5 trucs pour optimiser votre productivité de jeune entrepreneur

Ce mois-ci, Ockwick nous propose le thème « Optimisez votre vie ». J’ai déjà eu l’occasion de traduire des articles de Léo Babauta à ce sujet sur mon blog Habitudes Zen, comme Rationalisez votre vie ou Editez Votre Vie – 6 : Une Diète Médiatique. Je vous propose aujourd’hui quelques trucs pour permettre aux jeunes entrepreneurs de petites entreprises ou à une jeune entreprise innovante d’optimiser leur productivité, même si certains pourront être appliqués par d’autres personnes. Ce sont des astuces, petites ou grandes, que j’ai appris avec l’expérience ou au fil de mes lectures :).

Comment optimiser votre productivité : 5 astuces pour devenir plus efficace

1 – Pour chaque chose que vous faites, demandez-vous « Est-ce nécessaire ? Pourquoi fais-je cela ? »

Je l’ai dit et redit, mais cette simple petite question, répétée régulièrement, peut vous faire gagner un temps précieux. Optimiser, c’est accomplir mieux davantage de choses essentielles en moins temps, et quelle est la meilleure manière de le faire qu’en supprimant toutes les tâches inutiles qui vous prennent votre temps et ne vous apportent rien, ou si peu ?

Il est facile de s’embarquer dans des tâches longues et fastidieuses, ou même menues et frivoles, plutôt que de se concentrer sur ce qui compte vraiment. Et cela pour au moins deux raisons :

• Parce que l’on veut paraître occupé, à défaut d’être productif

Si vous poussez toute la journée la Tour Eiffel dans l’espoir de la déplacer, vous aurez été très occupé, mais pas très productif. Sans doute même cette tâche vous aura t-elle épuisée.

Il me semble que nous  Occidentaux avons une fâcheuse tendance à vouloir combler les moments de creux par une suractivité artificielle qui me semble davantage être une vaine sur-agitation que l’application délibéré d’efforts constructifs en vue de parvenir à un objectif. Nous redoutons le vide et cherchons à le combler par tous les moyens, que ce soit pour satisfaire le regard des autres – « le patron voit que je bosse » – ou notre amour-propre – « j’ai bien travaillé, je suis resté huit heures devant l’écran ». Mais à la fin de la journée, qu’avons-nous fait ? Souvent nous aurions pu produire les mêmes résultats en travaillant moins, mais de manière plus concentrée et efficace, et en évitant de se lancer dans des tâches inutiles ou un perfectionnisme outrancier qui n’ont pour objectif que de nous faire passer le temps en nous donnant l’illusion de bien travailler.

• Parce qu’il est plus facile de se consacrer aux choses secondaires qu’aux choses les plus importantes

En effet, les choses les plus importantes sont celles qui nous tiennent vraiment à coeur, et les réussir et ou échouer à les faire est bien plus impactant et engageant pour nous que de réussir ou d’échouer à des tâches secondaires et sans intérêt. Ainsi, il est beaucoup plus facile d’avoir peur d’échouer – ou même de réussir – à une tâche importante qui déterminera notre avancée vers notre objectif  que d’échouer ou de réussir à organiser les contacts de notre Blackberry ou de finir la procédure X124-F que personne ne lira jamais et qui finira sa vie au fond d’un tiroir poussiéreux.

Ainsi se lancer avec frénésie dans une liste interminable de tâches secondaires pour éviter de faire ce qui est vraiment important fait partie intégrante de la procrastination – la tendance à toujours remettre au lendemain les actions qui nous tiennent à coeur – qui selon Wikipédia se caractérise ainsi vous :

1. Souhaitez faire quelque chose
2. Décidez de le faire
3. Reportez sans vraie bonne raison
4. Constatez les désavantages de ce report
5. Continuez cependant à reporter
6. Soit vous vous en voulez, soit vous trouvez une excuse rationnelle, soit vous évacuez ce problème
7. Continuez à reporter
8. Réussissez à faire votre tâche juste à temps, avec un maximum de stress, ou bien vous terminez trop tard, ou bien vous ne le faites jamais
9. Vous sentez coupable d’avoir ce comportement
10. Jurez qu’on ne vous y reprendra plus
11. Peu de temps après, vous recommencez

Pour ces deux raisons, et pour d’autres encore – poids du passé, habitudes que l’on ne voit plus, etc. – il est facile de faire sans y penser des tâches qui n’ont que très peu d’intérêt et qui nous coûtent très cher en temps et en argent par rapport aux tâches qui constituent la véritable valeur que nous apportons au monde. Ainsi, se poser régulièrement les questions « Pourquoi fais-je cela ? Est-ce nécessaire ? » permet d’assurer un contrôle sur nous même et de nous assurer que nous consacrons notre temps et notre énergie à des choses véritablement importantes.

