Bit Literacy – 3

Résumé du livre « L’Alphabétisation des Bits, la Productivité à l’Âge de l’Information et du trop-plein d’Emails » : Beaucoup de personnes sont aussi démunies face au déluge d’informations de cette nouvelle ère que le seraient des analphabètes dans des bibliothèques, même la jeune génération, qui si elle est familière avec les ordinateurs, ne l’est pas avec le traitement d’une masse d’informations qui les dépasse; ce livre nous apprend à bien la gérer via diverses méthodes, outils, astuces et logiciels.

Par Mark Hurst, 180 pages, 2007.

Note : Je teste cette semaine une autre forme de publication : je vais poster cet article en 4 épisodes, publiés tout au long de la semaine. Qu’en pensez-vous ? Préférez-vous cela ou une chronique complète à chaque fois ? Faites le moi savoir dans les commentaires . La première partie est ici et la deuxième là.

Chronique et résumé du livre « L’Alphabétisation des Bits, la Productivité à l’Âge de l’Information et du trop-plein d’Emails », partie 3 :

Chapitre 7 : Gérer les Photos (Managing Photos)

Toute personne née avant 1990 se rappellera comment l’on traitait les photos avant la photographie numérique : chaque étape du cycle de la photo était définie par une chose – le coût. Les pellicules étaient chères à l’achat, et encore plus chères à développer. Les erreurs coûtaient donc cher. Souvent au moment de la photo chacun prenait la pose, et on comptait jusqu’à trois avant de prendre le cliché en espérant que tout allait bien se passer. C’est seulement dans des circonstances extraordinaires, comme un mariage, que l’on prenait plus d’une photo d’un sujet. Une fois développées, les photos étaient gardées à jamais, même les médiocres.

Les Polaroïds permettaient de disposer de photographies instantanées au prix d’un coût élevé, d’une qualité médiocre et de l’impossibilité de faire des copies.

La photographie numérique a complètement changé cela, en offrant les photos instantanées et la qualité et le bas coût. A présent, prendre une ou dix photos d’un même sujet revient au même prix – zéro – du moins tant que l’on ne les a pas imprimées. Mais ironiquement, cette nouvelle ère apporte un nouveau problème, commun à tous les autres bits : il faut gérer l’abondance. Il n’est pas rare que les possesseurs d’appareil photo numérique disposent de plusieurs milliers de photos sur leur disque dur.

Comment s’y retrouver ? Les entreprises de l’industrie informatique nous proposent des outils qui permettent de donner des notes aux photos, ou de leur assigner des « tags » – des mots clés descriptifs – afin de pouvoir les retrouver facilement. Ces outils sont incomplets, enferment l’utilisateur dans un système propriétaire et ne sont pas aussi efficace qu’une véritable méthode de Gestion de l’Information appliquée aux photos. La voici, en 3 étapes simples :

• 1 – Maximiser les bits

La « pellicule » d’un appareil photo numérique est gratuite, alors il faut en profiter. Prenez plusieurs photos d’un même sujet, à une ou deux ou plusieurs secondes d’intervalle. Essayez de varier les angles. N’hésitez jamais à prendre une photo de plus « au cas où ».

• 2 – Filtrer

Avec de multiples photos d’un même sujet, il faut séparer le bon grain de l’ivraie. Filtrer veut dire effacer toutes les photos que nous ne voulons pas garder, y compris de bonnes photos qui sont des copies presque conformes de photos que l’on va garder. Certains utilisateurs ont des difficultés à faire cela, particulièrement quand la tante Margot les regarde en souriant sur l’écran de l’ordinateur. Essayez. Cela devient plus facile avec la pratique. Le bouton « Suppr » ou « Delete » va devenir votre meilleur ami.

• 3 – Stockage à deux niveaux

Même les photos les plus soigneusement filtrés ne sont d’aucun secours si les utilisateurs ne peuvent pas les trouver. Sans une méthode de stockage appropriée, elles vont rejoindre le désordre des photos précédentes ou se perdre quelque part dans l’ordinateur.

Voici une méthode simple de Gestion de l’Information :

Rangez les photos dans des dossiers [année] -> [mois-évènement].

Ainsi le classement commence par les années. Si vous avez par exemple commencé à prendre des photos numériques en 2004, alors vous pourrez avoir des dossiers nommés 2004, 2005, 2006, etc. jusqu’à l’année en cours.

