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Résumé de « Apprendre à s’organiser, c’est facile ! » de Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt : un manuel en quatre parties pour vous aider à vous organiser, que vous soyez étudiant, freelance ou même à la retraite — avec une foule d’exercices pratiques et de bons plans, of course !
Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt, 2008 (2017), 351 pages.
Chronique et résumé de « Apprendre à s’organiser, c’est facile ! » de Stéphanie Bujon et Laurence EInfalt
Introduction
Que vous ayez trop d’activités à effectuer, pas assez de temps pour tout faire ou trop d’informations à traiter, « il existe une solution », affirment les auteures d’une seule voix !
Cette solution, vous la trouverez dans les lignes de cet ouvrage composé de quatre parties, chacune ayant un objectif propre :
La première partie vous enseigne la méthode de base à suivre, quel que soit le problème ;
La deuxième partie vous aide à aller plus loin sur le chemin de l’organisation de votre vie ;
Ensuite, la troisième partie s’adresse à des profils spécifiques, de l’étudiant au retraité ;
Enfin, la quatrième partie porte sur des situations précises, du nettoyage à l’organisation d’une réunion, par exemple.
« De l’information brute à la mise en œuvre de l’action, notre méthode vous accompagne et vous oriente. Il n’est absolument pas question de robotiser votre vie quotidienne, loin de là. À chaque étape, vous faites de vrais choix, qui sont loin d’être « automatiques ». »
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Introduction)
Petit à petit, vous apprendrez à prendre les bonnes décisions et à les intégrer naturellement dans votre vie. Comme le rappellent tous les bons coaches de vie, vous avez la responsabilité de mener votre vie et c’est donc à vous d’assumer les choix que vous ferez en faveur — ou non — de l’organisation.
Alors, prêt à apprendre à mieux vous organiser ? Si c’est le cas, continuez votre lecture ! 😉
Première partie — La méthode
Chapitre 1 : Avant de vous lancer
À l’origine des émotions pénibles : des ampoules
Chaque expression que nous employons dans le cadre de nos projets et de notre organisation est comme une ampoule qui s’allume dans notre cerveau :
« Il faut que je… » ;
« tiens, si je… » ;
« Un jour, je… » ;
« Il est urgent de… » ;
Etc.
Ampoule ! Souvent, ce sont de véritables « guirlandes » d’ampoules que nous trimbalons dans notre tête tout au long de la journée. Mais nous ne trouvons pas cela très joli ; en fait, chaque illumination agit comme une alarme, comme une « notification », pour reprendre le langage des téléphones mobiles.
Mais que sont-elles ? En fait, ce sont « des engagements que vous prenez avec vous-même ». Dès que vous ne passez pas à l’action, c’est comme si vous ne respectiez pas ce mini « contrat » que vous aviez passé avec vous-même.
Résultat : vous pouvez être déçu et vous pouvez avoir l’impression que vous ne pouvez pas vous faire confiance. Ce serait dommage de perdre confiance en soi, alors que l’intention était bonne !
Nous ne pouvons pas toujours maîtriser ces ampoules : ni quand nous les allumons, ni quand nous les éteignons. Parfois, elles s’allument même « toutes seules » en pleine nuit ! Cela vous fatigue. Et pour une bonne raison : votre cerveau n’est pas capable de gérer tous vos engagements. Il lui faut l’aide d’un système externe.
La solution : un système externe fiable « anti-ampoules »
La liste de choses à faire et les papiers collés partout sur votre bureau sont comme les ancêtres de ce système — ou sa version basique, dirons-nous. Mais pour passer de l’intention à l’action (bref, apprendre à éteindre correctement toutes nos ampoules), il faut souvent quelque chose de plus solide que cela !
L’enjeu : mettre un peu d’ordre dans ce débordement de choses à faire, d’informations et de temps qui passe (trop vite). La méthode : un système externe en 5 étapes. Mode d’emploi ⬇️.
Une méthode en 5 étapes
Voici les cinq étapes qui seront détaillées dans la suite de cette partie :
Récolter les ampoules ;
Réfléchir à ce que vous voulez en faire ;
Organiser le résultat de vos réflexions ;
Vous tenir à jour ;
Et enfin… agir !
Les auteures proposent un glossaire des expressions qu’elles utilisent dans l’ouvrage pages 11-12. En voici trois à titre d’exemple :
3PA = « acronyme de Plus Petite Prochaine Action, c’est-à-dire, en vue d’un résultat désiré, la plus petite action que je peux faire maintenant, pour progresser vers mon but. Pour la trouver, se poser la question : « Si je m’y mettais maintenant, qu’est-ce que je ferais, physiquement, tout de suite ? » (p. 11)
Boîte = corbeille ou autre contenant qui permet de recueillir les « ampoules » au quotidien, sous toutes leurs formes, c’est-à-dire documents écrits, pense-bêtes, objets, messages électroniques, vocaux, etc. » (p. 11).