Pour savoir quelles sont les choses importantes sur nous, il nous appartient de connaître le but de nos vies et d’avoir déterminé des objectifs à atteindre. Il y a tellement de choses qui ont été écrites à ce sujet, comme ici que je ne m’étendrai pas pour le moment sur le sujet.

Vous pourrez identifier grosso modo deux types de tâches :

• Celles qui n’apportent vraiment aucune valeur et peuvent être supprimées.
• Celles qui apportent au moins un peu de valeur, mais moins que les tâches dont vous pourriez vous occuper. Il est préférable de déléguer ces tâches, ce qui est l’objet de l’astuce suivante.

Pour approfondir, lisez L’Efficacité, Objectif Numéro 1 des Cadres de Peter F. Drucker.

2 – Essayez de déléguer pour optimiser votre productivité – Concentrez-vous sur vos talents

Il y a des domaines dans lesquels vous êtes particulièrement bon et où chaque heure de travail que vous faites aura un impact bien plus considérable que toute autre heure de travail effectuée dans un autre domaine. Il est préférable dans l’idéal que vous consacriez toutes vos forces à travailler sur vos talents et à déléguer les autres tâches à des personnes plus douées que vous dans leur domaine. Ainsi seulement pourrez-vous générer une valeur qui sera maximale et pourra être revendue au meilleur prix.

Souvent, les jeunes entrepreneurs qui créent leur petite entreprise sont des hommes-orchestres qui sont à la fois au four et au moulin. Si vous venez de créer votre entreprise, vous êtes seul ou vous avez peut-être un associé et un employé, en tout cas vous n’êtes pas nombreux et vous venez juste de démarrer, donc vous avez des ressources humaines et financières limitées. Vous devriez toutefois pouvoir trouver des tâches dans lesquelles vous n’êtes vraiment pas bon et que vous pourriez déléguer à un prestataire externe pour un coût raisonnable.

Par exemple, de nombreux entrepreneurs font l’erreur de vouloir gérer leur comptabilité tout seul, sans avoir de grande compétence dans ce domaine, et alors que c’est une tâche très ingrate qui demande beaucoup de temps, apporte peu de valeur au chiffre d’affaires de l’entreprise, et où en même temps les erreurs peuvent coûter très cher. Ne faites pas comme eux. Déléguez-la. En cherchant bien, vous pourrez trouver un bon expert-comptable qui pourra prendre en charge votre comptabilité entière, avec déclarations fiscales et sociales, éditions de quelques bulletins de paie et établissement du bilan, pour moins de 2 000 € HT par an.

Voici une astuce que j’ai utilisé et qui a bien fonctionné pour moi pour trouver un bon expert-comptable par cher :

1. Rendez-vous sur le site des pagesjaunes.fr et faites une recherche sur « Expert-comptable » dans votre ville.
2. Récoltez tous les numéros de fax dans un fichier Excel.
3. Envoyer un fax-type expliquant que vous recherchez un expert-comptable et demandant à ce qu’on vous envoi un devis par email ou par fax

A l’époque j’ai utilisé un modem analogique branché sur mon PC, couplé à un logiciel d’envoi de fax, mais vous pouvez maintenant utiliser des services d’envoi de fax. Et vous pouvez évidemment récolter des adresses emails et envoyer un email à la place ou en parallèle des fax. Ensuite, vous n’avez plus qu’à attendre que les devis arrivent et à choisir plusieurs experts-comptables que vous pourrez ensuite rencontrer avant de vous décider. Ne choisissez pas forcément le moins cher, mais éliminez tous ceux qui sont en dehors de votre budget.

De manière générale :

1. Identifiez les domaines dans lesquels vous êtes personnellement forts. Chaque heure de travail dépensée dans ces domaines amènera un retour sur investissement bien plus fort que tous les autres. Vous pouvez lire Strengths Finder 2.0 : Maintenant, découvrez vos forces pour trouver vos forces principales.
2. Identifiez les tâches qui vous permettront de donner le plus de valeur à votre entreprise et donc de lui faire gagner de l’argent. Ce sont les tâches dans lesquelles vous êtes naturellement doué et qui se transformeront d’une manière ou d’une autre en espèce sonnante ou trébuchante pour votre entreprise – et donc pour vous.
3. Toutes les autres tâches indispensables devraient être déléguées ou sous-traitées dans la mesure du possible.
4. Essayez de faire en priorité les tâches identifiées à l’étape 2 plutôt que celles identifiées à l’étape 3.
5. Quant aux tâches non indispensables, supprimez-les comme vu à l’astuce 1.

