit très vite les effets.

Olivier : Ça, c’est l’avantage par rapport aux autres méthodes ou d’autres livres ou parfois il faut travailler longtemps avant de voir les premiers effets. Il y a une courbe d’apprentissage très longue. Là c’est moins le cas.

Véronique : Là on est sur quelque chose de pragmatique. Ce qui est intéressant avec GTD, c’est une méthode qui nous donne une méthode. Il a un petit diagramme qui pour moi est la clé de tout. C’est son petit diagramme « comment trier, on a quelque chose à faire, on a une tâche qu’est ce qu’on fait ? » ; le petit diagramme qui est dans le livre, tu vois ce que je veux dire ?

Olivier : Oui

Véronique : Ce diagramme là si déjà on applique ça, et bien déjà on a fait un grand pas. Après on va se l’approprier plus lentement. Moi, ça a été les contextes. Pour ce qui est des attributs de tâches, on va utiliser plus lentement la plénitude des altitudes par exemple. Parce que moi je suis rentrée dans GTD en disant j’en ai marre de ces tâches Outlook. Si on rentre dans GTD en se disant qu’est-ce que je vais faire de mes dix doigts et une machine, on va peut-être plus travailler sur les altitudes et décliner ensuite. Il y a deux niveaux d’entrées. Comme il y a deux niveaux d’entrées, il y en a un qui est d’un pragmatisme quotidien certain. Le gros intérêt, et je tiens à le dire, ce qui me parait très intéressant, c’est que c’est un système à 2 étages c’est d’une part solidifier le quotidien – diminution du stress, augmentation de l’efficacité sur des mini tâches. Je n’oublie pas de racheter des œufs ou des ampoules, c’est écrit dans GTD. Le jour où je vais faire des courses, au moment où je vais aller faire des courses, j’ouvre l’Iphone, je vais dans « contexte course » et je regarde ce que j’ai à acheter. Ça c’est le quotidien. Et ça va être vrai pour tout. Ça va être vrai : le matin ce que j’ai à faire de plus urgent c’est ça. Et d’autre part, ça permet aussi de, la fois où l’on se pose et qu’on fait sa revue de long terme, de préciser et d’accomplir, je troue, ses objectifs à moyen terme et à long terme. Un objectif qui va être un projet professionnel de moyen terme, qui va être de mutualiser telle activité, qui va être d’améliorer la productivité d’une certaine catégorie de personnes, d’une certaine catégorie d’activité. Ce n’est pas quelque chose que l’on va faire en une journée. Et bien ça, ça le permet aussi parce que ça va forcer à décliner en tâches activables. Et de na pas être dans «  il faudrait que… ».

Olivier : Alors je suis d’accord, mais par contre c’est quand même un reproche qu’on fait souvent à GTD qu’on peut se transformer en machine à faire cette liste de choses à faire et du coup on perd un peu de vue l’image globale, l’objectif final etc. C’est vrai qu’il y a ces notion d’altitude mais il y a quand même des personnes qui reprochent à GTD d’être un peu superficiel à ce niveau là. Je crois que David Allen dans son livre « Making it all work » a été un peu plus loin sur ce concept là. Est-ce que tu l’as lu ?

Véronique : Je l’ai acheté, j’ai commencé à le lire. Mais je ne l’ai pas lu encore.

Olivier : D’accord. Mais c’est vrai qu’il y a cette notion d’altitude et surtout que l’on transforme des « peut être », des « un jour je ferais » en tâches qu’il faille mettre en action. On a déjà plus de chance d’avancer vers ses objectifs qu’en les laissant trainer dans notre cerveau pendant des mois voire des années.

Véronique : Voilà. Moi je suis quelqu’un d’assez pragmatique. Je l’ai abordé de façon pragmatique et j’ai plutôt remonté tout en étant en même temps ces 2 choses : d’un, je suis pragmatique ; de l’autre coté j’étais dans un contexte où je voulais gagner du temps. Et vouloir gagner du temps, c’est bien pour quelque chose, c’est pour mon objectif personnel. Moi j’ai le sentiment d’avoir amélioré ma qualité de vie. Et ça déjà ça m’a permis d’accomplir des choses extraordinaires. Je n’en suis pas à la semaine de 4 heures, loin de là, mais au moins je fais les choses de façon plus tranquille sans craindre d’oublier quelque chose. Et je ne me culpabilise pas si j’ai passé quelque chose un jour, parce que j’aurais décidé que cette chose là n’était pas à faire ce jour là. Ou que j’avais assez travaillé pour aujourd’hui. Parce que tout simplement j’étais fatiguée et que ce n’était pas le moment de faire les choses. Il y a plein de bon sens sur David Allen. Il y a une chose répétée à des gens qui travaillent, parce que ça s’adresse quand même à un certain type de personnes, David Allen, je trouve que c’est plutôt du travail intellectuel, de prestation de service, si on peut résumer en termes de type d’activité. Probablement plus qu’une activité industrielle. Quand il dit de ne pas le faire quand vous vous ne sentez pas de faire cette tâche et ayez en réserve quelque part une série de mini tâches qu’il faut faire mais qui vont vous prendre 5 -10 minutes et qui vont permettre de déplier de faire avancer les choses, vous aurez l’impression d’avoir fait quelque chose – je résume les 20 pages de David Allen – hé bien, c’est assez satisfaisant. On a tous des moments de relâchements, des moments où on n’est pas en forme, on trouve un truc à faire si on a un système bien fait.

