Bit Literacy – 2

Bit Literacy - la Productivité à l'Âge de l'Information et du trop-plein d'Emails

Phrase-résumée du livre “L’Alphabétisation des Bits, la Productivité à l’Âge de l’Information et du trop-plein d’Emails” : Beaucoup de personnes sont aussi démunies face au déluge d’informations de cette nouvelle ère que le seraient des analphabètes dans des bibliothèques, même la jeune génération, qui si elle est familière avec les ordinateurs, ne l’est pas avec le traitement d’une masse d’informations qui les dépasse; ce livre nous apprend à bien la gérer via diverses méthodes, outils, astuces et logiciels.

Par Mark Hurst, 180 pages, 2007.

Note : Je teste cette semaine une autre forme de publication : je vais poster cet article en 4 épisodes, publiés tout au long de la semaine. Qu’en pensez-vous ? Préférez-vous cela ou une chronique complète à chaque fois ? Faites le moi savoir dans les commentaires ;) . La première partie est ici.

Chronique et résumé du livre “L’Alphabétisation des Bits, la Productivité à l’Âge de l’Information et du trop-plein d’Emails”, partie 2 :

Partie II : La Méthode

Chapitre 4 : Gérer les emails entrants (Managing Incoming E-mail)

Il y a une solution pour contrer l’avalanche d’emails : ne pas se faire ensevelir.

En effet, l’avalanche d’emails rend l’utilisateur peu productif de nombreuses manières différentes :

  • Cela prend plus de temps à un utilisateur surchargé de répondre à un email entrant car chaque nouvel email est en compétition avec tous les autres pour attirer l’attention de l’utilisateur.
  • Mettre des priorités est plus difficile.
  • Cela prend plus de temps de trouver des messages dans une boîte encombrée.
  • Il est difficile de se rappeler quel email dit quoi.
  • Un utilisateur surchargé réduit la productivité de tout le monde car les autres doivent lui envoyer de nouveaux emails pour lui rappeler de s’occuper de ce qu’il n’a pas fait.
  • Dans certains logiciel comme Microsoft Outlook, des boîtes de réception très grandes peuvent faire crasher le programme.

En plus de cette perte de productivité, une boîte de réception encombrée a également des coûts psychologiques :

  • Les utilisateurs encombrés ne sont jamais certains qu’ils n’ont rien oubliés et vivent dans la peur d’être “démasqué” ou puni pour ce qu’ils ont oubliés.
  • Une boîte pleine qui présente des semaines et des mois d’ancien travail rappelle constamment à l’utilisateur à quel point il est loin d’avoir “terminé”.

L’encombrement des emails se mesure au nombre de mails qui se trouve dans la boîte de réception. Les boîtes contenant un ou deux mille messages ne sont pas rares dans le monde professionnel (Note : ma boîte de réception pro contient actuellement 5 183 emails, mais j’ai une manière de fonctionner différente de celle de Mark Hust, comme je l’expliquerai plus tard).

La raison la plus commune de l’encombrement des boîtes est que les utilisateurs les utilisent pour des choses pour lesquelles les emails n’ont pas été conçus :

  • Les listes de choses à faire.
  • Un système d’archivage.
  • Un calendrier.
  • Une liste de marque-pages.
  • Un carnet d’adresses.

C’est une erreur de compter sur sa boîte de réception pour traiter ces choses. La boîte est appropriée uniquement si c’est une place temporaire pour recevoir des emails, brièvement, avant qu’ils ne soit effacés ou déplacés ailleurs.

  • La solution
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Videz votre boîte au moins une fois par jour.

Et il ne suffit pas de la laisser presque vide. La vider signifie remettre le compteur à zéro – exactement zéro – au moins une fois par jour.