3 – Identifiez les 20% de clients qui vous apportent 80% des résultats

Voici quelque chose que j’ai négligé de faire pendant plusieurs années – je ne connaissais pas la loi de Pareto, et n’avait lu ni La Semaine de 4 heures, ni Bien Vivre le principe 20/80 – et si je connaissais plus ou moins qui étaient mes meilleurs clients, je n’avais pas réalisé qu’une très petite quantité de ceux-ci faisaient la majeure partie des résultats financiers de mon entreprise.

De même :

• Une petite partie des produits que je proposait engendraient la majeure partie des résultats
• Une petite partie des services que je proposait engendraient la majeure partie des résultats

Ne faites pas comme moi. Identifiez les clients, les produits et les services qui vous apportent la majorité de vos résultats. Attention, je parle bien de résultats et pas de chiffre d’affaires, au final c’est surtout ça qui compte 😉 . N’importe quel logiciel de gestion commerciale moderne devrait pouvoir vous permettre de trier vos clients en fonction de leur rentabilité, et vous afficher le gain de la dernière année pour chacun d’eux. Vous aurez peut-être à exporter ces résultats dans Excel pour déterminer facilement quels clients font ensemble 80% de vos résultats ; sinon prenez votre bonne vieille calculette 😉 .

Une fois ces clients identifiés, demandez-vous : y a t-il une caractéristique commune entre tous ces clients ? Leur domaine d’activité peut-être, leur taille, leur équipement, un détail quelconque ? Si oui, cette caractéristique se retrouve t-elle dans d’autres entreprises que vous n’avez pas encore pensé à démarcher ? Par exemple, peut-être que vos clients les plus rentables sont ceux qui sont dans un domaine d’activité précis ? Ou ce sont ceux qui ont moins de 10 salariés ? Ou une autre caractéristique ? Que se passerait-il si vous pouviez dupliquer cette typologie de clients et faire en sorte que la majorité des clients de votre entreprise leur ressemble ?

Faites de même avec vos produits et services : identifiez quels sont ceux qui vous rapportent 80% de vos résultats. Puis comparez avec vos clients. Il est fort probable que ces produits et services les plus rentables soient achetés par les clients les plus rentables. Pourquoi ? Et pourquoi ces clients là en particulier achètent ces produits et services là en particulier ? A nouveau, est-il possible d’identifier des caractéristiques qui vous permettront de dupliquer ce type de clients qui vous achètent les produits les plus rentables ?

Cette simple analyse devrait probablement vous étonner la première fois, et vous donner un nombre incalculable de pistes pour décupler vos résultats ;). La loi de Pareto va grandement va rapidement porté fruits et va vous aider à optimiser votre productivité.

4 – Augmentez vos tarifs

Une fois que votre entreprise sera bien lancée, il arrivera un moment où vous travaillerez trop et où votre entreprise en général sera submergé. Il peut être tentant d’embaucher, mais parfois ce n’est pas une solution, parce que vous ne voulez pas développer ce secteur saturé en particulier, parce qu’il y a trop de travail pour votre équipe actuelle mais pas assez pour embaucher un nouveau salarié, parce que vous n’avez pas le temps de manager une nouvelle personne, parce que vous n’arrivez pas à trouver le bon candidat, parce que vous ne souhaitez pas trop faire grossir votre boîte, etc.

Augmentez vos tarifs. C’est quelque chose à faire régulièrement même si votre entreprise n’est pas totalement saturée de travail, surtout si comme beaucoup d’entrepreneurs vous avez commis l’erreur de démarrer avec un tarif en dessous du marché pour gagner plus vite de la clientèle. Augmenter vos tarifs vous permettra d’éliminer vos clients les moins intéressants – souvent les plus pingres et les plus à même de vous hurler leurs exigences à la figure – et de travailler moins pour gagner plus. Vous pouvez le faire sélectivement pour certains produits ou services, ceux par exemple qui vous rapportent 20% de vos résultats pour 80% de vos efforts.

Cela peut ainsi accompagner un changement de stratégie suite à la découverte de produits ou de services plus rentables que les autres et sur lesquels vous souhaitez concentrer tous les efforts de votre entreprise. Ainsi, j’ai changé récemment l’orientation stratégie de mon entreprise. Initialement tournée principalement vers la prestation et la maintenance informatique, elle se spécialise à présent dans le développement de logiciels web. Pour accompagner cette stratégie, je n’ai pas hésité à augmenter de 30% les tarifs de prestation au 1er janvier. Pour le moment, cette augmentation de 30% a engendrée une baisse d’environ 30% des interventions, ce qui nous permet de travailler 30% moins dans ce domaine tout en gagnant autant notre vie qu’avant, et à nous donner plus de temps pour nous consacrer à nos produits vraiment rentables 😉 .