Réserve = « ensemble des informations que l’on décide de garder pour le jour où on en aura besoin » (p. 12) ;
Etc.
Votre matériel
Les auteures optent pour un mode « physique » d’organisation plus qu’high tech. Elles vous proposent de vous munir de :
Au moins trois « boîtes » (selon le sens donné ci-dessus) ;
Papier-crayon ou écran-clavier, peu importe (mais si vous optez pour le papier, privilégiez un cahier ou des classeurs pour ordonner les notes) ;
Fournitures de bureau standard (des trombones aux ciseaux, etc.) ;
Titreuse (appareil pour créer des étiquettes) ;
Chemises cartonnées (en quantité) ;
Une poubelle ;
Un agenda.
Chapitre 2 : Récolter les ampoules
La journée est remplie d’ampoules que nous notons à la va-vite ou que nous pensons pouvoir mémoriser. Dans l’un ou l’autre cas, elles finissent souvent par être perdues ou oubliées. Conséquence : nous n’avons pas agi comme prévu.
Pourquoi regrouper les ampoules ?
Première raison : pour donner une chance à des projets non urgents, mais importants (comme apprendre un instrument, appeler un ami ou faire un check-up santé) d’avoir une place dans notre emploi du temps.
Deuxième raison : pour savoir où les informations se trouvent. Autrement dit : réduire les supports (papiers volants, mémoire défaillante, email, etc.) à un endroit dédié à tous les « je dois… ».
Troisième raison : pour ne pas avoir à y penser plusieurs fois — c’est-à-dire ne pas se laisser déranger par certaines ampoules au mauvais moment et ainsi éviter cette impression de débordement constant.
Quatrième raison : pour éviter de (trop) faire confiance à sa mémoire. Autant s’aider d’un système externe quand nous le pouvons.
💡 Bien sûr, vous pouvez toujours chercher à améliorer votre mémoire, mais c’est une autre histoire !
Comment récolter les ampoules ?
Ici, c’est la quantité qui compte et la facilité d’exécution. Pas besoin de réfléchir beaucoup ; ramassez et déposez dans une boîte, sans trop y penser.
Commencez par les ampoules mentales pour vous vider la tête. Pour ce faire, jetez-les sur le papier (ou votre ordinateur). Vous vous rendrez probablement compte, chemin faisant, du nombre impressionnant de choses que vous voudriez avoir faites (ou que vous avez à faire). Ne vous stressez pas, récoltez !
Vous pouvez utiliser des « déclencheurs d’ampoules » pour vous aider à sortir tous les « il faut » et « il faudrait » de votre tête (un déclencheur d’ampoules peut être le thème « vie privée » ou « administratif », par exemple). Prenez le temps d’aller jusqu’au bout.
Ensuite, passez aux ampoules extérieures. Si une information ne peut être déplacée, « représentez-la par un bout de papier » (un mail que vous voudriez mettre dans une boîte physique ou une lampe à réparer, par exemple). Entassez le tout sans ordre ; pour l’instant, n’y pensez pas !
Faites cela pour tout, oui tout ce que vous voulez réorganiser, de votre bureau jusqu’à votre maison. Si la récolte des ampoules mentales vous avez déjà pris trop de temps, procédez par étape.
Vous n’êtes pas obligé de tout faire en une journée ! D’ailleurs, vous pouvez commencer par tester sur un seul espace de vie et voir comment le système fait ses preuves.
Commencer à créer son système d’organisation
Une fois la première récolte effectuée, vous pourrez commencer à mettre en place votre nouveau système (celui que nous allons décrire dans les lignes qui suivent).
Mais notons une chose avant d’aller plus loin. Une fois votre système établi, vous continuerez à récolter régulièrement vos « ampoules » en les plaçant dans les boîtes efficaces que vous aurez créées. « Prévoyez suffisamment de boîtes, mais aucune qui fasse double emploi », préviennent les auteures.
En général, vous aurez :
Une boîte de réception d’emails ;
Un système de prise de notes efficace ;
Un unique agenda ;
Une boîte sous forme de caisse, par exemple.
Vider les boîtes à ampoules
Il ne s’agit pas de tout traiter « à fond ». C’est impossible !
« Vider les boîtes signifie que vous vous engagez à prendre connaissance du contenu de chacune de vos boîtes au minimum une fois par jour, et à les vider complètement. Faites-le plus souvent si vous avez énormément d’informations entrantes, tout au long de la journée. Voilà pourquoi nous vous encourageons à ne posséder qu’un nombre exact de boîtes, par rapport à votre activité, mais pas plus. »
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Chapitre 2)
La boîte est comme une « zone de transit » : l’objectif sera bel et bien de traiter, à un moment donné, l’ampoule qui s’y trouve. C’est pourquoi il est important d’y revenir régulièrement.