Pour cela il suffit de suivre cette méthode en trois étapes :

  1. Lisez tous vos emails personnels, puis effacez-les.
  2. Effacez tous les spams.
  3. Occupez-vous de tous les emails “pour info” et de ceux qui demandent une action, puis effacez-les. En particulier :
    • Effacez  ou archivez tous les emails “pour info”, en les lisant éventuellement d’abord.
    • Finissez toutes les petits to-do qui demandent moins de deux minutes.
    • Déplacez toutes les grands to-do dans une liste to-do efficace, puis effacez-les.

En utilisant cette méthode, vous parviendrez à avoir une liste vide tous les jours, ce qui vous donnera un profond sentiment de satisfaction et la sensation d’avoir “terminé”.

Attention, il faudra parfois gérer le problème en amont. N’hésitez pas à éduquer vos collègues, employés ou collaborateurs en leur demandant de réduire au maximum les emails et à ne les envoyer qu’aux personnes strictement concernées. De même, réduisez drastiquement ou même supprimez l’utilisation des logiciels de messagerie instantanée, qui sont de véritables plaies pour la productivité.

Chapitre 5 : Gérer les Listes To-do (Managing Todos)

Les utilisateurs avec des boîtes de réception vides doivent savoir quoi faire ensuite, et cela demande de bien gérer ses listes to-do. La Gestion de L’Information est essentielle car elle permet de passer moins de temps à organiser les to-do et plus de temps à les faire.

Encore une fois, le problème est l’encombrement. Chaque jour peut apporter une nouvelle volée de choses à faire, qui s’accumulent vite si l’on ne les accomplit pas assez rapidement. Car les to-dos différent des emails sur un point : ils faut les faire. Les to-dos sont le travail en lui-même.

Les utilisateurs ont besoin d’un outil robuste, qui soit extérieur au programme de gestion des emails et qui assigne des priorités aux to-dos de manière compatible avec la Gestion de l’Information. Et cela doit être un outil unique afin de que les utilisateurs puissent retrouver tous leurs to-dos dans un seul emplacement.

Quel outil les utilisateurs devraient choisir ? Encore beaucoup de personnes utilisent du papier pour gérer leurs to-dos. Souvent en nombre douloureusement élevé. Des petits carrés de papier fluo collés tout autour de l’écran, des notes éparpillées sur le bureau, encombrant l’espace de travail, des tickets de caisse griffonnés ou des serviettes en papier gribouillées, stockés dans les poches ou collés sur les portes du frigo. Du papier. Des tas, des piles, des montagnes de papier. Dont la gestion demande parfois plus de temps que les tâches en elle-même ! Dans n’importe quelle quantité excepté les plus petites, le papier est une malédiction pour la productivité.

L’encombrement d’informations de notre époque est causée par les bits, et donc l’outil que nous utilisons pour gérer cet encombrement doit savoir travailler avec les bits.

Pour savoir de quel outil nous avons besoin, il faut comprendre le cycle de vie du to-do :

  1. La Création. L’utilisateur doit pouvoir créer sa to-do immédiatement, dès qu’il comprend le besoin de devoir la faire.
  2. L’Inactivité est la période d’hibernation entre la création et l’activation de la tâche.
  3. L’Activation est le moment où la to-do est prête à être faite, et où elle rappelle à l’utilisateur qu’il est temps de se mettre au travail.
  4. L’Achèvement est quand la to-do est finie et retirée de la liste.
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Un bon outil de gestion des to-dos doit donc proposer les fonctions suivantes :

  1. Chaque to-do est associée avec un jour particulier.
  2. Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles to-dos par email, que ce soit pour aujourd’hui ou pour un jour futur.
  3. Chaque to-do a une priorité en fonction du jour.
  4. Chaque to-do doit contenir un champ “détails” ainsi qu’un résumé, tout comme un email contient un corps de texte et un entête.

Il faut faire attention à ne pas choisir un outil ni trop simple (proposant juste une entête par exemple) ou trop complexe (l’auteur cite Microsoft Outlook, mais je ne suis encore une fois pas d’accord avec lui).

