La semaine de 4 heures (deuxième édition)

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La semaine de 4 heures: l’art d’automatiser ses affaires

Phrase-résumé de “La semaine de 4 heures” : La majorité des personnes restent employées toute leur vie, et travaillent de 9H à 17H pendant 40 ans pour prendre leur retraite à 60 ans (ou plus) ; ce livre nous explique comment briser ce schéma, en réduisant significativement notre temps de travail, en nous libérant de la contrainte géographique – nous permettant ainsi de vivre partout dans le monde – et en automatisant nos revenus, pour nous permettre de faire des mini-retraites quand cela nous chante et de vivre nos rêves.

De Timothy Ferris, 2006 (première édition), 2009 (édition actuelle augmentée), 380 pages

Par le biais de son livre, Tim Ferris a su inspirer des milliers d’hommes et femmes à travers le monde à développer des idées d’entreprise en solo, des concepts de business en ligne et des modèles d’affaires efficaces, tous et toutes utilisant des ressources en ligne pour se libérer du carcan du 9 à 5 et de faire des bonnes affaires tout en s’amusant. Ferris est en fait un véritable pionnier et avec le lancement de la première version de La semaine de 4 heures, s’est joint à la cohorte de visionnaires qui lança l’incroyable phénomène des nomades numériques (les fameux digital nomads) : ces entrepreneurs à baluchon – qui dans leurs rangs nous retrouvons bon nombre de millionnaires dans la trentaine et même dans la vingtaine – qui sillonnent le monde tout en gérant leur entreprise à distance.

Pour ceux qui ont déjà lu la première édition de La Semaine de 4 heures : qu’y a t-il de nouveau ? Environ 80 pages supplémentaires, incluant essentiellement des dizaines d’études de cas provenant de témoignages de lecteurs (vous pouvez en voir davantage en vidéo – et en anglais – sur le blog de l’auteur ici ou ici, en attendant mon propre témoignage ici même 😉 ), une sélection des meilleurs articles parus sur son blog, et une mise à jour des outils et ressources données (ce qui n’est pas du luxe, la majorité de ces ressources étant online, énormément de choses ont évoluées en trois ans). Cela vaut-il le coup d’acheter la deuxième édition si on a lu la première ? Définitivement oui, au vu du coût absolument ridicule de ce livre en comparaison de la valeur qu’il offre. D’ailleurs dès que la deuxième édition sort en Français, je l’achète pour ne pas en perdre une miette.

Chronique et résumé de “La semaine de 4 heures” :

Etape 1 : D pour Définition

Tim Ferriss commence en racontant une rencontre qu’il a vécu, à plusieurs milliers de mètres d’altitude, dans la cabine de première classe d’un avion, avec un magnat américain, Mark. Mark possédait stations-services, épiceries, et salles de jeu : il arrivait que lui et ses amis puissent perdre de 500 000 à un million d’euros en un week-end à Las Vegas, lui raconta t-il.

Chacun.

Lorsque Tim Ferriss, la curiosité piquée, lui demanda laquelle de ces activités il a préféré, la réponse de Mark fut rapide : “aucune”. Et Mark lui expliqua comment il avait passé 30 ans de sa vie avec des personnes qu’il n’aimait pas, en faisant des activités qu’il n’appréciait pas, pour acheter des choses dont il n’avait pas besoin.

Mark faisait partie des mort-vivants. Et voici précisément l’objet de ce livre : éviter d’en faire partie.

Qu’est-ce qui fait la différence entre ce que l’auteur appelle les Nouveaux Riches, et les Différeurs, ceux qui gardent tout pour la fin juste pour trouver que la vie a glissé en travers de leurs doigts ? Un certain nombre de choses, qui définissent leur philosophie de vie, et donc leurs objectifs et leurs priorités :

• Différeurs : Travailler pour soi.
• Nouveaux Riches : Faire en sorte que d’autres travaillent pour soi.

 

• Différeurs : Travailler quand vous le souhaitez.
• Nouveaux Riches : Eviter le travail pour le travail, et faire le minimum nécessaire pour un effet maximal.

 

• Différeurs : Prendre sa retraite tôt.
• Nouveaux Riches : Distribuer des mini-périodes de retraites tout au long de sa vie. Faire ce qui nous passionne.

