Organisez vos données personnelles

Organisez vos données personnelles

Phrase-résumée de « Organisez vos données personnelles : L’essentiel du Personal Knowledge Management » : Le Personal Knowledge Management (PKM), ou gestion des données personnelles, représente une méthode efficace pour contrôler, organiser et stocker nos données, personnelles et privées, et lutter ainsi contre l’infobésité.

Par Xavier Delengaigne, Pierre Mongin et Christophe Deschamps, 2011, 247 pages.

Note : Cette chronique est une chronique invitée écrite par Nadège Delalieu du blog Conseils-infodoc.

Chronique et résumé de « Organisez vos données personnelles : L’essentiel du Personal Knowledge Management »

Introduction

Les Technologies de l’information et de la communication (TIC) font partie de notre quotidien même s’il n’est pas toujours évident de jongler avec les ordinateurs, téléphones portables, iPad et autres tablettes, Internet, les e-mails et réseaux sociaux !

Pédagogiquement et professionnellement, nous sommes face à une multitude d’informations issues de nombreux canaux. D’où l’importance de maîtriser l’information. Le bagage de connaissances et de savoir-faire nécessaires pour s’adapter s’acquiert grâce à ces nouvelles technologies et aux méthodologies pour « apprendre à apprendre ».

Au XXIe siècle, nous devons faire face à six problématiques :

  • La surinformation nécessite d’apprendre à traiter les données, les prioriser et les organiser pour les transformer en connaissances.
  • La fragmentation du savoir (multisource et morcelé) requiert de savoir faire des connexions entre nos connaissances actuelles et celles à acquérir.
  • L’incertitude provient de l’accroissement exponentiel du savoir et demande d’être capable de rechercher et d’évaluer l’information trouvée.
  • Les changements rapides de la société conduisent à être proactif, se doter d’outils intellectuels pour planifier, contrôler et anticiper.
  • Appréhender les dilemmes complexes représente une capacité cognitive primordiale réclamant organisation, cartographie, structure et analyse.
  • La compétitivité mondiale entraîne à développer des produits et services intellectuels pour garder une certaine avance par rapport à la concurrence.

Les personnes nées avant la révolution technologique s’adaptent comme elles peuvent à ces nouvelles technologies. Celles nées avec l’avènement d’internet, multitâches, souffrant d’un déficit d’attention et pas forcément douées pour les relations interpersonnelles, rencontrent des difficultés à maîtriser réellement l’information.

La révolution numérique est en marche, mais de nombreuses entreprises tardent à introduire professionnellement les outils 2.0. Elles doivent cependant relever le défi d’une organisation toujours plus numérique avec un personnel d’âge et de savoirs divers. Pour ce faire, le Personal Knowmedge Management (PKM) représente un véritable enjeu tant pour les organisations que pour les individus. Cette notion floue peut se définir comme la capacité d’apprendre continuellement, de s’adapter et de gérer ses connaissances pour réussir sa vie personnelle et professionnelle.

Ce livre en deux parties propose de devenir un maître de l’univers informationnel et d’organiser son propre système d’information personnel.

Partie 1 : Devenez un maître de l’univers informationnel avec le PKM

Chapitre 1 : la naissance du Personal Knowmedge Management (PKM)

Avec le Web 2.0, nous produisons du contenu en permanence : blog ou site, commentaires, avis, conversations via les réseaux sociaux, publications de photos et/ou vidéos, partage de documents numériques ou d’informations. L’ouverture de l’accès aux informations scientifiques et techniques a mis à la portée de tous de nombreux contenus de référence. À cette surcharge informationnelle, s’ajoutent les logiciels et services en ligne, toujours plus nombreux, nécessitant d’être en veille permanente pour savoir ceux qui nous sont utiles et d’avoir du temps pour les comparer avant de choisir le meilleur. Enfin, les réseaux sociaux multiplient de façon exponentielle nos contacts.

Les bouleversements économiques ont des impacts individuels. La dérégulation de l’économie a fait exploser le système paternaliste qui permettait à un salarié de réaliser toute sa carrière dans la même entreprise. Désormais, chacun ne peut compter que sur lui-même pour rester en situation d’employabilité. Les « travailleurs du savoir », selon l’expression inventée par le théoricien américain du management Peter Drucker dans les années 60, se distinguent par le fait de se considérer comme associés plutôt qu’employés, les travaux non qualifiés effectués, la mise en pratique de leurs connaissances formelles, leur appartenance à la branche de connaissances de leur spécialité plutôt qu’à leur organisation, leur volonté de rester à la pointe de ce qui se fait.