Il faut donc un outil qui soit taillé pour la tâche. Choisissez le avec discernement. Mais la vérité est que beaucoup d’utilisateurs ne veulent tout simplement pas faire leur travail. Si elles ont le choix entre compléter une tâche ou passer plusieurs minutes à décider de quelle couleur elle devrait être, beaucoup de personnes – en particulier les techniciens, qui adorent jouer avec des logiciels – choisiront la dernière possibilité. Les couleurs sont fun, jolis, et ne demandent pas beaucoup de réflexion. Faire le vrai travail demande du temps et de l’énergie, a une chance d’échouer et peut ne pas être amusant du tout.

Note : Je passe sur la majorité du chapitre où l’auteur nous explique en détail le fonctionnement de Gootodo, un programme – payant – qu’il a développé. Il est selon lui la quintessence du programme efficace de gestion des to-dos. Vous pouvez vous faire votre propre opinion en souscrivant à l’essai gratuit de 30 jours.

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Chapitre 6 : La Diète Médiatique (The Media Diet)

On disait souvent à l’université de Mark Hurst qu’avoir une éducation au MIT revenait à boire une gorgée d’eau à un tuyau d’incendie. La même chose peut-être dite aujourd’hui du fait de vouloir rester informé dans un environnement saturé en informations.

Il y en a en effet tellement de sources d’informations offline (magazines, journaux, émissions de télévision, émissions de radio, etc.) et online (newsletters, mailings listes et forums, sites web – y compris les blogs, nouveaux type de contenu comme les podcasts ou Youtube, etc.) que cela peut générer, comme pour l’avalanche des emails et des to-dos, du stress et de l’anxiété.

Il y a trois manières de gérer le trop-plein de médias, tout comme le trop-plein de bits :

  • Vivre par réaction et se sentir de plus en plus stressé et confus au fur et à mesure que plus d’informations apparaissent pour nous demander plus d’attention.
  • Se désengager : éviter le problème entièrement en évitant de lire ou de regarder quoi que ce soit.
  • Pratiquer la Gestion de l’Information : prendre un peu d’information – la bonne information – sans chercher à tout avoir.
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Ce dernier point implique de pratiquer une diète médiatique – pratique subversive car elle nous permet de vivre indépendamment de ce que les publicitaires veulent que l’on fasse – et qui n’est pas très différente de la diète de nourriture. Une diète médiatique efficace :

  • est basée sur ce qui est important pour vous, pas sur ce qui importe à d’autres personnes, entreprises ou publicitaires;
  • utilise la petite minorité de ressources qui vous est utile pour atteindre vos buts;
  • ignore le vaste océan de sources redondantes ou non pertinentes;
  • est un portfolio actif que vous pouvez changer n’importe quand pour le garder aussi longtemps que possible et
  • est aussi petite que possible.

Votre diète médiatique doit donc vous permettre de rester complètement informé avec le minimum de sources possibles et le moins de temps nécessaire. Pour cela vous devriez vous constituer un portfolio de sources divisées en deux catégories :

  • Le Peloton

Ce sont vos sources les plus importantes, celles qui vous donnent le plus d’informations pertinentes par rapport au temps passé, et vous devez savoir exactement pourquoi vous les lisez. Elles sont divisées en trois sous-catégories :

    • Les Stars. Des sources rares qui donnent constamment des informations utiles et pertinentes. Elles demandent du temps car c’est celles que vous consulterez le plus, donc choisissez-en peu.
    • Les Scans. La majorité des sources de votre peloton, qui donnent régulièrement quelques informations utiles. A parcourir rapidement pour y trouver l’information qui nous intéressent.
    • Les Cibles. De bonnes sources pour un usage ciblé. Par exemple, vous pouvez vous inscrire à la newsletter d’un concurrent pour connaître ce sur quoi il communique.
  • Les Challengers

Ce sont les sources qui ne sont pas dans le Peloton, mais sont bien placés pour s’y retrouver. Elles doivent auparavant passer la période d’essai, et comme une diète médiatique demande à être aussi petite que possible, et il est probable que la majorité des sources ne dépassent jamais cette période. Vous pouvez essayer de nouvelles publications, de nouveaux sites, des sources non habituelles que vous n’auriez pas eu idée de consulter, etc.