Pourquoi récolter avant de réfléchir et d’organiser ?
Vous pourriez penser qu’il est préférable de traiter directement chaque chose à faire qui survient. Pourtant, les auteures considèrent qu’il y a de bonnes raisons de penser qu’il est préférable de les « entasser » d’abord.
Cela permet de se donner une idée du volume à traiter ;
Avoir cette idée nous donne aussi le sentiment de pouvoir arriver au bout du tunnel ;
Cela vous empêchera d’être distrait pour les étapes 2 et 3 (réfléchir et organiser) ;
Vous diminuerez votre niveau de stress si vous savez que vous avancez petit à petit.
Chapitre 3 : Réfléchir, pour éviter d’agir inutilement
Pour commencer à traiter les choses à faire, vous allez tout simplement commencer par prendre la première ampoule de votre boîte et vous poser une première question…
Une première question : Qu’est-ce que c’est ?
Qu’est-ce que cette chose à faire exige de vous. Demandez-le-vous au calme. Cela peut prendre plus ou moins de temps. Devez-vous, par exemple :
Payer une facture ;
Aller à un événement ;
Prendre connaissance d’une information en particulier ;
Etc.
Quelle action est attendue de vous ? Attention, si l’ampoule est trop vague (un bout de papier rédigé à la hâte), vous risquez de ne plus jamais savoir ce que vous aviez à faire.
Deuxième question : Faut il en faire quelque chose ?
Certaines ampoules demandent des actions plus ou moins importantes, voire ne demandent rien ou pas grand-chose (classer une feuille de paie dans votre classeur). D’autres ampoules sollicitent votre présence ou votre action, mais vous pouvez choisir de refuser (aller quelque part ou répondre à une annonce publicitaire, par exemple).
Quand la réponse à la question est « non », placez soit l’ampoule dans la poubelle, soit dans votre « réserve » (espace où vous voulez stocker les choses que vous aimeriez peut-être retrouver un jour).
Chapitre 4 : Réfléchir, pour agir efficacement
Si vous répondez « oui » à la question ci-dessus, alors vous allez devoir agir, et agir avec efficacité. Comment faire ? C’est l’objet de ce nouveau chapitre.
Troisième question : Est-ce rattaché à un de mes projets en cours ?
Un projet est avant tout un « résultat désiré », quelque chose qui vous engage et qui nécessite plusieurs actions. Ceux-ci peuvent vous servir de centre de tri pour ranger les ampoules qui exigent véritablement de vous quelque chose à faire.
Les projets à long terme peuvent être très importants pour vous. En fait, il n’y a pas besoin de distinguer entre « court », « moyen » et « long » terme ici. L’important est de cerner correctement ce que chaque projet exige de vous. Quelle est l’action à mettre en place maintenant ?
Quatrième question : Comment saurai-je que j’ai accompli ma mission sur cette ampoule ?
La visualisation, souvent utilisée en programmation neurolinguistique, peut vous aider à la réalisation de vos projets petits et grands. Cela vous aide à savoir quand l’action sera menée à bien et que son résultat sera donc satisfaisant.
Cinquième question : Quelle est la prochaine 3PA physique à réaliser pour avancer vers le résultat ?
C’est « la » petite chose à faire pour créer une différence avec l’état actuel des choses. À ne pas confondre avec le projet lui-même ou ses étapes ! Pensez véritablement à l’action physique à réaliser comme « appeler » quelqu’un ou « se rendre » chez untel, par exemple. Évitez les descriptions trop générales ; soyez précis.
Autre exemple, donné par les auteures :
Plutôt que de dire « Préparer la présentation pour le comité de pilotage » (première étape du projet) ;
Dites « Noter quatre idées pour la présentation du comité de pilotage » (3PA).
Vous l’aurez compris, les résultats désirés sont directement liés à des 3PA précises. Les auteures donnent les exemples fictifs de :
Sophie et ses fiches d’activité (p. 55) ;
Robert, sa femme et leur chauffage (p. 55-56) ;
Jacques et son plan de commission (p. 56) ;
Stéphanie veut apprendre la guitare (p. 57) ;
Benjamin doit faire un exposé (p. 57) ;
Élise organise l’anniversaire-surprise de son mari (p. 58).
3PA, mon amie pour l’action
Vous avez plusieurs attitudes possibles vis-à-vis d’une 3PA :
Si elle prend moins de 2 minutes, vous la faites vous-même ;
Elle exige plus, alors vous lui réservez un créneau ou vous le placer dans une « liste 3PA » (voir p. 66-68) ;
Vous choisissez de la déléguer.
Chapitre 5 : Organiser le résultat de mes réflexions
Les cinq commandements de base du rangement
Voici les 5 commandements — façon Yoda ! — proposés par les auteures :
« Ton nombre de gestes tu compteras » (p. 84-86) ;
« Des distances tu te préoccuperas » (p. 86-88) ;
« Tes contenants tu étiquetteras » (p. 88-90) ;
« La catégorie Divers tu éviteras » (p. 90-91) ;
« Pour chaque chose, une place logique tu trouveras » (p. 91-92).