Qu’est-ce que l’infobésité ?

L’infobésité ou surinformation se détecte grâce à quatre symptômes :

  • L’obtention de plus d’informations pertinentes que celles que l’on peut assimiler
  • La réception de nombreuses informations non sollicitées, notamment des e-mails
  • L’impossibilité de suivre la fréquence élevée de réception des informations
  • La difficulté à déterminer la valeur de chaque information

Il en découle des effets néfastes tels que le fait de devenir multitâche, le manque d’attention et le stress lié à la pression de l’infobésité.

Il existe six stratégies pour lutter contre la surabondance d’information : arrêter de chercher l’information, ne retenir que les premiers résultats obtenus (lors d’une recherche internet par exemple), reporter le travail de traitement de l’information, fuir, généraliser à partir d’informations minimales.

Le Personal Knowledge Management

Essentielle, la gestion de notre information ne suffit pas à gérer l’ensemble de notre vie. Le Personal Knowledge Management, discipline vieille de dix ans, s’appuie notamment sur les travaux de Peter Senge, professeur de management à l’université américaine de Harvard, qui prône la maîtrise personnelle comme moyen de clarification permanente de ce qui est important à long terme et l’évaluation de la situation du moment le plus réalistement possible.

Parmi les nombreuses définitions du PKM, celle du journaliste, chercheur et consultant américain Steve Barth a posé ses bases théoriques : « le PKM met en jeu un ensemble de techniques et d’outils relativement simples et peu coûteux que chacun peut utiliser pour acquérir, créer et partager la connaissance, étendre son réseau personnel et collaborer avec ses collègues sans avoir à compter sur les ressources techniques ou financières de son employeur. » Il synthétise en une formule : « le PKM, c’est prendre la responsabilité de ce que vous connaissez, qui vous connaissez et de ce qu’ils connaissent. »

Cela signifie qu’il faut savoir :

  • Gérer nos données et informations en les classant de manière à les retrouver facilement
  • Affiner nos besoins en informations continuellement pour développer de nouvelles compétences et être dans une dynamique d’apprentissage constant
  • Gérer son réseau relationnel pour entretenir son capital social, savoir qui sait quoi et donc qui peut m’aider
  • Gérer son temps

La mise en place d’un système de PKM doit permettre de mieux piloter sa vie et de garder le cap sur ses objectifs à long terme dans un univers mouvant et surabondant en informations. Le modèle TIICC, élaboré par Christophe Deschamps, consultant et formateur, décrit cinq éléments à garder à l’esprit pour réaliser ses objectifs personnels et professionnels : son Temps, son Identité numérique, ses Informations, son Capital social, ses Compétences.

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Chapitre 2 : collecter les données

La lecture sur support numérique a pour spécificités d’être plus lente que sur papier, réalisée en diagonale (zapping) et en partie seulement (25 % du texte est lu et seulement 22 % des internautes lisent le texte sous la ligne de flottaison).

Des outils permettent de se repérer dans le texte : la souris facilite le balayage, la fonction « en cache » de Google permet de surligner les termes de la requête dans la page de résultats, la fonction « rechercher » des navigateurs de retrouver le mot souhaité dans une page web…

Pour lutter contre la navigation de lien hypertexte en lien hypertexte qui nous conduit souvent loin de la recherche initiale, se donner une limite de temps pour une recherche sur le web peut s’avérer utile.

Automatiser sa collecte d’informations

Le fil RSS permet de recevoir les nouvelles informations directement sans avoir à consulter chaque jour un site. Il suffit de s’abonner et de lire les flux dans un lecteur en ligne ou installé sur l’ordinateur.

Il présente toutefois des limites :

  • Les flux RSS contiennent seulement les informations autorisées par l’auteur du site. Une surveillance plus pointue nécessite d’utiliser un agent de surveillance.
  • Certains sites ne proposent pas de fil, mais des outils (tels UpdateScanner ou Website Watcher) permettent de les suivre quand même.