5 – Gérer les prospecteurs téléphoniques

Si vous démarrez, vous avez probablement une petite structure et pas de secrétaire pour filtrer vos appels. Et parfois, vous aimeriez vous concentrer sur votre travail plutôt que de devoir éconduire les prospecteurs qui veulent vous proposer, qui un logiciel, qui un service de défiscalisation, qui l’achat de papier toilette fait par des handicapés, qui une annonce dans un journal –  gratuite, mais où en fait vous payez les frais d’envoi – etc. Sans compter les automates téléphoniques qui commencent à pulluler.

Depuis 8 ans et demi que j’ai créé mon entreprise, jamais un de ces démarcheurs ne m’a proposé un produit ou un service qui m’a suffisamment convaincu pour me faire acheter. Je suis sûr que cela peut arriver, mais quand je pense à tout ce temps perdu avec ces démarcheurs, à les écouter puis à les éconduire, je me dis que j’ai sans doute perdu pas mal d’argent à cause d’eux.

Il y a heureusement une solution rapide et économique pour en filtrer 80% de ces appels. Avez-vous remarqué que l’écrasante majorité de ces appels est effectué avec le numéro masqué, alors que l’écrasante majorité de vos clients vous appellent avec un numéro affiché ? France Télécom a récemment lancé un service appelé Stop Secret. Pour 1 € TTC/mois, il intercepte tous les appels en numéro masqué vers un numéro fixe et oblige l’interlocuteur à déclamer son identité, puis effectue un appel chez vous, vous fait écouter le nom précédemment enregistré, et vous pouvez décider de prendre l’appel ou non. Avantage : 80% des démarcheurs ne tentent même pas et raccrochent aussitôt, et cela arrête les robots téléphoniques. De même, un client qui appellerait en numéro masqué pourrait sans problème passer le filtre. J’ai essayé, et c’est vraiment génial.

Au fil des années, j’ai également développé quelques talents dans l’art d’éconduire rapidement et poliment les démarcheurs. Voici mes conseils :

1. Écoutez l’accroche. Dans 95% des cas, vous pourrez immédiatement déterminer si cela vous intéresse ou pas, d’autant plus que ce sont en général les mêmes produits ou services qu’on tente de vous vendre par téléphone.
2. Si cela ne vous intéresse pas, laissez la personne déballer son speech sans l’interrompre. En général pendant ce moment je consulte mes emails. Quand elle a fini, si elle est adroite elle vous posera une question où vous avez une forte probabilité de répondre oui. Si elle ne pose pas de question (rare), ne dites rien et laissez lui combler le vide, ce qu’elle fera en vous posant une question.
3. Si vous ne pouvez répondre que oui ou non à la question, répondez non, puis expliquez à votre interlocuteur pourquoi vous n’êtes pas une cible intéressante pour lui. Par exemple si un démarcheur veut me proposer des services de défiscalisation, je lui dit que je ne paye pas d’impôt, si on veut me vendre un opérateur téléphonique, je dis que nous sommes une très petite entreprise et que nous passons tous nos appels par Internet, etc.
4. Si c’est une question ouverte, coupez court en n’y répondant pas et en disant « alors, malheureusement, cela ne m’intéresse pas car… » et là vous expliquez pourquoi vous n’êtes pas une cible intéressante pour votre prospecteur.

Cette simple technique me permet de me débarrasser de 99% des prospecteurs en moins de deux minutes, et souvent en moins d’une, avec une interruption minimale de mon travail. De plus personne ne s’énerve et tout le monde se quitte poliment. Avant j’essayai de couper court plus brutalement, ou je tentai d’argumenter, ou je me laissais emporter par le speech de la personne, et cela pouvait me prendre cinq minutes ou plus et parfois tout le monde se quittait énervé. Une vraie perte de temps et d’énergie.

Et vous, quelles sont vos astuces pour booster votre productivité d’entrepreneur ? 😉

Puisque le sujet de cet article vise comment optimiser sa productivité, la vidéo suivante explore d’avantage le sujet. Que vous soyez un jeune entrepreneur ou un homme ou femme d’affaire chevronnée, vous profiterez des astuces proposées dans cette vidéo que j’ai tourné lors de l’un de mes nombreux passages au Brésil intitulée « 10 actions à faire aujourd’hui pour booster votre productivité ». Notez que ces informations sont tirées des livres Getting Things Done (aussi connu sous le nom de S’organiser pour réussir ou simplement la méthode GTD) et Cut to the Chase de Stuart Levine 🙂:

5 conseils pour optimiser votre productivité de jeune entrepreneur :

1. Pour chaque chose que vous faites, demandez-vous « Est-ce nécessaire ? Pourquoi fais-je cela ? »
2. Essayez de déléguer – Concentrez-vous sur vos talents
3. Identifiez les 20% de clients qui vous apportent 80% des résultats
4. Augmentez vos tarifs
5. Gérer les prospecteurs téléphoniques