Excel, un outil de productivité

Cet article invité a été écrit par Michaël RACINE de comment utiliser Excel

Olivier nous parle beaucoup d’appliquer ce que nous faisons ou lisons. Il l’évoque dans son ouvrage « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études ». Il en parle d’autant plus qu’il nous pousse à l’action à chaque fois qu’il change de chapitre dans son ouvrage. Alors si vous souhaitez passer à l’action et prendre le taureau par les cornes, je peux vous proposer l’approche de Michael Masterson.

Dans « une entreprise qui cartonne », Olivier nous suggère également cette méthode. Si vous souhaitez avoir un peu plus d’éléments sur tout cela, vous connaissez le chemin.

Demandez à Olivier 😉excel un outil de productivité

La technique propose l’approche suivante. Tout ce qui est dans notre horizon actuel (« maintenant ») nous stresse et nous sommes moins productifs. En revanche, tout ce qui est au-delà de cet horizon nous « apaise » car nous savons que nous avons du temps pour effectuer la tâche.

Pour simplifier tout, nous conviendrons que :

  • La notion « au-delà de l’horizon » : la semaine prochaine
  • La notion « critique maintenant » : aujourd’hui
  • La notion « Opportunités maintenant » : la semaine actuelle

Olivier suggère de prendre deux feuilles de papier ou un fichier Word. Comme nous sommes dans l’ère du numérique, je vous propose de prendre 2 « feuilles » Excel. 😉

Je vous entends déjà dire : « Pffff, Excel ! Très peu pour moi ! ». Mais je vais vous demander quelque chose.

Lorsque vous étiez petit(e ) , avez-vous joué à la bataille navale ? Sur une feuille de papier ou sur une version électronique, le système est le même. Pour Excel, c’est pareil. Nous ciblons les endroits avec une partie en lettre et une partie en chiffre.

Si nous parlons de la cellule A2, il s’agit de la première colonne (car A est la première lettre de l’alphabet) et de la deuxième ligne (2). Comment savoir où vous êtes ? Je vous ferai voir, Excel vous aide.

Vous voyez, vous n’avez pas encore commencé que je vous dis qu’Excel va vous aider.

Passons à l’application.

Ouvrez donc un fichier vierge sous Excel.

être productif simplement

Pour savoir où vous êtes, c’est simple. En haut à gauche, Excel vous le dit : « A5 ». Autre manière de le savoir, vous avez le chiffre et la lettre sur les bords qui sont d’une autre couleur.

Et voilà, le tour est joué.

Maintenant regardez en bas à gauche, vous avez ceci :

les bases d'excel

Nous allons commencer par changer le nom de nos feuilles. Pour cela, double cliquez sur Feuil1 et remplacez par Maintenant.

Faites de même pour Feuil2 en indiquant Semaine prochaine et en remplaçant Feuil3 par Liste taches.

Vous obtenez la chose suivante :

renommer feuilles excel

La dernière feuille, également appelée onglet, nous servira à mettre toutes nos tâches dans cette partie et c’est Excel qui se débrouillera tout seul pour les classer.

Revenons sur le premier onglet « maintenant «  et écrivons que cette feuille est pour les tâches à faire maintenant.

liste de tâches avec excel

Maintenant, que nous avons créé nos trois feuilles. Il faut apprendre à Excel quelles sont les catégories des tâches. En clair, quelles sont les actions que nous pouvons attribuer à une tâche. Pour simplifier le fichier, nous déciderons qu’une tâche peut être en cours donc dans une des catégories ci-dessous :

  • Critique maintenant (nous devons la faire absolument aujourd’hui. Comme le dit Olivier, nous sommes prêts à rester tard pour terminer cette tâche).
  • Opportunité maintenant (il s’agit là, de la tâche que nous devons effectuer dans notre horizon actuel c’est-à-dire dans la semaine. C’est aussi la liste des tâches qu’il faut revoir tous les jours)
  • Au-delà de l’horizon (les tâches pour lesquelles nous avons encore du temps pour les effectuer).
Les lecteurs de cet article ont également lu :  Cut To The Chase (Allez à l'essentiel)

Ou la tâche peut être terminée.

L’avantage d’Excel est qu’il peut traiter pour nous l’organisation de ces tâches et nous permettre de gagner en productivité. Tiens, cela tombe bien puisque c’est un système d’amélioration de productivité 😉

En revanche, pour Excel :

Critique maintenant, Critique Maintenant et critique maintenant ne sont pas les mêmes idées. Quelles sont les différences entre ces 3 expressions ?

Je vous laisse un peu de temps pour réfléchir.

Maintenant que vous avez dû chercher, je vous donne la réponse.