Dans ces dossiers, vous créerez 12 sous-dossiers, nommés en fonction des mois – que ce soit sous forme de chiffres ou de lettres. Pour vous y retrouver plus facilement, vous pourrez également ajouter une brève description au dossier si vous avez fait quelque chose sortant de l’ordinaire à ce moment, par exemple [2006] -> [12-Voyage Suède].

Ce système a de multiples avantages, il est simple, facile à entretenir, il permet d’archiver une fois pour toutes les photos année par année et de retrouver en un rien de temps les photos que l’on souhaite – et tout cela sans utiliser un seul logiciel.

Note : j’utilise un système similaire – sans la description d’évènements – depuis des années pour gérer mes plus de 5 000 photos numériques et je suis entièrement d’accord avec l’auteur sur ce point : il n’y a pas de système plus simple et plus efficace.

En complément, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de photos qui prend en charge le stockage à deux niveaux, comme Google Picasa, mais n’en devenez pas dépendant.

Note importante :

Sauvegardez vos photos régulièrement sur un support externe comme un disque dur ou une clé USB. Et sauvegarder veut dire que vos données doivent être stockées au minimum sur deux supports différents – le disque dur interne de votre ordinateur et une clé USB par exemple 😉 .

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Chapitre 8 : Bit literacy : Créer des Bits (Creating Bits)

Si vous avez quelque chose à dire, faites-le de manière concise. A chaque fois que vous envoyez un email, prenez une photo, ou créez une page web, vous ajouter une goutte dans un océan qui est déjà suffisamment profond.

Le matériel informatique est aujourd’hui puissant et abondant. Ce qui est une ressource rare est le temps dont disposent les personnes qui reçoivent votre message. Savoir Gérer l’Information implique que vous soyez respectueux de cette ressource rare.

Cela signifie :

• Quand vous écrivez un email, soyez concis et allez à l’essentiel.
• Ou quand vous montrez des photos, ne montrez que les meilleures – jamais les copies conformes et les mauvais clichés.
• Quand vous créez un site web, soyez sûr que l’objet du site est clair dès le premier coup d’oeil sur la page d’accueil.

Dans tous les cas, la question secondaire à se poser est « Est-ce que c’est nécessaire ? » Appliquez le rasoir d’Occam à chaque création.

Deux concepts sont utiles pour cela : les choses importantes en premier, et la structure.

• Bit literacy : Les choses importantes en premier

Communiquer toujours l’objectif du message le plus rapidement possible. Quand un email arrive dans une boîte de réception, la première chose que voit l’utilisateur est l’entête (la ligne sujet ou objet du mail). Écrivez des titres pertinents et précis si vous voulez que vos interlocuteurs les lisent.

L’idée la plus importante ou l’objectif d’un message est appelé l’hameçon. Donc appliquer cette méthode requiert de parler de l’hameçon le plus vite possible, puis de terminer le message le plus vite possible après cela. Mais qu’y a t-il entre l’hameçon et la fin du message ? Le support, qui est constitué de tout type d’informations nécessaires pour expliquer ou servir de support à l’hameçon.

• Bit literacy : La structure

Ainsi un email compatible avec la Gestion de l’Information devrait suivre la structure suivante :

1. Sujet, qui indique l’hameçon
2. Salutations
3. Hameçon (répété)
4. Support
5. Fin

Bien sûr, certains emails n’ont pas besoin de salutations ou de support, mais cette structure générale peut être appliquée à la majorité des mails.

Mais les mails ne suffisent pas, tous les messages numériques quels qu’ils soient – sites web, présentations Powerpoint, documents Word – devraient adopter une structure compatible avec la Gestion de l’Information en suivant ces étapes :

1. Contexte : titre du document, nom de l’auteur, date, préface (optionnelle).
2. Hameçon.
3. Support.
4. Appendice optionnel : une collection de ressources pour ceux qui souhaitent aller plus loin.

Quelques conseils supplémentaires :

• Dites l’évidence. Évitez les ambiguïtés : le récepteur doit pouvoir comprendre le message sans demander plus d’explications.
• Evitez les dates relatives. Demain ou aujourd’hui perdront vite toute signification.
• Rappelez-vous que les bits sont partout et pour toujours. N’écrivez pas de message que vous ne voudriez pas envoyer à la planète entière.
• N’envoyez jamais d’emails de la colère. Si vous écrivez un email sous le coup de la colère, surtout laissez le reposer au moins une journée avant de cliquer irrémédiablement sur le bouton Envoi.
• Les emails sont un support médiocre pour les émotions ou les signaux subtils. C’est pour cela que les 🙂 et 😉 ont été inventés. Évitez ce support pour les messages de ce type et préférez le téléphone, ou encore mieux la rencontre physique.