Les projets
Les auteures aiment bien le papier. Elles recommandent donc des chemises cartonnées et des porte-documents. Mais vous pouvez aussi le faire en utiliser des dossiers numériques. L’idée, c’est d’avoir « un projet = un contenant ».
Parmi d’autres conseils, les auteures suggèrent notamment de donner un nom à votre projet pour le rendre concret et de classer vos projets en cours selon une règle de proximité :
Plus près = accès fréquents (donc projets en cours ou plus urgents) ;
Plus loin = accès moins fréquents (donc projets plus lents ou moins importants).
Ce ne sont que deux exemples. Les auteures répondent à de nombreuses questions sur les petits détails de la vie des projets !
La réserve
Cinq témoignages sont proposés pour vous aider à faire les bons choix en matière d’organisation physique et de rangement.
Le premier est celui de Brigitte, qui cherche des outils de rangements efficaces pour son travail. Elle cherche la qualité, car elle ne supporte pas les détails irritants du quotidien : armoires qui grincent, dossiers qui tombent, etc. Oui, la qualité du matériel importe !
Élisabeth s’intéresse à la luminosité. Pour elle, y voir plus clair dans ses rangements compte. C’est pourquoi elle propose, notamment, de réorienter son bureau et d’ajouter des lumières dans les placards.
Pour Loïc, il est capital de dégonfler les dossiers. Supprimez ce qui n’est plus nécessaire ou créez de nouveaux dossiers si cela est pertinent !
Fabrice, lui, cherche à calculer la taille de ses étagères. Il a fait l’erreur de compter trop court la première fois. Maintenant, il compte toujours 30 % de volume ne plus pour être sûr de pouvoir tout caser.
Quant à Isabelle, elle dit stop à l’instinct de conversation ! Êtes-vous sûr que vous devez garder ce message ou ce document ? Si oui, alors conservez-le au bon endroit et précieusement. Si non… il pourrait bien (à raison) finir à la poubelle !
Chapitre 6 : Faire le point
« À présent que vous avez réuni toutes les tâches à accomplir, aujourd’hui, dans les jours et les mois prochains, vous devez absolument les consulter régulièrement. Tout votre travail pour retrouver chaque information nécessaire dans la minute va vraiment vous servir… »
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Chapitre 6)
Votre point quotidien
En fait, il y a deux points quotidiens :
Celui du matin ;
Et celui du soir !
D’ailleurs, si vous êtes tête en l’air, n’hésitez pas à répéter l’opération plusieurs fois dans la journée…
Que devez-vous faire ? Eh bien consultez vos tâches du jour. Maintenant que tout est bien rangé et ne vous pollue plus l’esprit et la vue, vous pouvez avancer pas à pas.
Commencez par regarder votre agenda. Ainsi, vous aurez une vue globale de ce que vous avez à faire aujourd’hui.
Ensuite, passez à votre liste 3PA, c’est-à-dire les choses que vous avez à faire dès que possible. Mettez-la à jour rapidement en voyant ce que vous pouvez faire, ce qui n’a plus de sens, etc.
Si vous avez un échéancier, vous le consulterez également. Enfin, viendra le moment d’ouvrir votre boîte « En attente de », pour liquider les vieilles affaires qui traînent.
Votre point hebdomadaire
Préservez un créneau dans votre semaine pour votre organisation. Faites une récolte de nouvelles ampoules, puis organisez vos 3PA en vous assurant que vous n’oubliez rien. Gardez à l’esprit que « c’est un moment pour faire le point, pas pour rattraper le travail en retard ».
Ce point est plus facile à reporter que le point quotidien ; nous l’oublions (volontairement ou non) plus aisément, et pourtant il est très important. Pour qu’il devienne un rituel, les auteures donnent plusieurs conseils, tels que l’associer à une autre habitude ou écouter une musique qui vous plaît…
« Malgré vos efforts de prévision, aucune journée ne se déroule comme prévu. Il y a toujours un événement qui vient se mettre en travers de votre plan et parfois, reconnaissons-le, vous les créez vous-même ces événements perturbateurs… »
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Chapitre 7)
Pour comprendre ce phénomène et parvenir à vraiment faire ce que vous voulez faire, les auteures distinguent trois types de travail :
Les tâches effectuées « à la volée » (les urgences, le plus souvent) ;
Le travail prédéfini par vous-même ;
La définition de votre travail.
Pour arrêter de s’en tenir aux urgences (comme beaucoup d’entre nous le font), il convient d’apprendre à définir son travail. C’est-à-dire ? C’est l’art de « réfléchir à ses projets, de les planifier, de repérer dès que possible les actions à faire et de passer à l’action quand c’est le moment », affirment les auteures.