 

• Différeurs : Acheter toutes les choses que vous voulez.
• Nouveaux Riches : Faire toutes les choses que nous voulons, et être toutes les choses que nous voulons.

 

• Différeurs : Etre le patron plutôt que l’employé.
• Nouveaux Riches : N’être ni le patron ni l’employé, mais le propriétaire.

 

• Différeurs : Avoir plus.
• Nouveaux Riches : Avoir plus de qualité et moins de choses inutiles.

 

Être financièrement riche et avoir la capacité de vivre comme un millionnaire sont deux choses bien distinctes : la valeur de l’argent est multiplié par quatre choses que vous devez contrôler – 1) ce que vous faites, 2) quand vous le faites, 3) où vous le faites et 4) avec qui vous le faites. C’est le multiplicateur de liberté.

Ainsi un banquier qui travaille 80 heures par semaine et gagne 500 000 € par an est moins libre et moins puissant qu’un Nouveau Riche qui travaille 20 heures par semaine et qui gagne 40 000 € par an, mais qui a une liberté totale sur le quoi, le quand, le où et le qui, quand nous regardons le style de vie que leur permet leur argent et leur temps.

Car la liberté – la capacité de choisir – est le véritable pouvoir.

• Chapitre 2 : Les règles qui changent les règles – tout ce qui est populaire est faux

Trop souvent nous ne remettons pas en cause ce qui existe déjà, parce que si des millions de personnes le font, c’est que c’est la meilleure manière de le faire. Mais ce n’est pas la meilleure manière; c’est juste la manière moyenne, habituelle.

Earl Nightingale, Lead the field

L’auteur nous raconte comment il a gagné une médaille d’or de boxe chinoise, 4 semaines après avoir commencé ce sport, en analysant les règles du championnat et en trouvant des failles lui permettant de remporter cette médaille facilement, ce que 99% de ceux qui avaient 5 à 10 ans d’expérience n’avaient jamais réussi à faire.

Tim Ferris utilise cette histoire comme point de départ pour nous expliquer qu’il est nécessaire de challenger le statut quo, la moyenne, ce que tout le monde fait. Evidemment, il faut le challenger intelligemment : ce n’est pas parce que tout le monde marche sur ses pieds qu’il faut commencer à marcher sur les mains. Marcher sur les pieds fonctionne plutôt pas mal. Il ne faut pas réparer ce qui n’est pas cassé. L’auteur nous cite ce qu’il considère comme les 10 règles de base des Nouveaux Riches, qui remettent en cause le consensus :

1- La retraite est une assurance-contre-le-pire : elle devrait être vue comme un capital à utiliser dans l’absolu pire des cas, c’est à dire l’incapacité physique totale de travailler. La vision de la retraite comme rédemption finale est faussée dès le départ car 1) elle demande que vous sacrifiez les meilleures années de votre vie à des tâches qui ne vous plaisent pas, 2) dans la majorité des cas les personnes qui prennent leur retraite doivent adopter un train de vie de classe moyenne médiocre, et 3) si vous vous assurez au contraire un bon train de vie pour votre retraite, il y a de fortes chances que vous soyez une machine à travailler ambitieuse, et alors une semaine après votre retraite vous vous ennuierez tellement que vous sauterez sur la première occasion pour replonger dans un travail.

2 – L’intérêt et l’énergie sont cycliques : il est nécessaire d’alterner les périodes d’activité et de repos, car les capacités, l’intérêt et l’endurance mentale croissent et décroissent. Les Nouveaux Riches ont ainsi pour objectif de répartir des mini-retraites tout au long de leur vie.

Note : à titre d’exemple vous pouvez regarder cette vidéo du designer Stefan Sagmeister qui nous explique comment il a systématisé les mini-retraites dans sa vie et comment elles l’aident à développer sa créativité :

3 – Moins n’est pas paresse : faire moins de travail sans signification pour vous permettre de vous concentrer sur les choses qui vous importent vraiment n’est PAS la paresse. La paresse, c’est le fait de supporter une vie qui n’est pas faite pour nous, en laissant les circonstances et les autres décider pour nous. Et être occupé et productif n’ont rien de commun : comme le dit Stuart R. Levine dans Cut to the Chase, si vous et votre équipe passez la journée à pousser contre la Tour Eiffel en espérant les déplacer, vous aurez été très occupé mais pas très productif. Ne confondez pas les deux.