En plus de ces deux catégories, il y a une dimension supplémentaire à prendre en compte, notamment pour les ressources online : la crédibilité.

Combien de mails ne voient-on pas circuler de boîte en boîte, à l’infini, faisant perdre du temps à des millions de personnes, disant que des toxicomanes agressent des personnes dans les cinémas ou les boîtes à l’aide de seringues contaminées par le sida, ou que des enfants se font enlever par des réseaux organisés dans les magasins Ikea ? Vous-même sans doute en avez relayé quelques uns, en toute bonne foi.

Ce n’est pas parce quelque chose est écrit que c’est vrai. Et c’est tout particulièrement vrai pour les textes onlines. La prochaine fois que vous recevez un email de ce type, allez faire un tour sur Hoax Buster et collez le message dans la case “Rechercher” en haut à droite.

La suite au prochain épisode 😉 .

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4 Commentaires pour :

Bit Literacy – 2

  • giviz

    5 Jan 2009 à 19:04

    Salut,

    Ca s’écrit vraiment to-doS au pluriel ?

    Les mails sont un des pires endroits ou les bits s’accumulent et se cachent.
    Je suis complètement d’accord avec la façon de voir les choses de l’auteur et j’ai, il y a environ 1 mois, complètement purgé l’ensemble de mes emails (qui remontaient à 2001 !). Maintenant je n’archive plus aucun email en dehors du temps nécessaire à son traitement et je stocke l’information utile au bon endroit.

    Le pire étant les emails de confirmations d’ouverture d’un compte à un service web ou de rappel des identifiants qui finissent irrémédiablement dans un dossier portant le nom du service… Des informations confidentielles qui vont trainer là bien longtemps… et sans aucune forme de chiffrage.

    Répondre



    • Olivier Roland (Auteur)

      5 Jan 2009 à 19:47

      Bonjour Giviz,

      Sans aucun cryptage, c’est vite dit, il est très facile de crypter ses dossiers personnels Outlook et de leur donner un mot de passe, d’ailleurs c’est ce que j’ai fait pour les mails de mon bureau 😉 . Après tout dépend du logiciel, cette fonction n’existe pas dans Outlook Express par exemple, je ne sais pas ce qu’il en est de Windows Mail ou Thunderbird. Donc effectivement, c’est un paramètre à prendre en compte.

      Sur la méthode, ma foi je suis persuadé que celle de l’auteur peut fonctionner, mais j’en utilise une autre qui me convient parfaitement et qui me semble efficace. Après il faudrait que je teste les deux pour me rendre compte complètement, mais bon honnêtement je me focalise sur d’autres priorités en ce moment 😉 .

      Répondre


      • giviz

        5 Jan 2009 à 19:54

        Le paramètre à prendre en compte alors c’est surtout la façon dont sont cryptés les emails par le logiciel et l’influence que va avoir ce cryptage pour les sauvegardes externes et surtout pour la récupération des données.

        Je ne connais plus que ca Outlook, je suis plutôt à mettre dans le même sac que l’auteur avec les anti microsoft 😉

        Je ne trouve pas que la méthode que tu utilises soit moins bonne, j’ai utilisé la même pendant des années. Je trouve juste qu’elle prend bien plus de place (de bits) et qu’elle entraine une conservation de données qui en majorité est inutile. Elle pose également plus de problème le jour ou l’on veut changer de logiciel de mails et migrer ses dossiers. Après si on effectue un tri régulier au fur et à mesure, c’est parfait 🙂

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        • […] La suite au prochain épisode 😉 . […]

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