Deux méthodes pour en finir avec les « urgences qu’on aurait pu prévoir »
Première méthode, simple mais si efficace : l’anticipation. Si vous pensez à ce qui peut raisonnablement arriver, alors vous pourrez prévoir une solution. Il n’est pas question d’avoir une discipline militaire, mais d’être capable de parer aux imprévus de façon fluide et enjouée.
Deuxième méthode, plus longue : la planification (c’est-à-dire réfléchir à vos projets), « en quelque sorte, l’anticipation puissance 3 », disent les auteures. Plus vous aurez une idée précise de ce qui vous attend, plus vous serez disposé à passer à l’action.
Cinq critères pour agir, à partir de votre liste 3PA
Pour choisir par où commencer et bien gérer votre liste 3PA, prenez ces considérations en compte :
Le contexte (que pouvez-vous faire maintenant, là où vous êtes ?) ;
Le temps (de combien de minutes ou d’heures disposez-vous ?) ;
L’énergie dont vous disposez (petite ou grande tâche ?) ;
L’importance (c’est vous qui savez !) ;
Le joker (voir page 132-133 pour une explication précise !).
La mise en application
Pour les auteures, la distinction binaire urgent/pas urgent est insuffisante. C’est pourquoi elles proposent ce système plus complet. Une fois pris en main, il vous facilitera grandement la vie. Et si vous voulez aller encore plus loin, passez à la deuxième partie…
Deuxième partie — Pour approfondir la méthode
Chapitre 8 : Valeurs et objectifs de vie
Les auteures passent des ampoules de tous les jours, ces choses à faire qui animent notre quotidien, à vos valeurs et vos objectifs de vie. Il ne s’agit pas de devenir coach personnel, mais d’apprendre à créer ses propres ampoules à long terme — c’est-à-dire les choses que vous avez vraiment à cœur d’entreprendre.
Définir vos vraies valeurs
Vous pouvez commencer par « décider d’être égoïste », dans le sens de vous rendre capable de décider de ce qui est mieux pour vous. Une fois que vous acceptez de prendre la place qui vous revient dans le monde, demandez-vous ce que vous voulez en faire.
C’est là que la question des valeurs et des objectifs pointe le bout de son nez. Pour définir vos valeurs, vous pouvez vous aider d’un questionnaire (voir p. 139). Vous serez peut-être surpris ! En effet, nous croyons parfois avoir des valeurs qui sont, en réalité, des choses que nous acceptons par habitude.
Pour les formuler, vous pouvez utiliser des phrases préparées et vous laisser inspirer par la liste fournie dans le chapitre (p. 140). Soyez conscient que vous et vos valeurs évoluent et qu’il est tout à fait normal de ne pas penser la même chose à 20 ans qu’à 40.
Objectifs de vie
Les auteures reformulent l’idée des objectifs SMART en objectifs MALIN, pour :
Miens ;
Accessibles ;
Limités dans le temps ;
Intéressants ;
Nets (précis).
C’est à vous de décider quels sont les objectifs que vous voulez atteindre en fonction, notamment, de vos valeurs. Vous pouvez aussi prendre pour appui les 7 domaines de la vie suivants :
Votre corps ;
Vos relations ;
Votre communauté ;
Votre développement personnel ;
Vos finances ;
Vos loisirs ;
Votre métier.
Le but de ce travail sur les objectifs est bien que ceux-ci ne restent pas de doux rêves. Il faudra donc les mettre en action. Relisez-les régulièrement et intégrez certains d’entre eux dans vos routines. Pensez à faire un point mensuel pour voir où vous en êtes dans leur réalisation.
Chapitre 9 : Travail en équipe : déléguer et savoir dire non
La délégation
Si vous souhaitez déléguer, prenez au moins trois précautions :
Ce n’est pas une excuse pour créer de l’agitation supplémentaire ;
Si vous pouvez éliminer, éliminez au lieu de déléguer ;
Cadrez le rapport avant de déléguer (normes, méthode, objectifs).
Il vous faudra également décider à qui et comment déléguer, selon quelle fréquence et/ou jusqu’à quel point. Pensez également aux feed-back, importants pour assurer la reconnaissance de ceux que vous solliciter et les aider à s’améliorer si nécessaire.
Dire non, non et non
« Rien n’est plus compliqué, avouons-le, que de faire le tri entre ce qui est important et urgent pour soi, et ce qui est superflu pour nous mais important et urgent pour les autres… »
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Chapitre 9)
Il n’est jamais facile de dire non. Pourtant, selon le titre d’un célèbre ouvrage, il convient parfois de « cesser d’être gentil et de devenir vrai« . Autrement dit, de savoir poser ses limites pour le bien de tous, soi y compris.
Il existe plusieurs techniques pour oser dire non. Par exemple (voir p. 160) :
« Visualisez les conséquences de votre non » ;
« Retardez votre réponse » ;
« Dites « je » » ;
« Restez sur vos positions » ;
« Proposez une alternative ».