Dans chaque expression, la majuscule au mot n’est pas mise de manière systématique. De plus, si vous remplissez chaque cellule à chaque fois, vous risquez de faire des fautes de frappes.

Nous allons donc créer une feuille paramètres pour qu’Excel puisse allez chercher à chaque fois, l’orthographe exacte.

créer une feuille de paramètres

Cliquez sur la feuille avec la flamme que j’ai entourée en rouge et changer le nom de la feuille en mettant paramètres.

créer une feuille de paramètres avec excel

Maintenant que nous avons une bonne base, nous pouvons commencer à apprendre à Excel plus de choses.

Dans l’onglet « Paramètres », apprenons donc à Excel les situations possibles pour une tâche.

système de productivité excel

Très bien ! Maintenant, nous allons sélectionner les choix possibles (de A1 à A4) et dire à Excel qu’il s’agit des choix.

Pour cela, après avoir sélectionné A1 à A4, nous allons écrire dans la zone juste au-dessous du mot presse-papiers. Cette zone s’appelle la zone de nom.

donner un nom tâche

Maintenant, nous pouvons revenir sur notre onglet « Maintenant » pour mettre les catégories relatives à « Maintenant ». Nous supposons que nous pouvons faire un maximum de 10 tâches par jour (donc « critique maintenant »).

Nous devons donc sélectionner 10 cellules comme je l’ai fait ci-dessous :

sélectionner 10 cellule excel

Et là, première astuce :

Comme nous avons indiqué à Excel les choix, nous allons lier l’endroit où nous avons déjà tapé « critique maintenant ».

En A3, nous tapons :

= puis nous allons avec la souris à l’endroit voulue. Excel remplit tout seul comme un grand le chemin à suivre.

Sympa cet Excel.

lier des choix excel

Une fois cela fait, nous pouvons valider (appuyer sur la touche « Entrée »).

Nous fusionnons toutes ces cellules pour faire un bloc.

fusionner cellules excel

Pour que cela soit plus joli, nous allons centrer et renvoyer à la ligne automatiquement.

renvoyer à la ligne et centrer avec excel

La catégorie suivante est « opportunités maintenant ».

Mettons-nous dans la cellule A13.

Appuyez sur = et déplacez-vous vers l’onglet paramètres où nous avons indiqué cela puis nous validons.

être productif grâce à excel

Oliver précise bien qu’il faut un maximum de 20 tâches dans Opportunité maintenant pour pouvoir rapidement scanner la liste.

Nous sélectionnons donc 20 lignes et fusionnons le tout.

Là, je ne vais pas vous dire comment trouver un moyen simple d’avoir les 20 lignes. Je vais vous laisser chercher un peu.

Essayez de trouver par vous-même. Je vous laisse deux minutes. Allez-y chercher vraiment !

Maintenant, je peux vous donner une solution.

sélectionner cellules excel

Durant ma sélection de cellule, regardez en haut dans la zone de nom. Vous savez, l’endroit juste au-dessous du mot « presse papiers ».

J’ai fait une capture d’écran exprès pendant ma sélection.

Vous remarquez quelque chose ?

Eh bien oui, Excel a écrit :

20L x 1C

Les lecteurs de cet article ont également lu :  La Méthode GTD - S'organiser pour réussir

Vous êtes en train de sélectionner 20 lignes et 1 colonne.

Ensuite, il faut effectuer la même manipulation qu’auparavant : fusionner et centrer, retour à la ligne automatique…

A ce moment, vous pouvez obtenir ceci :

excel-outil-de-productivite

Le é d’opportunité se retrouve au-dessous du début du mot. Pas de panique, tout est normal. Il vous suffit d’agrandir la largeur de la colonne.

Pour cela, mettez le curseur entre la colonne A et B. Votre curseur va changer de forme. En restant cliqué, vous allez voir apparaître le mot largeur à côté de votre curseur et vous allez pouvoir élargir.

changer taille colonne excel

Maintenant que nous avons créé notre tableau, il nous faut le rendre plus glamour. Nous allons y mettre des bordures pour que vous puissiez retrouver facilement les lignes si vous souhaitez imprimer ce document.

ajouter des bordures dans un tableau excel

Dans le menu en haut, à côté du S, vous avez une petite flèche qui vous ouvrira le menu ci-dessus.

Choisissez « toutes les bordures ».

Comme nous n’avons besoin que de deux colonnes, nous pouvons fusionner également le titre.