4 – Ce n’est jamais le bon moment : pour la plupart des choses importantes, le timing n’est jamais bon, car si l’univers n’a pas de dent particulière contre vous, il ne va pas non plus aligner les étoiles juste pour vous donner le feu vert. “Un jour” est une maladie qui emportera tous vos rêves dans votre tombe.

5 – Demandez pardon et pas la permission : si cela ne va pas tout dévaster autour de vous, lancez-vous et ensuite justifiez-le. Souvent, les personnes rejettent sur des bases émotionnelles des choses qu’elles accepteraient une fois mises devant le fait accomplis. Apprenez à devenir un fauteur de troubles, et à vous excuser si vous vous plantez.

6 – Concentrez-vous sur vos forces plutôt que de réparer vos faiblesses : comme le disent les auteurs de Strenghts Finder, la plupart des personnes sont bonnes à une poignée de choses, et très mauvaises dans toutes les autres. Il est beaucoup plus lucratif et amusant de tirer parti de vos forces plutôt que de tenter de réparer tous les défauts de votre cuirasse.

7 – Les choses en excès deviennent leur opposé : il est possible d’avoir trop d’une chose bonne. Ainsi ce que nous voulons devient ce que nous ne voulons pas si nous l’avons en excès :  le lifestyle, l’art de vivre n’a donc pas pour but de se créer un trop plein de temps oisif, mais d’augmenter et d’utiliser positivement son temps libre.

8 – L’argent seul n’est pas la solution : “si seulement j’avais plus d’argent” est une des excuses les plus couramment employée pour procrastiner et s’empêcher de vivre ses rêves. Se mettre la tête dans le guidon de l’argent est un moyen commode de faire comme si c’était une solution à tout et de créer talentueusement une distraction constante qui nous empêche de voir à quel point tout cela est vain. Le problème est bien plus profond que l’argent.

9 – Le revenu relatif est plus important que le revenu absolu : le revenu absolu est défini avec une seule variable, le gain annuel et mensuel. François gagne 100 000 € par an et Marie gagne 50 000 € par an, donc François est deux fois plus riche que Marie.  Le revenu relatif amène une nouvelle variable : le temps, et regarde le salaire horaire. François gagne 100 000 € par an, mais travaille 80 heures par semaine durant 50 semaines et a donc un salaire horaire de 25 €, tandis que Marie gagne 50 000 € par an mais ne travaille que 10 heures par semaine pendant 50 semaines, et gagne donc 100 € de l’heure : Marie est donc 4 fois plus riche que François. Evidemment, il faut que le revenu relatif soit suffisant pour atteindre nos objectifs : cela est difficile si nous travaillons une heure par semaine même à un taux de 100 €.

10 – Le stress et l’Eustress (stress positif) : le stress n’est pas toujours une mauvaise chose ; il faut distinguer le stress négatif qui nous affaiblit, diminue notre confiance en nous et nos capacités, et l’eustress – qui vient du préfixe grec “Eu” qui veut dire “sain” (comme dans “euphorie”) – qui exerce une pression positive sur nous, comme des modèles qui nous poussent à nous dépasser, des critiques constructives, l’excitation de la prise de risque qui nous fait dépasser nos zones de confort. Il n’y a pas de progrès sans eustress.

• Chapitre 3 : Passer entre les balles – Gérer la peur et échapper à la paralysie

Faire ou ne pas faire ? La plupart des personnes préfèreront l’insatisfaction plutôt que l’incertitude. Tim Ferris nous raconte que pendant des années, il s’est fixé des objectifs et a pris des résolutions pour changer de direction, sans aucun effet : il était aussi peu sûr de lui-même et aussi effrayé que tout le monde.

Ainsi, en 2002 il se retrouvait à la tête d’une entreprise qu’il avait créé et qui lui rapportait bien plus d’argent qu’il ne pouvait en dépenser – environ 70 000 $ par mois – mais qui lui prenait absolument tout son temps, et avec des défauts dans sa conception la rendait invendable (il l’a vendu tout de même en 2009, comme il l’indique dans la nouvelle édition). Il se sentait à la fois stupide et pris au piège, et se demandait pourquoi il n’était pas assez intelligent pour trouver une solution pour s’échapper de ses 15 heures de travail quotidien, de la prison qu’il avait lui-même construite.

