Excel, un outil de productivité

Cet article invité a été écrit par Michaël RACINE de comment utiliser Excel

Olivier nous parle beaucoup d’appliquer ce que nous faisons ou lisons. Il l’évoque dans son ouvrage « Tout le monde n’a pas eu la chance de rater ses études ». Il en parle d’autant plus qu’il nous pousse à l’action à chaque fois qu’il change de chapitre dans son ouvrage. Alors si vous souhaitez passer à l’action et prendre le taureau par les cornes, je peux vous proposer l’approche de Michael Masterson.

Dans « une entreprise qui cartonne », Olivier nous suggère également cette méthode. Si vous souhaitez avoir un peu plus d’éléments sur tout cela, vous connaissez le chemin.

Demandez à Olivier 😉

La technique propose l’approche suivante. Tout ce qui est dans notre horizon actuel (« maintenant ») nous stresse et nous sommes moins productifs. En revanche, tout ce qui est au-delà de cet horizon nous « apaise » car nous savons que nous avons du temps pour effectuer la tâche.

Pour simplifier tout, nous conviendrons que :

• La semaine prochaine : la notion « au-delà de l’horizon »
• Aujourd’hui : la notion « critique maintenant »
• La semaine actuelle : la notion « Opportunités maintenant »

Olivier suggère de prendre deux feuilles de papier ou un fichier Word. Comme nous sommes dans l’ère du numérique, je vous propose de prendre 2 « feuilles » Excel. 😉

Je vous entends déjà dire : « Pffff, Excel ! Très peu pour moi ! ». Mais je vais vous demander quelque chose.

Lorsque vous étiez petit(e ) , avez-vous joué à la bataille navale ? Sur une feuille de papier ou sur une version électronique, le système est le même. Pour Excel, c’est pareil. Nous ciblons les endroits avec une partie en lettre et une partie en chiffre.

Si nous parlons de la cellule A2, il s’agit de la première colonne (car A est la première lettre de l’alphabet) et de la deuxième ligne (2). Comment savoir où vous êtes ? Je vous ferai voir, Excel vous aide.

Vous voyez, vous n’avez pas encore commencé que je vous dis qu’Excel va vous aider.

Passons à l’application.

Ouvrez donc un fichier vierge sous Excel.

Pour savoir où vous êtes, c’est simple. En haut à gauche, Excel vous le dit : « A5 ». Autre manière de le savoir, vous avez le chiffre et la lettre sur les bords qui sont d’une autre couleur.

Et voilà, le tour est joué.

Maintenant regardez en bas à gauche, vous avez ceci :

Nous allons commencer par changer le nom de nos feuilles. Pour cela, double cliquez sur Feuil1 et remplacez par Maintenant.

Faites de même pour Feuil2 en indiquant Semaine prochaine et en remplaçant Feuil3 par Liste taches.

Vous obtenez la chose suivante :

La dernière feuille, également appelée onglet, nous servira à mettre toutes nos tâches dans cette partie et c’est Excel qui se débrouillera tout seul pour les classer.

Revenons sur le premier onglet « maintenant «  et écrivons que cette feuille est pour les tâches à faire maintenant.

Maintenant, que nous avons créé nos trois feuilles. Il faut apprendre à Excel quelles sont les catégories des tâches. En clair, quelles sont les actions que nous pouvons attribuer à une tâche. Pour simplifier le fichier, nous déciderons qu’une tâche peut être en cours donc dans une des catégories ci-dessous :

• Critique maintenant (nous devons la faire absolument aujourd’hui. Comme le dit Olivier, nous sommes prêts à rester tard pour terminer cette tâche).
• Opportunité maintenant (il s’agit là, de la tâche que nous devons effectuer dans notre horizon actuel c’est-à-dire dans la semaine. C’est aussi la liste des tâches qu’il faut revoir tous les jours)
• Au-delà de l’horizon (les tâches pour lesquelles nous avons encore du temps pour les effectuer).

Ou la tâche peut être terminée.

L’avantage d’Excel est qu’il peut traiter pour nous l’organisation de ces tâches et nous permettre de gagner en productivité. Tiens, cela tombe bien puisque c’est un système d’amélioration de productivité 😉

En revanche, pour Excel :

Critique maintenant, Critique Maintenant et critique maintenant ne sont pas les mêmes idées. Quelles sont les différences entre ces 3 expressions ?

Je vous laisse un peu de temps pour réfléchir.

Maintenant que vous avez dû chercher, je vous donne la réponse.

Dans chaque expression, la majuscule au mot n’est pas mise de manière systématique. De plus, si vous remplissez chaque cellule à chaque fois, vous risquez de faire des fautes de frappes.

Nous allons donc créer une feuille paramètres pour qu’Excel puisse allez chercher à chaque fois, l’orthographe exacte.

Cliquez sur la feuille avec la flamme que j’ai entourée en rouge et changer le nom de la feuille en mettant paramètres.