Nous obtenons la chose suivante :

liste des tâches excel

N’oubliez pas d’élargir la colonne B pour que la tâche s’écrive en entier. Nous n’avons pas besoin de faire de la mise en page particulière car Olivier nous recommande d’être concis dans la formulation. Cet outil est pour gagner en productivité alors pourquoi écrire un roman dans ce tableau 😉

Maintenant, il faut nous occuper de notre onglet « semaine prochaine » et faire de même.

liste des tâches à faire avec excel

Point important : Rappelez-vous, les mots « Au-delà de l’horizon », il faut indiquer la formule pour être certain d’avoir les mêmes lettres.

Une fois que nous avons effectué cela, il ne nous reste plus qu’à préparer l’onglet « liste des tâches » pour que l’on puisse remplir par la suite.

Indiquons le nom des deux colonnes :

  • Etat de la tâche
  • Description (de la tâche)

organisation productivité avec excel

Encore une fois, ma philosophie est la suivante : pourquoi devrais-je faire alors que l’ordinateur peut le faire à ma place ? C’est l’approche que vous retrouvez sur comment utiliser Excel

Mettons-nous sur la cellule A2 et apprenons à Excel à aller chercher tout seul les possibilités d’une tâche.

validation des données excel

Dans le menu « Données » puis « validation des données », vous avez un menu « validation des données ».

créer un menu liste

Le menu ci-dessus apparaît et vous allez choisir « Liste ».

faire-une-liste-de-tache-excel

Le menu a changé. Vous pouvez cliquer sur la petite flèche rouge dans source pour aller sélectionner la liste des traitements possibles pour une tâche dans l’onglet « Paramètres ».

Et si vous avez bien sélectionné, vous devriez avoir :

comprendre excel et se faire comprendre

Eh oui, Excel a remplacé tout le charabia bizarre par choix car nous avions appris à Excel comment cet endroit s’appelait. Vous savez dorénavant que vous pouvez appeler une zone par son nom. Comme pour une personne 😉

Vous voyez, si vous parlez correctement à votre ordinateur, il vous le rend bien !

La cellule dans laquelle nous étions, propose donc un menu déroulant maintenant.

créer un menu déroulant

Et voilà, comment on évite les erreurs de frappes.

Il suffit de copier cette cellule vide (mais avec la liste déroulante) sur le nombre de lignes que nous voulons utilisé.

Je vais prendre un exemple de 200 lignes.

Je fais donc un copier / coller dans le menu du haut en faisant attention à sélectionner les 200 cellules de la colonne A avant d’appuyer sur coller.

sélectionner 200 cellules

Excel vous aidera encore une fois pour savoir le nombre de lignes. Il vous le reportera juste à côté de votre curseur.

Finalisons ce tableau par mettre les bordures.

outil productivité excel

Nous avons un beau tableau.

Nous allons pouvoir nous attaquer (et le mot n’est pas faible) à la partie automatisation de la répartition des tâches. Vous savez, c’est Excel qui doit bosser pour reporter dans nos tableaux et pas nous !

Les lecteurs de cet article ont également lu :  GTD, Mise en pratique - 1

Excel va devoir comparer notre « Etat de la tâche » avec les tableaux pour savoir où il doit le remettre.

Pour cela, nous allons renommer aussi un ensemble de cellules comme nous l’avions fait avec le choix possible (dans nos paramètres).

Nous allons apprendre à Excel que notre colonne A est notre critère de validation. Nous sélectionnons nos 200 cellules et nous mettons « validation » dans la zone de nom (cf. ci-dessous).

tableau excel productivité

Maintenant, qu’Excel connaît le premier endroit à regarder, il doit savoir ce qu’il doit mettre en face.

Faisons la même méthode pour la colonne « Description ».

créer des taches

Vous avez peut-être vu qu’à chaque fois que je mettais un mot dans une zone particulière, je ne mets jamais d’accent. Le mot tâche a donc été écrit volontairement sans accent car c’est un automatisme que je me suis fixé pour mettre mes noms dans les formules par la suite.

Il ne nous reste plus qu’à reprendre les premiers tableaux et leur dire d’aller chercher ici.

Même si la formule sera un peu longue, je vais vous donner les grandes lignes de cette compréhension et vous verrez que nous avons gagné en clarté lorsque nous avons indiqué des noms de zone.

Voici la formule en question :

formule automatiser productivité excel

Je vais vous la traduire en Français 😉

SI je pars du début du tableau de la liste des tâches et je compte le nombre de lignes

ALORS je cherche, comme dans une bataille navale, ce qui correspond à ma cellule « critique maintenant » dans mon tableau « liste des tâches » et SI je trouve, je l’affiche

SINON je ne fais rien

En langage Excel, cela donne :

comprendre langage excel

comprendre langage excel

 comprendre langage exceleh oui, il n’y a pas grand-chose pour cette partie car nous ne faisons rien 😉

En revanche, il y a un point TRES IMPORTANT qui mettra tout à terre si vous l’oubliez.