Chapitre 9 : Les formats de Fichier (File Format)

Il est très facile de négliger l’importance des formats de fichier, et en vérité il n’est pas nécessaire d’être un expert dans ce domaine mais les pratiquants de la Gestion de L’information doivent connaître le minimum.

Chaque fichier sous Windows dispose de 3 lettres après leur nom qui indique leur format de fichier (mais il est caché par défaut sous Windows). Ainsi un document Word a t-il le suffixe .doc (ou .docx pour la dernière version 2007), une image peut avoir divers suffixes comme .jpg, .bmp, .png, etc. , les PDF ont le suffixe… .pdf ,etc. En général, la plupart des applications ont leur propre format de fichier et peuvent aussi travailler avec d’autres, que ce soit des formats universels comme le JPG ou l’XML ou propriétaires comme le .doc .

L’extension va indiquer à Windows quel programme utiliser pour ouvrir le fichier. Ainsi si vous renommez votre fichier rapport.doc en rapport.pdf, cela fera que Acrobat Reader essayera d’ouvrir un fichier Word, et évidemment…

Les extensions sont inutiles sur les Macs, sauf lorsqu’ils sont en réseau avec des PC.

Note : Je ne m’étend pas sur le sujet, vous pouvez trouver un article qui explique « Comment compresser et optimiser le chargement de vos images ? » . Ou encore allez voir d’autres blogueurs qui parlent des différents fichiers, comme par exemple cet excellent article.

La suite au prochain épisode 😉 .

Le petit guide pratique du livre BIT LITERACY de Mark Hurst

Les trois étapes de la gestion des photos

1. Maximiser les bits

2. Filtrer

3. Stockage à deux niveaux

Foire Aux Questions (FAQ) du livre BIT LITERACY de Mark Hurst

1.Comment le public a accueilli le livre BIT LITERACY de Mark Hurst ?

Publié par Creative Good, Inc.; First Edition le 15 Juin 2007,le livre BIT LITETACY a connu un grand succès. Il devient plus tard un bestseller.

2. Quel fut l’impact du livre BIT LITERACY de Mark Hurst ?

Ce livre a permis aux lecteurs de se débarrasser définitivement des e-mails ou à les trier et à les classer pour qu’ils deviennent moins problématiques. Ce livre leur a également permis à de nombreuses personnes de mieux organiser leur vie.

3. À qui s’adresse le livre BIT LITERACY de Mark Hurst ?

Ce livre s’adresse à toutes les personnes dépassées par l’informatique, à tous ceux qui recherchent une réflexion à mettre en œuvre dans leur vie personnelle et professionnelle.

4. A quoi servent les polaroids ?

Les polaroids permettaient de disposer de photographies instantanées au prix d’un coût élevé, d’une qualité médiocre et de l’impossibilité de faire des copies.

5. Quels sont les avantages du système de la gestion de l’information ?

Ce système a de multiples avantages, il est simple, facile à entretenir, il permet d’archiver une fois pour toutes les photos année par an et de retrouver en un rien de temps les photos que l’on souhaite – et tout cela sans utiliser un seul logiciel.

La structure de la gestion de l’information vs les étapes à suivre pour structurer la gestion de l’information

La structure de la gestion de l’information	Les étapes à suivre pour structurer la gestion de l’information
Sujet, qui indique l’hameçon	Contexte : titre du document, nom de l’auteur, date, préface (optionnelle)
Salutations	Hameçon
Hameçon (répété)	Support
Support	Appendice optionnel : une collection de ressources pour ceux qui souhaitent aller plus loin

Qui est Mark Hurst ?

Mark Hurst, qui a fondé Creative Good en 1997, a passé sa carrière à écrire et à parler de la façon dont les organisations et les individus peuvent créer de meilleures expériences pour les clients. En 2003, Hurst a fondé la conférence Gel. Il met chaque année en lumière les personnes et les projets qui créent une bonne expérience. Puis, il a également écrit « Bit Literacy », un livre paru en 2007 sur la gestion des courriels et la surcharge d’informations. Il a créé Good Todo, la suite de productivité mobile. Il est titulaire d’une licence et d’une maîtrise en informatique du MIT et vit à New York avec sa femme et son fils.