Bien mener une recherche sur le web

La recherche d’information sur internet nécessite un travail préparatoire :

  • Définir le périmètre de sa recherche en répondant aux questions : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? Combien ?
  • Traduire les résultats en mots-clés pour la recherche
  • Rechercher l’information sur les moteurs, métamoteurs et annuaires, en utilisant les opérateurs booléens (symboles de l’algèbre de Boole permettant de combiner plusieurs éléments d’une recherche tels que les mots-clés, les noms d’auteurs… afin de l’affiner) et des stratégies de recherche (cibler les titres, trouver des pages-ressources, des pages similaires et des liens pointant vers une adresse déjà connue).

Qu’est-ce que le social bookmarking ?

Le social bookmarking (partage de signets) permet d’enregistrer des liens vers des pages que l’on trouve intéressantes. Il existe aujourd’hui une dizaine de services permettant d’organiser ses favoris en annuaire. Ils peuvent être utilisés pour effectuer une veille, partager l’information avec un groupe de personnes en mode public ou privé, se constituer une base de données de personnes ou d’évènements…

Prendre des notes

Plusieurs méthodes de prise de notes électroniques existent, du linéaire au graphique : le plugin pour navigateur (Scrapbook), le site de partage de signets (Diigo), le service en ligne dédié (Evernote)…

Chapitre 3 : organiser l’information

Ranger son bureau

Appliquer quelques règles permet d’organiser son espace de travail :

  • Le principe de proximité (le plus proche = le plus utilisé)
  • Utiliser des bannettes par fonction (à faire, en attente, à classer)
  • Appliquer la méthode GTD de David Allen (Getting Things Done, cf. les 6 principes expliqués au chapitre 8)
  • Ne pas toucher un document plus de trois fois dans une journée
  • Ranger au fur et à mesure
  • Numériser ses documents
  • Ajouter une date de péremption aux documents papier et numériques

Optimiser le rangement de son ordinateur

Pour ne pas se laisser déborder par la masse des informations et documents accumulés, il convient de :

  • Ranger ses fichiers dans un dossier racine, organiser l’arborescence (par rôle, de façon fonctionnelle et chronologique) et limiter sa profondeur à quatre niveaux. On peut en plus taguer ses dossiers ou les identifier par une couleur.
  • Ranger le bureau de l’ordinateur en limitant le nombre d’icônes et en organisant l’espace de travail par zones (raccourcis vers logiciels, dossiers en cours…).
  • Bien nommer ses fichiers (date_sujet.extension ou initiales_ date_sujet.extension), identifier leur importance par un à trois sigles (par exemple @)
  • Lutter contre son instinct de conservation en jetant à la corbeille les fichiers inutiles
  • Utiliser les moteurs de recherche desktop pour retrouver ses fichiers

Gérer sa messagerie

Il existe des chartes de bon usage de la messagerie, notamment celle de l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (ORSE) en 16 recommandations. Mais on peut aussi traiter le problème par des règles simples :

  • Se demander si l’e-mail est le meilleur outil de contact
  • Diminuer le nombre d’e-mails envoyés pour diminuer le nombre de ceux que l’on reçoit (proportionnel)
  • Se désabonner des newsletters et listes de diffusion qu’on ne lit pas
  • Ne pas abuser des pièces jointes
  • S’interroger sur la pertinence des destinataires avant l’envoi
  • Vérifier la bonne réception de ses messages par les accusés de réception ou de lecture
  • Activer le gestionnaire d’absence
  • Ne consulter sa boîte mail qu’une à deux fois par jour (très chronophage)
  • Désactiver les alertes
  • Ne pas répondre aux mails immédiatement, mais le faire dans les 48 h au maximum
  • Trier ses mails dans des dossiers sur l’ordinateur ou au sein de la messagerie
  • Créer des règles de gestion des messages dans la messagerie
  • Sécuriser sa messagerie en faisant des sauvegardes automatiques des mails
  • Pour lutter contre le spam, utiliser des logiciels antispam, des mails jetables pour s’inscrire sur les sites en exigeant un et créer différentes adresses (dont une de délestage).
  • Lutter contre les virus grâce à un logiciel et en se méfiant des messages provenant d’inconnus ou contenant des fichiers exécutables
  • Sécuriser l’accès à sa messagerie en activant le mot de passe de la messagerie et celui de l’écran de veille