Il eu alors l’illumination : un voyage. C’est ce qu’il lui fallait. Mais pendant 6 mois, il s’est ingénié à trouver des milliers d’excuses et de raisons pour lesquelles ce projet ne pourrait jamais fonctionner, une période qu’il qualifie ironiquement de “sa plus productive”. Et un jour, une idée lui est venue : pourquoi ne pas essayer de définir précisément le cauchemard qu’il redoutait – la pire chose qui pourrait se produire à cause de son voyage ?

Il envisagea donc tous les scénarios catastrophes que son voyage engendrerait, et qui aboutiraient à coup sûr à couler son entreprise : une lettre AR super importante serait forcément ratée, il se ferait voler sa moto, sa voiture, son compte en banque se dégonflerai comme un ballon de baudruche, etc. Il se retrouvait nu et isolé au milieu d’une froide terre étrangère.

Et là quelque chose se produisit : alors qu’il imaginait toutes ces catastrophes qui lui tomberaient sur la tête, il se mit à imaginer également des solutions toutes simples à tous ces problèmes, et à les relativiser. Aucun ne serait fatal, et de loin, et sur une échelle de 1 à 10, 10 étant “chamboulement total et complet de ma vie pour toujours”, son scénario du pire “ma vie est foutue” avait une note d’à peine 3 ou 4. Et qu’il n’avait probablement qu’une chance sur dix millions de se produire.

Il prit alors sa décision, et acheta un aller simple pour l’Europe. Ce fut le point de départ, non pas de la catastrophe ultime qu’il avait envisagé, mais du conte de fées qu’est devenu sa vie. Ses activités se sont portées comme un charme alors qu’il les a presque oubliées pendant qu’elles finançaient 15 mois de voyage autour du monde. En fait, il avait pris un risque de 3 ou 4 pour faire un gain de 9 ou 10 sur l’échelle positive du chamboulement total.

Définissez donc votre peur, et donnez lui une note de 1 à 10 sur l’échelle du “chamboulement total et complet de ma vie pour toujours”, puis imaginez des solutions pour éviter que ce pire arrive, et mettez en balance les bénéfices attendus. Puis : vous attendez quoi pour agir ?

• Chapitre 4 : Réinitialisation du système – Être irréaliste et précis

Les hauts sommets sont plutôt déserts : 99% des personnes sont convaincues qu’elles sont incapables de réaliser de grandes choses, et se donnent donc des objectifs médiocres. Il y a ainsi, paradoxalement, beaucoup moins de compétition pour les objectifs irréalistes que pour les objectifs réalistes (Note : c’est ce que professe David J. Schwartz dans La magie de voir grand).

De plus, Tim Ferris confesse ne pas savoir ce qu’il veut : si on lui pose la question “Qu’est-ce que tu veux ?”, il est incapable de répondre. Pourquoi ? Parce que la question n’est pas assez précise. Si on lui demande ce qu’il a envie de faire dans les cinq prochains mois pour apprendre de nouvelles langues, il peut déjà répondre de manière beaucoup plus précise. Mais la question est plus profonde que cela : au fond, cette question générale demande ce que l’on recherche fondamentalement. A cela la plupart des personnes répondront : le bonheur.

Mais selon Tim Ferris, le bonheur est une notion devenue trop ambigüe à force d’être utilisée. On peut acheter le bonheur avec une bouteille de vin. Et quel est l’opposé du bonheur ? La tristesse ? Non : ce sont les deux faces d’une même pièce, comme l’amour et la haine. L’opposé du bonheur est l’ennui. Que veulent dire les personnes qui disent “l’important est de vivre tes passions” ? Elles veulent dire : “L’important est de faire ce qui t’enthousiasme”. Donc, selon l’auteur, la question que nous devons nous poser n’est pas “Qu’est-ce que je veux ?” ou “Quels sont mes objectifs ?” mais “Qu’est-ce qui m’enthousiasme ?”.