Vous devez absolument appuyez sur 3 touches en même temps pour valider la formule. Ces 3 touches sont : CRTL + SHIFT + ENTREE.

Le résultat sous Excel sera de mettre une accolade au début et à la fin de la formule. CE QUI EST LE PLUS IMPORTANT DE TOUT. Vous aurez beau avoir très bien tapé la formule, si vous ne validez pas en faisant la bonne manipulation des 3 touches en même temps (Restez appuyé sur CTRL + SHIFT + ENTREE). La formule ne s’exécutera pas correctement.

problème formule excel

A la fin, vous devez donc avoir la formule suivante :

{=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$13);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$13;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)));"")}

Il ne vous reste plus qu’à copier coller cette formule sur le tableau en faisant attention à bien comparer avec la cellule « opportunité maintenant » pour le bas du tableau.

copier coller formule productivité excel

La formule en B13 doit être :

{=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$13);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$13;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)));"")}

Vous faites pareil sur l’onglet « semaine prochaine » et le tour est joué.

La formule en B3 pour l’onglet « Semaine prochaine » est donc :

{=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$3);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$3;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)));"")}

Votre tableau général :

etre productif avec excel

Ce tableau se répartira tout seul dans vos priorités pour que vous puissiez vous tranquilliser l’esprit. Olivier le dit : « c’est rafraîchissant de savoir que tout ce qui est important se trouve dans cette liste ».

Comment utiliser Excel vous propose des articles sur ces facilités que proposent Excel afin que ce soit lui qui travaille et pas vous. Mettez-le à contribution.

Michaël RACINE de Comment utiliser Excel

Partager sur facebook
Partager sur twitter
Partager sur linkedin

13 Commentaires pour :

Excel, un outil de productivité

  • Madmarsu

    28 Juin 2017 à 17:22

    Pour des gens qui n’ont jamais osé lancer Excel, bravo, je pense que c’est assez clair.
    Donc si ton site ’’Comment utiliser Excel’’ sera du même acabit, mesdames et messieurs n’hésitez pas à aller vous inscrire à sa newsletter !

    J’aurais juste ajouté un onglet ’’J’ai fait tout cela’’ qui récupère toutes les tâches à l’état Terminé. Mais celles et ceux qui auront suivi et compris l’exercice ci-dessus devraient, maintenant, en être capables par soi-même !
    Pourquoi ajouter cet onglet ? Parce que c’est bénéfique de temps en temps de regarder dans le rétroviseur, si c’est pour voir la route parcourue. Et se rendre compte que petit à petit, on a avancé ! 🙂

    Bonne continuation, moi je retourne à mes TCD 😉
    M.

    Répondre



    • Michael

      29 Juin 2017 à 20:49

      Bonsoir Madmarsu,
      Je te remercie pour ce commentaire. Mon approche est vraiment de parler simplement pour que tout le monde puisse enfin comprendre Excel. Il est beaucoup plus simple qu’il n’y paraît ^^
      J’avais pensé à une version avec cette onglet mais l’article était déjà long et je ne voulais pas perdre le lecteur. ^^

      Merci.

      Michael (auteur de cet article)

      Répondre



      • Jean

        1 Juil 2017 à 09:51

        J’ai construit l’exemple, mais cela ne fonctionne pas malgré ma recherche des causes d’erreur.
        J’ai envoyé un courriel avec mon fichier et mes notes.
        J’attends un retour.
        Merci.

        Répondre



        • Jean

          2 Juil 2017 à 11:30

          Mail ne part pas. Le voici.
          Bonjour Michaël,
          Dans votre chronique invitée (ci-dessous) chez Olivier Rolland, vous avez proposé de créer sur Excel un outil de suivi des tâches que je vous joins après création par mes soins.

          J’observe que :
          – j’ai corrigé la ligne en rouge dans votre texte où votre référence à A13 est à remplacer par A3.
          – malgré cette modification, cela ne fonctionne pas.
          Lorsque je fais la manipulation CTRL+SHIFT+ENTER, une fenêtre s’ouvre qui me demande où trouver ’taches’ : visiblement la formule ne fonctionne pas.

          J’ai passé beaucoup de temps pour obtenir un résultat et suis très déçu de voir que mes efforts ne sont pas récompensés.