Apprendre à dire non, c’est apprendre à avoir davantage confiance en soi. C’est s’affirmer, non pour le plaisir de le faire, mais pour améliorer les interactions et accepter véritablement les responsabilités que vous choisissez d’endosser.
Chapitre 10 : Procrastination, retards et étourderies
« Procrastiner », tout reporter : comment arrêter ?
Vous connaissez certainement ce sentiment de ne pas réussir à faire quelque chose que, pourtant, vous pouvez et voulez faire… Vous procrastinez !
Ce comportement s’acquiert au fil du temps et peut même devenir pesant, voire engendrer des conséquences plus ou moins désastreuses. Pourtant, il existe des solutions pour arrêter de procrastiner.
Tout d’abord, cherchez à comprendre le « cercle vicieux des émotions négatives » qui vous pousse à ne rien faire et à rechercher les circonstances favorables au développement de cette attitude.
Demandez-vous également quelles sont les raisons qui vous maintiennent dans cet état. Cela peut être (voir p. 168-170) pour :
Échapper à la frustration ;
Résister aux autres ;
Protéger son estime de soi ;
Se procurer des sensations fortes ;
(Etc.)
Alors, quels sont les outils pour s’en défaire ? Les auteures en abordent une série. Elles parlent notamment du « plan des cinq minutes », qui a pour but de réaliser (ou au moins de commencer) une tâche en cinq minutes. En la rendant courte, elle nous semble plus facile à réaliser !
Autre technique, parmi celles proposées : le microenvironnement. Regroupez tout ce que vous pensez avoir besoin à un endroit précis pour ne manquer de rien le moment venu (c’est la planification vue plus haut !).
Retardataires et étourdis : la procrastination au carré
Les premiers pensent systématiquement qu’ils ont plus de temps que ce qu’ils ont vraiment. Les seconds sont tellement plongés dans leurs affaires qu’ils en oublient certains engagements ou objets au passage !
La perception du temps est un facteur central de l’organisation. Nous avons souvent tendance — comme pour les espaces de rangement — à prévoir « trop court ». Une solution : mettez-vous au défi de noter vos activités et le temps qu’elles vous prennent pour avoir une vision réaliste du temps dépensé. Ensuite, adaptez-vous et « comptez large ».
Pour l’étourderie, il n’y a pas mille solutions ; il vous faut une « mémoire externe » performante. Habituez-vous à tout noter et à vous envoyer des rappels. Mettez en place des rituels et créez des « ancres » pour passer à l’action plus facilement.
Troisième partie — Trouver votre meilleur profil
Chapitre 11 : Vous êtes étudiant
Chaque situation comporte ses avantages et ses inconvénients. Parmi les vôtres, citons notamment les moyens financiers limités (inconvénients) et, en règle générale, le peu de contraintes familiales (avantages). Bien sûr, il y a d’autres points positifs et négatifs ; faites-en le tour ou retrouvez-les p. 187.
Vos outils favoris sont :
Le point hebdomadaire ;
L’agenda papier ;
Le sac ;
Le point semestriel.
Vous gérez vos projets — à savoir vos présentations et vos examens. Grâce à votre organisation, vous devenez maître en matière d’exposés à réaliser à plusieurs et de révisions.
Les auteures donnent quelques conseils supplémentaires pour vous aider à classer et ranger votre bureau et à devenir maître de votre temps et de votre matériel.
Chapitre 12 : Vous êtes parent et travaillez à la maison
La vie de freelance vous appartient. Mais celle de parent aussi ! Côté « plus », le gain de temps au niveau des déplacements est indéniable. Côté « moins », la distinction privé/pro peut devenir difficile à gérer. Alors, comment concilier les deux ?
Vos outils favoris sont :
L’espace bureau ;
L’agenda ;
Le classeur de maison ;
Les rituels des enfants.
Les auteures prennent l’exemple de l’achat d’un nouveau lave-vaisselle pour vous montrer comment vous pouvez gérer sans peine un « projet » (petit, celui-ci). Elles partagent également avec vous leurs « bons plans » pour travailler à domicile :
Se fixer une discipline (s’habiller, se fixer des horaires, voire couper sa ligne privée ou, à l’inverse, sa ligne pro à certaines heures) ;
Pensez à la sauvegarde et à la maintenance de ces outils (en particulier informatiques) ;
Fléchez (par des étiquettes) le rangement pour qu’il soit plus facile pour les enfants.
Chapitre 13 : Vous êtes cadre
Vous avez le temps ? Pas forcément ! Certes, vous avez davantage de moyens pour déléguer certaines tâches, mais vous devez être joignable à tout moment et êtes obligé d’agir vite, très vite. Pas facile de gérer tout ça ? On s’en doute !