Maintenant que nous avons une bonne base, nous pouvons commencer à apprendre à Excel plus de choses.

Dans l’onglet « Paramètres », apprenons donc à Excel les situations possibles pour une tâche.

Très bien ! Maintenant, nous allons sélectionner les choix possibles (de A1 à A4) et dire à Excel qu’il s’agit des choix.

Pour cela, après avoir sélectionné A1 à A4, nous allons écrire dans la zone juste au-dessous du mot presse-papiers. Cette zone s’appelle la zone de nom.

Maintenant, nous pouvons revenir sur notre onglet « Maintenant » pour mettre les catégories relatives à « Maintenant ». Nous supposons que nous pouvons faire un maximum de 10 tâches par jour (donc « critique maintenant »).

Nous devons donc sélectionner 10 cellules comme je l’ai fait ci-dessous :

Et là, première astuce :

Comme nous avons indiqué à Excel les choix, nous allons lier l’endroit où nous avons déjà tapé « critique maintenant ».

En A3, nous tapons :

= puis nous allons avec la souris à l’endroit voulue. Excel remplit tout seul comme un grand le chemin à suivre.

Sympa cet Excel.

Une fois cela fait, nous pouvons valider (appuyer sur la touche « Entrée »).

Nous fusionnons toutes ces cellules pour faire un bloc.

Pour que cela soit plus joli, nous allons centrer et renvoyer à la ligne automatiquement.

La catégorie suivante est « opportunités maintenant ».

Mettons-nous dans la cellule A13.

Appuyez sur = et déplacez-vous vers l’onglet paramètres où nous avons indiqué cela puis nous validons.

Oliver précise bien qu’il faut un maximum de 20 tâches dans Opportunité maintenant pour pouvoir rapidement scanner la liste.

Nous sélectionnons donc 20 lignes et fusionnons le tout.

Là, je ne vais pas vous dire comment trouver un moyen simple d’avoir les 20 lignes. Je vais vous laisser chercher un peu.

Essayez de trouver par vous-même. Je vous laisse deux minutes. Allez-y chercher vraiment !

Maintenant, je peux vous donner une solution.

Durant ma sélection de cellule, regardez en haut dans la zone de nom. Vous savez, l’endroit juste au-dessous du mot « presse papiers ».

J’ai fait une capture d’écran exprès pendant ma sélection.

Vous remarquez quelque chose ?

Eh bien oui, Excel a écrit :

20L x 1C

Vous êtes en train de sélectionner 20 lignes et 1 colonne.

Ensuite, il faut effectuer la même manipulation qu’auparavant : fusionner et centrer, retour à la ligne automatique…

A ce moment, vous pouvez obtenir ceci :

Le é d’opportunité se retrouve au-dessous du début du mot. Pas de panique, tout est normal. Il vous suffit d’agrandir la largeur de la colonne.

Pour cela, mettez le curseur entre la colonne A et B. Votre curseur va changer de forme. En restant cliqué, vous allez voir apparaître le mot largeur à côté de votre curseur et vous allez pouvoir élargir.

Maintenant que nous avons créé notre tableau, il nous faut le rendre plus glamour. Nous allons y mettre des bordures pour que vous puissiez retrouver facilement les lignes si vous souhaitez imprimer ce document.

Dans le menu en haut, à côté du S, vous avez une petite flèche qui vous ouvrira le menu ci-dessus.

Choisissez « toutes les bordures ».

Comme nous n’avons besoin que de deux colonnes, nous pouvons fusionner également le titre.

Nous obtenons la chose suivante :

N’oubliez pas d’élargir la colonne B pour que la tâche s’écrive en entier. Nous n’avons pas besoin de faire de la mise en page particulière car Olivier nous recommande d’être concis dans la formulation. Cet outil est pour gagner en productivité alors pourquoi écrire un roman dans ce tableau 😉

Maintenant, il faut nous occuper de notre onglet « semaine prochaine » et faire de même.

Point important : Rappelez-vous, les mots « Au-delà de l’horizon », il faut indiquer la formule pour être certain d’avoir les mêmes lettres.

Une fois que nous avons effectué cela, il ne nous reste plus qu’à préparer l’onglet « liste des tâches » pour que l’on puisse remplir par la suite.

Indiquons le nom des deux colonnes :

• Etat de la tâche
• Description (de la tâche)

Encore une fois, ma philosophie est la suivante : pourquoi devrais-je faire alors que l’ordinateur peut le faire à ma place ? C’est l’approche que vous retrouvez sur comment utiliser Excel

Mettons-nous sur la cellule A2 et apprenons à Excel à aller chercher tout seul les possibilités d’une tâche.

Dans le menu « Données » puis « validation des données », vous avez un menu « validation des données ».

Le menu ci-dessus apparaît et vous allez choisir « Liste ».