Taguer ses documents numériques

Le classement des fichiers numériques dans une arborescence hiérarchique de dossiers s’avère souvent inadéquat avec internet. Le tag ou mot-clé permet de catégoriser l’information. Pour choisir les bons tags, mieux vaut : faire attention à l’orthographe de mot pour ne pas polluer son organisation, aux mots composés parfois mal reconnus, proscrire les majuscules, mettre plusieurs tags pour faciliter la recherche ultérieure, adopter une attitude collective. Le choix peut se faire selon un projet, une thématique, une tâche…

Gérer ses flux RSS

Pour ne pas se laisser déborder par le nombre d’abonnements exponentiel, il faut se désinscrire systématiquement des sites que l’on ne trouve plus intéressants ou qui ne correspondent pas à nos recherches, utiliser des filtres pour recevoir que les articles sur un thème, classer les articles par pertinence, choisir l’affichage par titre uniquement, regrouper les flux par catégorie, se limiter à une consultation par jour (en fin de journée) de son lecteur de flux RSS, sauvegarder ses flux.

Chapitre 4 : évaluer l’information

Le faible coût de production de l’information sur internet engendre une course des particuliers et entreprises pour occuper le terrain et une augmentation exponentielle des contenus non vérifiés, avec comme conséquences : la surabondance d’informations, la contamination, la désinformation, la médiocrité de l’information et l’invasion publicitaire.

Pour vérifier la source, il suffit d’utiliser le questionnement journalistique QQOCCP :

  • Qui ? Renvoie à l’auteur de l’information, au public concerné et aux pages pointant sur le site. Il convient de vérifier si l’on peut identifier l’auteur, le contacter, se fier à lui.
  • Quoi ? Permet de déterminer l’objet du site et de la page consultée.
  • Où ? Interroge la source géographique de l’information et l’hébergeur.
  • Quand ? Pour connaître la date de création du site et de l’article.
  • Comment ? S’intéresse à la qualité du langage, la présentation, les fautes.
  • Combien ? Concerne l’influence du site.
  • Pourquoi ? Permet de déterminer le but de l’auteur.
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Il existe des outils internet ou des astuces pour répondre à chacune de ces questions.

Chapitre 5 : présenter l’information

Ce chapitre décrit quelques règles de présentation de l’information :

  • Pour optimiser la rédaction des e-mails : rester courtois, supprimer les informations inutiles des messages précédents, rédiger des phrases courtes, renseigner soigneusement l’objet du mail, le rendre plus lisible par l’emploi d’une police adaptée, d’espace et par la correction des fautes d’orthographe, envoyer des pièces jointes au bon format et en les signalant dans le corps du message, ne pas oublier de signer.
  • Pour améliorer ses présentations informatiques : s’adapter à son public en se posant les bonnes questions (Qu’est-ce qu’on présente ? À qui ? Pourquoi ?), choisir un logiciel adapté (PowerPoint, présentation Word, carte heuristique), choisir un canal de diffusion (Slideshare, Issuu, Calameo).
  • Pour communiquer efficacement : utiliser la rédaction structurée (ensemble de méthodes pour organiser l’information sur un support) permet d’analyser et de recomposer l’information, l’organiser, la hiérarchiser, la trier, uniformiser les documents.
  • Pour écrire pour le web : utiliser la règle de la pyramide inversée employée en journalisme pour présenter l’essentiel de l’information dès le début (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ?), respecter les lois de proximité (géographique, chronologique, sociale, psychoaffective), aérer la présentation de l’article (paragraphes, mise en forme), augmenter sa lisibilité (messages courts, simples et clairs).

Chapitre 6 : collaborer autour de l’information

Grâce à de nombreux outils, le web 2.0 permet :

  • La communication autour de l’information par la discussion en visioconférence, l’agenda partagé, le partage des documents,
  • Le montage de projets en équipe par la réalisation de sondages, l’organisation de brainstormings, la rédaction d’un document à plusieurs, la co-publication de contenu, la sauvegarde des données.

Chapitre 7 : sécuriser l’information

Pour éviter les intrusions ou attaques, il faut sécuriser son poste de travail en procédant poste par poste :

  • Limiter le vol en utilisant un système antivol
  • Déjouer les virus en affichant les extensions des fichiers, en analysant les pièces jointes avant ouverture et les fichiers manquants, en mettant à jour l’antivirus
  • Sauvegarder régulièrement ses fichiers
  • Sécuriser son installation Wi-Fi en définissant une clé WEP ou WPA, en autorisant uniquement son ordinateur à se connecter à son point d’accès.