Olivier : Tout à fait. C’est vraiment l’un des avantages principaux du système, c’est que finalement on peut trouver de tâches qui sont en fonction de notre contexte, de notre niveau d’énergie, du temps qu’on a. C’est vraiment énorme. On ne se retrouve plus à se demander ce qu’on va faire.

Véronique : Ça arrive à tout le monde même si on est bourré de travail, il arrive toujours des moments où on se demande qu’est ce que je fais maintenant.

Olivier : On ne sait pas par où commencer parmi toutes les tâches à faire. Si on pas un système de notes écrites, on doit s’en rappeler de ce qu’on doit faire. On doit prioriser. Avec une liste de contexte…

Véronique : Les contextes, les priorités, les échéances de dossier… moi j’ai des dossiers, des folders, je les utilise entre la gestion de projet et surtout les grands thèmes de travail. Des fois je me dis tiens je vais travailler là dessus, je vais aller voir si ne reste pas des traineries dans ce dossier là, des choses, des idées que j’avais noté qui sont de l’ordre du contexte brainstorming , ou someday ou de priorité très basses… et je retrouve des idées ! des idées qui ont été oubliées. Et je les réutilise.

Olivier : Je pense que tu nous as brossé un beau portrait d’ensemble : comment tu as découvert la GTD, ce que ça t’a apporté, comment tu l’appliques, les systèmes que tu utilises. On s’achemine vers la fin parce que ça fait ¾ d’heure qu’on discute, mine de rien. Est-ce que pour finir tu aurais quelque chose à conseiller à ceux qui se lancent dans le GTD, à ceux qui vont aller acheter ce livre suite à cette interview et vont se lancer demain ?

Véronique : A lire le livre. Selon votre état d’esprit, s’appesantir sur les altitudes d’un côté ou le diagramme de tâches. Comme tu l’as dit ce n’est pas une méthode de vie, c’est un diagramme. Se persuader de la nécessité d’une seule boite de réception, ça me parait être une des bases : une seule boite de réception. Et pratiquer les revues.

Olivier : Donc, revues hebdomadaires ?

Véronique : Quotidiennes, hebdomadaires et échéances à long terme.

Olivier : Toi, tu as choisi quoi par exemple ? tu as pris le mois, l’année ? tu changes ?

Véronique : Il n’y a aucune obligation. Je ne suis pas à l’année. Je suis à : « j’ai le temps et j’ai envie de réfléchir à où j’en suis ». je ne me suis créée aucune obligation sur le sujet. Je fais en moyenne une revue de l’intégralité de mes tâches en moyenne tous les mois.

Olivier : D’accord. Très bien. Ecoute je pense que ce sont de très bon conseils pour ceux qui veulent démarrer. Tu as quelque chose à rajouter par rapport à GTD ? De manière globale ?

Véronique : Je dirais que d’une manière globale GTD, c’est une méthode. C’est aussi un outil. Ce n’est surement pas une philosophie. Par contre si on utilise l’outil sans la méthode, on va avoir une usine à gaz. Et si on utilise la méthode sans outil on va y passer beaucoup de temps. Moi, je conseille très, très fortement l’informatisation de GTD. Il est vrai que dans son livre il évoque les gestions papier. Pierre Morsa propose avec un petit carnet moleskine, qui est sympa. Moi, il n’y a pas photo, c’est l’informatique. pourquoi l’informatique ? Parce que ça te permet de faire « jaillir » ta hot List automatiquement sans avoir à retrier. Et ça te permet de consulter par exemple ou des contextes, ou des taches, ou des folders, tout ce que tu veux si tu veux, en fonction de tes besoins, de tes moments, du moment qu’il est, de l’état d’esprit dans lequel tu es, si tu es dans un contexte de revue mensuelle ou hebdomadaire ou quotidienne. Donc ça, c’est pour moi un point important. Il me parait difficile de l’envisager sans outil informatique.

Olivier : C’est un point de vue que je partage totalement. Je pense qu’on peut automatiser beaucoup de choses grâce à l’informatique aujourd’hui. Qu’effectivement le tri des tâches automatiques en fonction de tous les éléments GTD c’est quand même un vrai plus par rapport au papier. On peut passer beaucoup de temps à chercher dans ses papiers. Personnellement je ne vois pas trop comment on peut utiliser GTD avec uniquement du papier

Véronique : J’ai 300 pages en permanence…

Olivier : C’est ça ; si en plus tu édites en permanence, tu changes des choses etc. sur du papier ça donnerais des ratures partout.

Véronique : Voilà.

Olivier : Très bien ! Merci Véronique pour toutes ces informations. Je pense que nos lecteurs seront très intéressés par ça. Et puis peut être à bientôt pour de nouvelles aventures !

Véronique : C’est moi qui te remercie. bonne fin de journée ! Au revoir !

Olivier : Au revoir !

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Ressources :

• Jello Dashboard, pour utiliser GTD avec Outlook
• Toodledo, l’outil principal utilisé par Véronique pour GTD
• Soocial, pour synchroniser vos contacts avec divers logiciels
• Google Sync pour synchroniser vos agendas entre vos différents logiciels et terminaux mobiles
• Todo, l’application iPhone qui se synchronise avec Toodledo
• Blog de Pierre Morsa, et ses fameuses minutes GTD du vendredi

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