Mais cela ne suffit pas : il faut répondre précisément à cette question, et faire en sorte que ses objectifs ne soient plus des souhaits ambigus mais des étapes précises. Pour cela, l’auteur propose une méthodologie en 6 étapes qui consiste à définir son “chrono-rêve”, à savoir 5 choses que vous voulez posséder, 5 choses que vous voulez faire, 5 choses que vous voulez être d’ici 6 à 12 mois, calculer le coût de chacune de ces choses, puis choisir 4 rêves et définir 3 étapes pour les réaliser. Il fournit un tableau dans le livre, mais vous pouvez aussi télécharger ce fichier Excel pour vous aider.

Etape 2 : E pour Elimination

• Chapitre 5 : La fin de la gestion du temps

Oubliez la notion de gestion du temps. Le but n’est pas de remplir chaque seconde de chaque journée avec une boulimie de travail, d’en faire davantage chaque jour. Car être occupé n’est souvent qu’une façon extrêmement courante d’éviter de faire les choses importantes mais désagréables que nous devrions faire. Etre occupé est donc une des manières les plus courantes et les plus subtiles de procrastiner.

Et il y a des milliers et des milliers de manière d’être occupé, et débordé : faire de la prospection téléphonique à une centaine de prospects non qualifiés, tripoter son iPhone ou son Blackberry, réorganiser sa messagerie, traverser l’entreprise pour un document qui ne vous servira à rien, etc.

Car il y a une différence fondamentale entre être efficace et performant : l’efficacité vous rapproche de vos objectifs, alors que la performance consiste juste à accomplir une tâche avec le moins de ressources possibles. Et la performance sans s’occuper de l’efficacité est le mode de fonctionnement de base de l’univers. Ainsi, un as du port-à-porte est performant mais inefficace : il gagnerait bien plus en faisant du mailing par courrier ou email.

Donc, il faut retenir que bien faire une chose sans importance… ne la rend pas importante, et qu’une tâche sans importance qui demande beaucoup de temps… reste une tâche sans importance.

L’auteur introduit ensuite la loi de Pareto ou loi 20/80, découverte par l’économiste et sociologue italien Vilfredo Pareto et qui stipule que 20% des pays du monde se partagent 80% des richesses, et qu’à l’intérieur de ses pays 20% des personnes se partagent 80% des richesses.

Cette loi peut être généralisée à l’extrême, avec la formulation suivante : 80% des résultats sont produits par 20% des causes. Evidemment, ce ratio précis 20/80 est rarement atteint, mais souvent on retrouve des résultats qui tournent autour de cette répartition, et il est possible d’avoir des résultats encore plus déséquilibrés, comme 90/10 ou même 95/5 !

Quand j’ai découvert La semaine de 4 heures en mars 2008, j’ai fait une analyse de la répartition du CA entre mes clients, et découvert que 17% de mes clients faisaient 81% du CA de l’entreprise ! Même si je savais confusément que certains clients étaient plus rentables que d’autres, cette répartition m’a totalement surpris et a constitué le point de départs de très nombreux changements dans mon entreprise et dans ma vie 😉 .

Richard Koch a écrit un livre entier sur le sujet, Bien vivre le principe 20/80, un livre facile à lire et pratico-pratique, que je vous recommande par rapport à son premier livre Le principe 20/80, plus théorique et compliqué.

Quand Tim Ferris a découvert ce principe, il s’est posé deux questions :

• Quelles sont les 20% de sources qui causent 80% de ses problèmes ?
• Quelles sont les 20% de sources qui causent 80% de son bonheur et des résultats qu’il souhaite ?

Il a passé une journée complète à tout analyser avec ces questions, de ses clients à sa stratégie de communication, en passant par ses loisirs et ses amis. Puis au cours des 24 heures qui ont suivies il a pris différentes décisions difficiles émotionnellement, mais qui ont changées sa vie du jour au lendemain : il a notamment arrêté de contacter 95% de ses clients (et en a même viré 2%), pour se concentrer sur les 3% les plus productifs, minorité productive dont il a analysé les caractéristiques pour trouver d’autres clients identiques.

Résultat ? En un mois, il est passé de 120 clients qu’il devait gérer – dont une bonne partie de casses-pieds – à 8 clients qui commandaient tout seuls sans jamais l’ennuyer, et son revenu mensuel est passé de 30 000 $ à 60 000 $ alors qu’en même temps son temps de travail hebdomadaire passait de 80 à 15 heures. Pas encore la semaine de 4 heures mais déjà une belle avancée ! Et il se sentait en paix avec lui-même, plus optimiste et libre que jamais. Magique non ?