Dispositif le plus répandu pour s’authentifier, le mot de passe ne doit pas être choisi à la légère et doit comporter au moins 10 caractères non signifiants (composés de lettres majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux) pour déjouer les attaques.

Les services en ligne s’avèrent très pratiques pour protéger nos données. Attention cependant à bien les choisir, en raison de certaines contraintes comme la pérennité du service et l’absence de sauvegarde. La question de l’archivage électronique et de la pérennité du format dans lequel on le fait se pose également.

Partie 2 : organisez votre propre système d’information personnel avec le modèle TIICC

Chapitre 8 : donner du temps au temps

Pour gérer son capital temps efficacement, il suffit de suivre la règle des 60/20/20 : planifier 60 % de son temps, garder 20 % pour effectuer les tâches quotidiennes et 20 % pour faire face aux imprévus. Anticiper au maximum. Établir son agenda en mettant les tâches les plus importantes en premier (analogie du bocal) pour ne pas se laisser déborder.

Papier, électronique ou informatique, l’agenda s’organise en utilisant des codes couleurs par exemple ou selon les six principes de la méthode GTD de David Allen : vider son esprit, collecter et centraliser toutes nos données, organiser les actions par contexte, penser en terme d’action suivante, découper en actions élémentaires, réaliser une revue hebdomadaire. Enfin, relier la méthode GTD avec le mind mapping (carte heuristique) offre une efficacité maximum.

Chapitre 9 : qui est sur le net ? Ou comment mieux gérer son identité numérique

L’identité numérique influe directement sur l’e-réputation. En naviguant sur la toile, nous créons une présence multiple et fractionnée, explicite quand elle est voulue (ouverture d’un compte sur un service, identification volontaire par login), ou implicite (traces de navigation laissées derrière nous en permanence).

Après avoir défini l’identité et la réputation numériques, les auteurs expliquent les risques liés à l’identité numérique, notamment à l’utilisation des données personnelles laissées à disposition de tous. internet constitue en effet une formidable source gratuite d’informations sur les personnes, fiable puisque renseignée directement par les intéressés. Toutes nos actions numériques peuvent impacter notre vie réelle. Les exemples sont nombreux au niveau de l’employabilité. Envisager une non-présence sur le web s’avère difficile si l’on n’est pas en retraite ou sans ambition professionnelle ou sociale. Il convient donc de se créer et d’entretenir une identité numérique, mais aussi d’éviter de subir une e-réputation médiocre. Cela passe par une veille en quatre étapes pour voir ce qui se dit de nous sur internet :

  • Choisir les mots-clés à surveiller (nom, nom inversé, nom+terme discriminant, pseudo…)
  • Dresser une liste exhaustive des sources et services à surveiller (forums, blogs, réseaux sociaux…)
  • Déterminer les requêtes à lancer et les moteurs à interroger par types de sources, trier les résultats par dates et automatiser sa collecte grâce aux fils RSS.
  • Surveiller les flux RSS dans un agrégateur.

Soigner son e-réputation passe par une action de communication ou une visée corrective. En premier lieu, il faut déterminer ses objectifs et choisir ses supports de présence sur le web en ayant à l’esprit la question de la temporalité. Si la veille mise en place révèle des dérives, il faut reprendre le contrôle en réécrivant ou supprimant les contenus qui déplaisent (à condition d’en avoir le contrôle), en répondant aux éventuelles attaques sur les forums ou dans les commentaires de blogs, en faisant jouer son droit à la suppression des pages sur certains moteurs de recherche.

Chapitre 10 : le social, c’est capital !

D’après l’éditeur d’ouvrages informatiques Tim O’Reilly, le web 2.0 se caractérise par les services et applications pour les internautes, le contrôle pour une société des données uniques fournies par les utilisateurs, le codéveloppement des services par les utilisateurs, l’émergence de l’intelligence collective grâce aux outils, la qualité du service en fonction du nombre d’utilisateurs. Le web 2.0 existe parce que l’internaute l’utilise, l’enrichit et le fait utiliser.

La diffusion dans la société des usages liés au web 2.0 conduit à parler maintenant de « réseaux sociaux ». Services difficiles à cerner, les réseaux sociaux permettent aux individus de se construire un profil public ou semi-public. Facebook par exemple exploite le graphe social global, c’est-à-dire l’ensemble des relations des personnes dans le monde (leurs types de relations sur le web et de rapports entre elles, le cadre, le degré de proximité…). L’établir suppose l’utilisation de traitement et d’agrégation de données issues de sources disparates. En jouant le rôle de filtre social, le graphe global sert notamment à affiner la diffusion de publicités ciblées vers les internautes (bataille commerciale des années à venir).