Les auteures utilisent les exemples de Bernard et Héloïse pour proposer différents trucs et astuces pour vous en sortir. L’agenda est encore de la partie (un indispensable !) et y figure également la fameuse liste 3PA (voir la première partie).
Vos bons plans favoris ?
Utiliser intelligemment vos temps de déplacement ;
Chapitre 14 : Vous êtes blogueur et amateur de haute technologie
Vous rêvez peut-être de devenir blogueur professionnel — ou bien vous l’êtes déjà ? Super ! Alors vous savez que le numérique peut vous offrir bien des gains en termes d’efficacité, mais que vous pouvez aussi devenir très dépendant de votre matériel. Comment assurez-vous votre sérénité ?
Bien sûr, vos outils favoris sont :
L’ordinateur personnel ;
Le logiciel de gestion de tâches ;
Votre smartophone.
Pour gérer vos projets au quotidien, vous avez besoin de faire régulièrement la maintenance de vos appareils informatiques et d’assurer la synchronisation (ou comptabilité) de vos outils les uns avec les autres.
Pour alimenter votre blog et gérer vos emails, vous utilisez des listes 3 PA judicieusement et vous classez correctement tous vos articles ou demandes. Peut-être que le choix de certaines app vous a pris du temps, mais vous en êtes content — vous savez que, souvent, le plus simple fait le mieux l’affaire !
Vous pensiez ne plus avoir d’obligations et de tâches à réaliser ? Mais vous avez encore la santé et vous avez envie de profiter de la vie ! Alors, comment redécouvrir la liberté quand vous n’avez plus de contraintes structurantes ?
Vos outils favoris sont :
Le calendrier ;
Les fiches ;
Le téléphone ;
Internet ;
Un système de classement ;
Les listes.
Pour développer un nouveau hobby, vous commencerez bien sûr par y réfléchir, puis par mettre les première petites actions en place, en balayant les préjugés qui pourraient venir vous mettre des bâtons dans les roues (type « je suis trop vieux pour faire ça »).
Peut-être penserez-vous aussi à préparer et à organiser vos dernières années, notamment pour faciliter la vie de vos proches. Comme Geneviève, créez un dossier où placer toutes les actions et documents à entreprendre (voir p. 241).
Partie 4 — Les fiches pratiques
Fiche 1 : Vous avez besoin d’un coup de pouce ?
Cette fiche est pour vous si vous avez un blocage avec la méthode parce que vous êtes :
Un sprinter (vous avez du mal à tenir sur la durée) ;
Perfectionniste (vous en faites trop) ;
Créatif (vous avez besoin de plus de spontanéité) ;
Rebelle (avec vous, ça ne marche décidément pas).
Fiche 2 : Vous déménagez
Cette fiche vous sera utile en cas de déménagement. Le maître mot : anticiper ! Voici une liste d’actions à réaliser (détaillées par les auteures dans l’ouvrage) :
Réunir le matériel ;
Organiser le travail et les biens ;
Se décider à agir à temps (c’est-à-dire en avance !).
Fiche 3 : Vous rangez
Connaissez-vous la méthode « Trois cartons, un sac » ? Un sac poubelle, trois cartons pour trier. C’est parti… Avec cette fiche, apprenez les principales étapes de cette méthode ;
La préparation des contenants ;
Le choix du lieu ;
Le tri et le « vide » ;
La répartition des contenants.
Fiche 4 : Vous listez vos courses
Le supermarché gigantesque où tout peut être acheté n’existe pas encore (quoique…). Souvent, vous devez vous rendre dans différents lieux pour réunir tout ce dont vous avez besoin. Faites donc au moins deux listes :
Celle pour votre magasin favori ;
Et celle pour les courses récurrentes.
Fiche 5 : Vous partez en déplacement professionnel
Horreur ou joie, pas de panique ! La méthode de Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt est tout à fait appropriée à la situation. Dans cette fiche, elles vous aident à :
Organiser votre départ ;
Faire les bagages ;
Gérer votre retour.
Fiche 6 : Vous partez en vacances
Voici un projet qui vous enthousiasme peut-être plus. Mais qui doit être planifié pour être réussi. Comment faire ? Dans cette fiche, vous aurez des astuces pour :
Choisir et réserver une destination ;
Organiser les préparatifs du séjour ;
Utiliser un outil bien pratique (un formulaire pré-rempli).
Fiche 7 : Vous organisez votre absence
Ça y est, vous allez partir. Mais que vont-ils dire au boulot ? Et vos clients ? Ou votre famille si c’est un voyage professionnel ? Organiser votre départ, c’est aussi organiser son absence. Les auteures vous aident à partir le cœur plus léger en vous expliquant comment :
Parer aux situations catastrophes ;
Préparer un départ prévu ;
Gérer concrètement vos actions pendant votre absence (selon son type).