Tim Ferris partage ensuite avec nous la loi de Parkinson, inventée par l’historien et essayiste Britannique Cyril Northcote Parkinson qui stipule que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». En d’autres termes, si vous vous assignez deux heures pour terminer une tâche qui n’en demande qu’une, vous allez quand même passer deux heures pour accomplir cette tâche.

L’auteur nous indique ainsi qu’il est possible d’utiliser ces deux lois en synergie pour 1) identifier le petit nombre de tâches essentielles qui apportent la plus grande contribution et 2) leur assigner une date  butoir très proche dans le temps et précise.

• Chapitre 6 : La diète d’information – Cultiver l’ignorance sélective

Tim Ferris commence ce chapitre par une confession : il ne regarde jamais le journal télévisé, et en cinq ans il n’a acheté qu’une fois un quotidien (dans un aéroport, pour avoir un Pepsi gratuit). Il pratique ce qu’il nomme une diète de l’information, en sélectionnant avec soin ses sources d’informations et ses lectures, et en laissant les autres personnes lui parler du reste.

Cela lui permet de se libérer l’esprit d’informations qui autrement ne ferait qu’y transiter sans déclencher aucune action et qui seraient oubliées au bout de quelques semaines, voire quelques jours.

Note : Je détaille comment j’ai appliqué la diète médiatique de Tim Ferris et ce qu’elle m’a apporté dans l’article 3,5 techniques simples pour moins de bêtises et plus d’intelligence avec la diète médiatique. Une telle diète est également excellente pour éviter de se laisser influencer par le pessimisme et la morosité ambiante des médias, comme je l’explique à la fin de mon article La Crise : Pourquoi Elle ne me Touche PAS – Et Pourquoi Elle VOUS Affecte.

• Chapitre 7 : Interrompre les interruptions, ou l’Art du Refus

Une interruption est tout élément vous empêchant d’achever une tâche en une seule fois. Il y en a trois catégories principales :

1. Ce qui vous fait perdre du temps : toutes les choses qui peuvent être laissées de coté avec peu ou pas de conséquences, comme les réunions, les coups de téléphone, les emails qui ne sont pas importants.
2. Ce qui consomme du temps : toutes les tâches répétitives ou les requêtes que vous devez bien traiter mais qui interrompent un travail plus important. On y trouve notamment l’obligation de devoir répondre à des clients alors que vous êtes concentré sur une autre tâche, le fait de lire et répondre à vos emails, le surf sur Internet, etc.
3. Les échecs de délégation : quand un de vos employés a besoin d’une validation de votre part pour de petites choses qu’il pourrait très bien gérer tout seul, comme régler les problèmes des clients, des petites dépenses de trésorerie, etc.

Or toute tâche demande un temps de préparation, de “préchauffement”, par lequel nous devons passer avant d’être pleinement concentré et productif. Et toute interruption peut interrompre cette concentration et nous obliger à refaire en entier le temps de préparation : par exemple si vous avez besoin d’un quart d’heures avant d’être vraiment concentré et productif sur une tâche, toute interruption de 2 ou 3 minutes vous en fera en réalité perdre bien plus, puisque vous devrez vous re-concentrer sur la tâche interrompue.

Pour chacune de ces catégories d’interruptions, il y a des moyens de les prévenir. Examinons-les :

Ce qui vous fait perdre du temps. Solution : devenez ignare.

Les interruptions de cette catégorie sont les plus faciles à prévenir et à éliminer. Vous devez vous rendre moins disponible, et faire en sorte que toutes les communications ne servent qu’à une action immédiate. En particulier, l’auteur recommande de:

• Couper l’alerte sonore ou visuelle de votre logiciel de messagerie, afin de ne plus être prévenu automatiquement quand vous recevez un nouvel email.
• Désactiver la fonction de réception automatique de votre logiciel email (Note : vous pouvez lire l’article Stoppez votre dépendance aux emails pour savoir comment le faire).
• Ne vérifier votre boîte email que deux fois par jour. L’auteur recommande à 12 et à 16H. Puis passez à une fois par jour le plus rapidement possible.
• Filtrer les appels téléphoniques, en utilisant dans l’idéal deux numéros de téléphone, un de bureau – non urgent – et un portable – urgent. Laissez systématiquement le téléphone de bureau en silencieux et en mode répondeur. Pour les appels sur votre portable, c’est sans doute urgent, décrochez, mais faites en sorte de minimiser au maximum l’interruption en allant droit à l’essentiel – ne laissez pas votre interlocuteur parler de la pluie et du beau temps.
• Réduisez au maximum les réunions, qui sont un des aspirateurs de temps les plus répandus dans les entreprises. Tim Ferris propose un programme en 6 étapes pour éviter de participer aux réunions sans que cela vos collègues vous en veuillent dans une entreprise qui en pratique beaucoup.