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Au niveau individuel, les réseaux sociaux permettent la gestion des contacts, la création de nouveaux amis ou relations, la découverte de nouveaux sites/services/documents, le partage d’idées. Au niveau collectif, ces outils participent à l’émergence de l’intelligence collective (le groupe est collectivement plus intelligent, savant et imaginatif que les individus le composant). Les réseaux sociaux comportent néanmoins le risque de dévoiler des informations sensibles aux mauvaises personnes, risque accru du fait de la multiplication des contacts des réseaux individuels.

Grâce aux réseaux sociaux professionnels, tels Viadéo ou LinkedIn, chacun peut se créer un profil, consultable par de nombreux recruteurs, pour présenter son activité professionnelle et son CV. Ces outils permettent d’accroître rapidement son réseau, de suivre l’actualité des membres, de savoir qui a visité son profil, de créer des groupes thématiques, de lancer des rencontres.

Vu leur importance croissante, les réseaux sociaux doivent être pris en compte dans un système de veille. Tous les services issus du web 2.0 tendent à devenir interopérables.

Chapitre 11 : développer ses compétences personnelles

Développer ses compétences personnelles (savoirs, savoir-faire, savoir-être) devient indispensable pour s’adapter à l’avancée technologique, à la spécialisation des métiers et faire face à la mondialisation. Il convient alors de déterminer ses objectifs et de gérer son temps pour les atteindre. On rentre ainsi dans le domaine du développement personnel qui prône l’amélioration de sa vie pour la mettre en accord avec ses aspirations profondes et atteindre le bonheur.

Après avoir repris la définition du bonheur selon Tim Ferriss dans « La semaine de quatre heures », les auteurs se réfèrent à Stephen Covey dont le livre « Les sept habitudes » vise le développement personnel et l’amélioration de son efficacité à long terme. La méthode a pour objectif de passer progressivement de la dépendance aux autres vers l’indépendance (reconnaissance de soi-même), puis l’interdépendance (reconnaissance de la nécessité de collaboration avec d’autres personnes afin d’accroître sa propre efficacité). Les auteurs proposent ensuite de relier la méthode de Stephan Covey et la méthode GTD grâce aux cartes heuristiques, avant de décrire l’approche de Peter Drucker plus orientée vers les besoins des travailleurs du savoir. La première étape de cette méthode consiste à identifier ses forces et ses faiblesses par une analyse en feed-back (décrire les résultats attendus pour chaque décision prise ou action menée, puis les comparer aux résultats effectifs). Puis, il s’agit de comprendre son mode de fonctionnement pour créer et optimiser l’environnement propice à son efficacité, identifier ses valeurs, synthétiser ce que l’on a appris des trois premières étapes, définir son apport, prendre la responsabilité de ses relations.

L’e-portfolio, CV en ligne enrichi de liens hypertextes, contenus multimédias, publications, commentaires et recommandations, permet de se montrer sous son meilleur jour en démontrant ses compétences professionnelles. On peut le créer grâce à de nombreux outils sur le net : sites spécifiques (www.doyoubuzz.com, www.moncv.com), lancer son propre site web ou blog en forme de portfolio. On peut aussi se démarquer en créant un CV sous forme de carte heuristique. Xmind représente un choix de logiciel judicieux pour ce type d’utilisation.

Chapitre 12 : mettre en place un système d’information personnel

Ce chapitre rassemble les différents points du modèle TIICC pour parvenir à un système cohérent d’information personnel :

  • Identifier ses besoins en information grâce aux deux questions de Peter Drucker : quelle est l’information que je dois apporter aux personnes avec lesquelles je travaille et dont je dépends ? Quelle est l’information dont j’ai personnellement besoin ? Et compléter la méthode par celle des facteurs critiques du succès développée par le chercheur en management de l’université américaine d’Harvard John Rockart, c’est-à-dire en cernant les facteurs qui affectent la réalisation des objectifs stratégiques.
  • S’organiser en créant des cartes de projets annuels, d’autres comprenant les tâches à réaliser mensuellement et de façon hebdomadaire pour atteindre ses objectifs, et un planning d’organisation quotidienne (en prévoyant du temps pour la consultation des mails, réseaux sociaux, médias, agendas, en plus des tâches de plus grande ampleur).