          Merci d’avance pour votre réponse.
          A bientôt,

          Jean Schielé
          ————————————-
          A la fin, vous devez donc avoir la formule suivante :
          {=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$13);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$13;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)));"")}
          Il ne vous reste plus qu’à copier coller cette formule sur le tableau en faisant attention à bien comparer avec la cellule « opportunité maintenant » pour le bas du tableau.

          ———————–
          J'ai le fichier Excel à votre disposition : comment vous le transmettre ?

          Répondre



          • Michael

            4 Juil 2017 à 22:05

            Voici le mail que je viens de vous envoyer :
            Bonjour Jean,

            Je vous remercie pour votre retour sur l’article invité (Olivier Roland)

            Afin de vous aider, vous trouverez ci-joint mon fichier exemple terminé. Vous pourrez ainsi l’utiliser directement.

            Si vous souhaitez de l’aide spécifique, je vous encourage vivement à vous inscrire à la newsletter de mon blog ce qui vous permettra d’avoir des conseils régulièrement et vous pourrez proposer la création d’un article à l’image de celui qui a été créé pour Olivier en tant que que lecteur privilégié.

            Bien à vous,

            Michaël.



    • Lydia

      29 Juin 2017 à 22:02

      Bonsoir Michael,

      Très bon article qui plaira aux débutants, car c’est un vrai pas-à-pas.
      J’y ai même appris quelque chose alors que je fais de la programmation Excel (entre autres) depuis quelques années : les accolades. C’est dommage de ne pas avoir indiqué qu’il s’agit de formules matricielles, mais ça permet d’aller découvrir de quoi il s’agit 🙂

      Répondre



      • Michael

        30 Juin 2017 à 20:41

        Bonsoir Lydia,

        Je vous remercie pour ce retour. Comme vous avez pu le remarquer, j’essaie de simplifier au maximum même pour les articles de mon site. Si j’avais indiqué “formule matricielle”, il aurait fallu en dire plus.

        il va peut-être falloir que j’envisage de faire des articles pour différents niveaux sur mon site alors ^^

        Michael

        Répondre



        • Benoit

          10 Août 2017 à 14:25

          Bonjour,

          Personnellement il m’indique que taches n’existe pas je suis sur Excel 2016 ? Avez vous une solution ?

          Merci

          Répondre



      • Jean

        5 Juil 2017 à 21:56

        Bonjour,
        Merci pour cet outil qui, avec votre aide, et moulte copier/collet depuis votre article fonctionne très bien pour moi.
        C’est un excellent complément aux bonnes recommandations d’Olivier qui manquent d’outils pratiques : excel est plus adapté que word ou le papier pour la gestion des tâches.

        Répondre



        • Jean

          5 Juil 2017 à 22:03

          Bonjour Michaël,
          En publiant mon commentaire, je m’aperçois que le rendu de l’apostrophe (sous le 4) lorsque je l’utilise depuis mon Mac pour écrire un commentaire, n’apparait pas à l’identique sur le commentaire publié :
          ” C’est ”
          Reste à voir pourquoi un ‘ sur Mac ne donne pas le même signe sur excel dans une formule et dans le commentaire publié.
          Encore merci.
          Je me suis abonné à votre newsletter.
          A bientôt.
          Jean

          Répondre



          • Alexandre

            7 Juil 2017 à 22:37

            Bonjour,

            N’ayant pas excel, j’ai voulu essayer avec Open Office Calc… Et ça marché plûtot bien jusqu’à cette fameuse formule suupppppper longue, du coup j’ai “abandonné” l’idée de le faire Open office.

            Je ne sais pas si c’est possible, je pense que si quand même, mais aurais-tu une idée d’où trouvez une piste pour le faire ? Ou alors je dois me résigner à utiliser excel du coup ? 🙂

            Répondre



            • Shabaz

              25 Juil 2017 à 02:49

              Bonjour,

              Belle idée et bonnes explications.
              Mais comme beaucoup probablement la formule ne fonctionne pas.

              Répondre



              • Benoit

                10 Août 2017 à 14:11

                Bonjour,

                Je trouve l’article très intéressant et me suis inscris sur le blog. En revanche la partie formule est trop compliquée et je ne parviens pas à la faire fonctionner. C’est dommage mais je pense qu’il faudrait rajouter d’autres étapes car passer d’élargir une cellule à une formule de ce type ce n’est pas simple. Dommage j’aurais aimé faire fonctionner ce tableau.

                Répondre









                Les commentaires postés avec une adresse email non valide ne seront pas publiés

                Bienvenue sur mon blog spécialisé dans des livres rares, des livres exigeants qui ont tous une énorme qualité : ils peuvent vous faire changer de vie. Ces livres ont fait l’objet d’une sélection rigoureuse, je les ai tous lus et choisis parmi des centaines d’autres.