Ce qui consomme du temps : groupez et ne faiblissez pas.

Problème : En admettant qu’imprimer un logo en quadrichromie personnalisé sur 20 tee-shirts coûte 300 € et prenne une semaine, combien de temps faudra t-il et quel sera le prix pour 3 tee-shirts ?

Réponse : 300 € et une semaine.

Pourquoi ? Parce que le temps de mise en place du dispositif d’impression (préparation du travail, préparation des plaques et main d’oeuvre pour faire fonctionner la machine) est le même quel que soit la quantité de tee-shirts à imprimer, ce qui fait qu’en deçà d’une certaine quantité les coûts et le délai ne baissent pas.

Donc ce qu’il faut faire est attendre d’avoir un volume de tee-shirts à imprimer suffisamment importants pour passer la commande : c’est le groupage.

C’est la même chose avec toutes ces choses qui ne nous font pas avancer vers notre objectif, mais que nous devons bien faire quand même. Si vous consultez vos emails 20 fois par jour, cela peut vous prendre 1H30 pour traiter et répondre aux messages, alors que si vous ne le faites qu’une fois par jour, cela ne prendre que 1H pour la même quantité de travail réalisé.

Assistanat : règles et réajustements

Beaucoup d’entrepreneurs tombent dans ce piège, ont beaucoup de mal à déléguer (ce n’est pas pour rien que près de 55% des entreprises Française n’ont qu’un seul salarié : leur créateur, selon ces statistiques de l’INSEE), et quand ils le font ils font mal, en s’incluant souvent dans des processus dans lesquels ils sont pourtant le goulet d’étranglement.

L’objectif de la délégation est de faire en sorte que les employés puissent faire un maximum de tâches sans l’intervention de l’employeur, celui-ci ayant un rôle de supervision et de contrôle : plutôt que d’être un homme orchestre qui fait tout mal, il assume pleinement son rôle de chef d’orchestre qui supervise l’ensemble afin que toutes les parties jouent harmonieusement.

Tim Ferris indique qu’en externalisant son service de suivi des commandes clients en 2002, il avait gardé les réponses aux questions sur le produit, et qu’à cause de cela il devait traiter 200 emails par jour, avec un volume qui augmentait de 10% par semaine. Dans ce cas, la moindre augmentation de son business aurait signifié son arrêt de mort : ce n’était pas scalable, comme disent nos amis Anglo-Saxons, c’est à dire que le fonctionnement de son entreprise n’était pas indépendante du volume de données à traiter – ce n’était pas évolutif, pas industrialisable. Et pourquoi cela n’était pas évolutif ? Parce qu’il y avait un goulet d’étranglement dans le système : lui. D’autant plus que nombre des mails qu’il recevait était de la part des personnes à qui il avait délégué la gestion des commandes !

Il a alors pris une décision radicale : il envoya un email à l’entreprise qui s’occupait des emails disant qu’à présent, le leitmotiv était : “rendre le client heureux”, et qu’ils devaient résoudre par eux-même tout problème qui coûtait moins de 100$. Résultat ? Les mails sont passés de 200 par jour à moins de 20 par semaine. Il analysa les résultats toutes les semaines, puis tous les mois, puis tous les trimestres.

(Note : le livre The E-myth Revisited : Why Most Small Businesses Don’t Work and What To Do About It décrit de façon absolument brillante ce piège dans lequel s’enferme de trop nombreux entrepreneurs, qui se créent un job plutôt que de créer un business, et qui finissent par travailler 70 heures par semaine pour un salaire de misère).

Cliquez ici pour la suite de la chronique 😉

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Vous pouvez aussi regarder l’interview en vidéo que j’ai fait de l’auteur, qui complète très bien la chronique :

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