Les auteurs concluent sur la nécessité de mettre en place des filtres pour éviter de se noyer dans le flot continu de données, notamment grâce au PKM. Ils mettent en garde contre l’enfermement informationnel qui rend internet nécessaire à la survie et signalent le mouvement grandissant du « slow » (ralentir) prônant de prendre son temps.

Conclusion sur « Organisez vos données personnelles : L’essentiel du Personal Knowledge Management » par Nadège Delalieu de Conseils-infodoc

Indéniablement, le livre constitue une bonne approche généraliste du Personal Knowledge Management. Il est facile à lire et donne de nombreuses pistes d’organisation personnelle. Pratique, le livre se consulte plus qu’il ne se lit, en fonction de ses interrogations.

Par contre, l’hétérogénéité des informations (simples et complexes) et de leur présentation (en style quasi télégraphique ou longuement expliquées), sans doute due à l’écriture à six mains, m’a dérangée. Tout comme les répétitions, et la fragmentation du contenu. Pourquoi par exemple faire une annexe spécifique pour expliquer comment taguer ses favoris plutôt que de l’expliquer dans l’organisation de l’information ? Je reste également dubitative quant à la présentation du modèle TIICC.

Ayant une formation en ingénierie documentaire et consultante moi-même, ce livre n’a pas révolutionné ma vie puisque je connais déjà bien le domaine. Mais il fait partie de ma bibliothèque de référence, car il a le mérite de faire le point sur le PKM et de rappeler de nombreux conseils d’organisation qu’on oublie parfois. Les lecteurs néophytes y trouveront des explications claires de notions parfois complexes, ainsi qu’une méthode pour organiser leurs données personnelles (mails, fichiers numériques…).

Points forts :

  • Les nombreuses pistes et nombreux conseils d’organisation personnelle.
  • Les compléments d’information : tableaux de synthèse et entretiens avec des spécialistes des questions abordées dans les chapitres, annexes, lexique, deux index (mots-clés/logiciels, services en ligne et plugins) et bibliographie.

Points faibles :

  • L’hétérogénéité des informations, tantôt simples, tantôt complexes, présentées de façon télégraphique ou longuement expliquées.
  • Les choses évoluant très vite en matière de nouvelles technologies, le livre est déjà dépassé sur certains points. Google Reader, par exemple, n’existe plus depuis le 1er juillet 2013.

La note de Nadège Delalieu du blog Conseils-infodoc

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4 Commentaires pour :

Organisez vos données personnelles

  • Valérie

    18 Oct 2013 à 10:59

    Indispensable pour être compétent dans son travail !

    Répondre



    • Isis

      19 Oct 2013 à 16:02

      Je vous remercie énormément pour cette chronique riche en information. J’ai recémment lancé mon blog et il est vrai que l’on se perd facilement dans ce flot d’informations à lire, gérer, classer,etc…
      Merci beaucoup ! =)

      Répondre



      • Emmanuel

        11 Nov 2013 à 13:34

        Excellente chronique concernant ce livre qui m’a fait découvrir ce secteur d’activité passionnant qu’est la PKM. Je pense qu’il est utile d’organiser ses tâches et sa gestion de l’information, et le terme d’infobésité est vraiment bien choisi en l’occurrence. Il me semble que c’est Tim Ferris qui comparait à juste titre notre consommation de l’internet à la nutrition: trop de calories, et de mauvaise qualité.

        Cela dit je trouve qu’au vu de cette chronique, le livre contient quand même pas mal de “bla-bla”, et n’a pas l’air d’aller à l’essentiel ce qui est regrettable. Il constitue toutefois une introduction intéressante comme tu le dis puisqu’il a vraiment réussi à me rendre curieux concernant le sujet : l’occasion de faire de plus amples recherches donc.

        Merci en tout cas de cette chronique bien construite, objective et bien écrite !

        Répondre



        • Laurent

          13 Nov 2013 à 15:26

          Compte rendu très intéressant. J’ai surtout été alerté par l’infobesité. Je connais des personnes qui passeraient leurs journées entières à lire des trucs sur facebook, twitter, via leurs flux rss, etc…

          Et ce sont également ces personnes là qui se plaignent de ne pas avoir suffisamment de temps et qui ne passent jamais à l’action.

          Répondre









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