Le menu a changé. Vous pouvez cliquer sur la petite flèche rouge dans source pour aller sélectionner la liste des traitements possibles pour une tâche dans l’onglet « Paramètres ».

Et si vous avez bien sélectionné, vous devriez avoir :

Eh oui, Excel a remplacé tout le charabia bizarre par choix car nous avions appris à Excel comment cet endroit s’appelait. Vous savez dorénavant que vous pouvez appeler une zone par son nom. Comme pour une personne 😉

Vous voyez, si vous parlez correctement à votre ordinateur, il vous le rend bien !

La cellule dans laquelle nous étions, propose donc un menu déroulant maintenant.

Et voilà, comment on évite les erreurs de frappes.

Il suffit de copier cette cellule vide (mais avec la liste déroulante) sur le nombre de lignes que nous voulons utilisé.

Je vais prendre un exemple de 200 lignes.

Je fais donc un copier / coller dans le menu du haut en faisant attention à sélectionner les 200 cellules de la colonne A avant d’appuyer sur coller.

Excel vous aidera encore une fois pour savoir le nombre de lignes. Il vous le reportera juste à côté de votre curseur.

Finalisons ce tableau Excel par mettre les bordures.

Nous avons un beau tableau.

Nous allons pouvoir nous attaquer (et le mot n’est pas faible) à la partie automatisation de la répartition des tâches. Vous savez, c’est Excel qui doit bosser pour reporter dans nos tableaux et pas nous !

Excel va devoir comparer notre « Etat de la tâche » avec les tableaux pour savoir où il doit le remettre.

Pour cela, nous allons renommer aussi un ensemble de cellules comme nous l’avions fait avec le choix possible (dans nos paramètres).

Nous allons apprendre à Excel que notre colonne A est notre critère de validation. Nous sélectionnons nos 200 cellules et nous mettons « validation » dans la zone de nom (cf. ci-dessous).

Maintenant, qu’Excel connaît le premier endroit à regarder, il doit savoir ce qu’il doit mettre en face.

Faisons la même méthode pour la colonne « Description ».

Vous avez peut-être vu qu’à chaque fois que je mettais un mot dans une zone particulière, je ne mets jamais d’accent. Le mot tâche a donc été écrit volontairement sans accent car c’est un automatisme que je me suis fixé pour mettre mes noms dans les formules par la suite.

Il ne nous reste plus qu’à reprendre les premiers tableaux et leur dire d’aller chercher ici.

Même si la formule sera un peu longue, je vais vous donner les grandes lignes de cette compréhension et vous verrez que nous avons gagné en clarté lorsque nous avons indiqué des noms de zone.

Voici la formule Excel en question :

Je vais vous la traduire en Français 😉

SI je pars du début du tableau de la liste des tâches et je compte le nombre de lignes

ALORS je cherche, comme dans une bataille navale, ce qui correspond à ma cellule « critique maintenant » dans mon tableau « liste des tâches » et SI je trouve, je l’affiche

SINON je ne fais rien

En langage Excel, cela donne :

eh oui, il n’y a pas grand-chose pour cette partie car nous ne faisons rien 😉

En revanche, il y a un point TRES IMPORTANT qui mettra tout à terre si vous l’oubliez.

Vous devez absolument appuyez sur 3 touches en même temps pour valider la formule. Ces 3 touches sont : CRTL + SHIFT + ENTREE.

Le résultat sous Excel sera de mettre une accolade au début et à la fin de la formule. CE QUI EST LE PLUS IMPORTANT DE TOUT. Vous aurez beau avoir très bien tapé la formule, si vous ne validez pas en faisant la bonne manipulation des 3 touches en même temps (Restez appuyé sur CTRL + SHIFT + ENTREE). La formule ne s’exécutera pas correctement.

A la fin, vous devez donc avoir la formule suivante :

{=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$13);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$13;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1))); » »)}

Il ne vous reste plus qu’à copier coller cette formule sur le tableau en faisant attention à bien comparer avec la cellule « opportunité maintenant » pour le bas du tableau.

La formule en B13 doit être :

{=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$13);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$13;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1))); » »)}

Vous faites pareil sur l’onglet « semaine prochaine » et le tour est joué.

La formule en B3 pour l’onglet « Semaine prochaine » est donc :

{=SI(LIGNES(‘Liste taches’!$1:1)<=NB.SI(‘Liste taches’!$A$2:$B$200;$A$3);INDEX(taches;PETITE.VALEUR(SI(validation=$A$3;EQUIV(taches;taches;0));LIGNES(‘Liste taches’!$1:1))); » »)}

Votre tableau général Excel :

Ce tableau se répartira tout seul dans vos priorités pour que vous puissiez vous tranquilliser l’esprit. Olivier le dit : « c’est rafraîchissant de savoir que tout ce qui est important se trouve dans cette liste ».

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Michaël RACINE de Comment utiliser Excel