Fiche 8 : Vous classez vos documents
« Créer un plan de classement n’est pas toujours un travail simple à exécuter, mais c’est cependant une entreprise très utile, y compris pour le classement des documents personnels. Le principe à retenir, c’est qu’il doit correspondre à la logique de ceux qui l’utilisent. »
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Fiche 8)
Les auteures donnent un exemple de plan de classement administratif personnel et abordent le cas particulier des archives.
Très pratique : afin d’être plus exhaustives, elles fournissent également un tableau avec la durée de conservation des documents en France (voir p. 294-299) ainsi que dans les pays francophones (p. 299-302) !
Fiche 9 : Vous recevez
Belle occasion que vous ne voulez pas manquer. Il est important de bien avoir la raison de la festivité en tête, afin de préparer l’événement de la meilleure façon possible.
Conseils : pensez donc d’abord à l’objectif et réfléchissez bien à ce que vous voulez faire avant de vous lancer tête baissée dans les achats et invitations.
Un tableau d’organisation de repas est proposé p. 308.
Fiche 10 : Vous faites un budget
Cette fiche est faite pour vous si vous avez des difficultés à planifier vos finances, c’est-à-dire à faire un budget. Les auteures vous exhortent d’abord à prendre conscience des flux d’argents dans votre existence. Eh oui, sans cette première prise de conscience, difficile d’organiser quoi que ce soit !
Mais que faire ensuite ? Ici encore… Réfléchir ! Chaque budget doit être pensé en fonction de votre situation (étudiant ou cadre, par exemple — voir la troisième partie). Une fois que vous y avez suffisamment pensé, organisez vos dépenses par catégorie.
Les auteures conseillent également de faire un point hebdomadaire pour vous tenir à jour (notamment pour vérifier vos relevés bancaires, etc.).
Fiche 11 : Vous organisez votre ordinateur
Si vous avez envie de nettoyer votre ordinateur car vous ne vous y retrouvez plus dans « tout ce bazar », alors il est temps de lire cette fiche pour :
Créer un classement efficace ;
Maîtriser votre messagerie électronique ;
Entretenir vos dispositifs numériques.
Laurence Einfalt et Stéphanie Bujon donnent également quelques conseils pour avoir une communication efficace.
Fiche 12 : Vous organisez ou participez à une réunion
Une discussion à bâtons rompus est-elle une réunion ? Non. La réunion a une durée précise et se tient de manière concertée entre deux personnes au moins pour « exploiter ensemble leur intelligence collective ».
Dans la première partie de la fiche, les auteures vous montrent comment organiser votre réunion en prévoyant ce que vous aurez à faire avant et pendant.
La deuxième partie de la fiche est dédiée à la participation. Ici aussi, même si l’enjeu est moindre, il est bon de penser à ce que vous devez prévoir et à ce que vous ne devez pas manquer de faire le jour J.
Conclusion sur « Apprendre à s’organiser, c’est facile ! » de Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt :
Que retenir de « Apprendre à s’organiser, c’est facile ! » de Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt :
À travers notre méthode, nos astuces, nos exemples, nous espérons que vous aurez l’impression, vous aussi, que la vie est ce voyage qui permet de partir de ce que l’on est, ce que l’on a et ce que l’on vit, vers ce que l’on veut être, ce que l’on veut avoir et ce que l’on veut vivre […] Et si votre vie devenait une croisière dont vous serez le capitaine ?«
(Apprendre à s’organiser, c’est facile !, Conclusion, en gras dans le texte)
Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt ont un don certain pour la manipulation des « boîtes » et des « ampoules ». Grâce à leur méthode, tout peut enfin rentrer dans l’ordre !
Quant à dire que c’est facile, comme le promet le titre… Eh bien oui, mais pas toujours. Rien de très difficile en soi, mais il vous faudra parfois vous armer de patience.
Retenez les cinq étapes à suivre et lancez-vous pas à pas vers le statut de « capitaine » :
Récolter les ampoules ;
Réfléchir ;
Organiser le résultat des réflexions ;
Faire le point ;
Agir.
🛳️ Si vous avez aimé le style des auteures et que vous voulez en lire davantage sur ce sujet, nous vous recommandons chaudement la chronique de Savoir s’organiser.
Points forts :
Un style drôle et personnel aussi ;
De nombreux exemples et astuces ;
Une construction « à la carte » ;
Une courte bibliographie intéressante.
Point faible :
Si l’organisation est votre dada, alors vous n’en trouverez pas.
Ma note :
★★★★★
Avez-vous lu le livre de Stéphanie Bujon et Laurence Einfalt, « Apprendre à s’organiser, c’est facile ! » ? Combien le notez-vous ?
Bienvenue sur mon blog spécialisé dans des livres rares, des livres exigeants qui ont tous une énorme qualité : ils peuvent vous faire changer de vie. Ces livres ont fait l’objet d’une sélection rigoureuse, je les ai tous lus et choisis parmi des centaines d’autres.
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